PAGE小公司會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確公司各類會議的組織、召開、記錄、跟進等流程，使會議能夠有效地傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題，促進公司各項工作的順利開展，提升公司整體運營效率和管理水平。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目會議、跨部門溝通會議、公司級會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，避免冗長和不必要的討論，確保會議能夠解決實際問題，推動工作進展。2.明確清晰原則：會議主題、目的、議程應(yīng)明確清晰，參會人員應(yīng)提前了解會議相關(guān)內(nèi)容，以便在會議中能夠充分發(fā)表意見，提高會議效率。3.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極溝通、充分交流，促進部門間、團隊間的協(xié)作與配合，共同推動公司目標(biāo)的實現(xiàn)。4.責(zé)任落實原則：會議討論的問題應(yīng)明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保各項決議能夠得到有效執(zhí)行和跟進。二、會議分類及組織（一）部門例會1.召開周期：各部門每周[X]召開一次部門例會，具體時間由各部門自行確定，但應(yīng)保持相對固定。2.參會人員：部門全體成員。3.會議內(nèi)容總結(jié)上周工作進展，匯報各項任務(wù)完成情況，分析存在的問題及原因。部署本周工作計劃，明確工作重點、目標(biāo)和責(zé)任人。傳達(dá)公司相關(guān)政策、制度和工作要求，確保部門成員了解并貫徹執(zhí)行。討論部門內(nèi)部管理事項，如工作流程優(yōu)化、團隊建設(shè)等。4.組織要求部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備會議資料，包括上周工作總結(jié)報告、本周工作計劃安排等。會議主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進行發(fā)言，避免偏離主題或出現(xiàn)無效討論。會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要，會后及時發(fā)送給部門全體成員，并抄送公司管理層。（二）項目會議1.召開周期：根據(jù)項目進度和實際需要不定期召開，項目啟動階段應(yīng)召開項目啟動會議，項目執(zhí)行過程中應(yīng)定期召開項目進度會議，重要節(jié)點應(yīng)召開專項會議。2.參會人員：項目團隊成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及其他涉及項目的人員。3.會議內(nèi)容項目啟動會議：介紹項目背景、目標(biāo)、范圍、進度計劃、團隊成員職責(zé)等，明確項目的整體框架和要求。項目進度會議：匯報項目進展情況，分析項目執(zhí)行過程中遇到的問題及解決方案，協(xié)調(diào)資源，確保項目按計劃推進。專項會議：針對項目中的關(guān)鍵問題、技術(shù)難題、風(fēng)險應(yīng)對等進行專題討論，制定解決方案和應(yīng)對措施。4.組織要求項目經(jīng)理應(yīng)提前確定會議主題、議程和參會人員，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。會議應(yīng)重點關(guān)注項目的關(guān)鍵指標(biāo)和里程碑，對項目進度、質(zhì)量、成本進行監(jiān)控和分析。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄項目進展情況、問題及解決方案、下一步工作計劃等，形成項目會議紀(jì)要，發(fā)送給項目相關(guān)人員，并抄送公司管理層。（三）跨部門溝通會議1.召開周期：根據(jù)工作需要不定期召開，主要用于協(xié)調(diào)跨部門工作事項、解決部門間的合作問題等。2.參會人員：涉及相關(guān)工作的部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。3.會議內(nèi)容通報跨部門工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的接口問題、資源分配問題等。討論跨部門合作項目的推進計劃和協(xié)同工作機制，確保各部門之間能夠有效配合。溝通各部門在工作中遇到的困難和需求，共同尋求解決方案，促進公司整體業(yè)務(wù)的順利開展。4.組織要求發(fā)起部門應(yīng)提前收集各部門的工作情況和問題，整理形成會議議題，并通知相關(guān)部門準(zhǔn)備資料和發(fā)言內(nèi)容。會議主持人應(yīng)營造開放、積極的溝通氛圍，引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，共同協(xié)商解決問題。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議討論的問題、達(dá)成的共識和下一步行動計劃，形成跨部門溝通會議紀(jì)要，發(fā)送給參會部門，并抄送公司管理層。（四）公司級會議1.召開周期：根據(jù)公司實際情況定期或不定期召開，如月度公司例會、季度經(jīng)營分析會、年度總結(jié)大會等。2.參會人員：公司全體員工或部分層級管理人員。3.會議內(nèi)容月度公司例會：總結(jié)上月公司整體工作情況，分析公司運營數(shù)據(jù)，部署本月重點工作任務(wù)，表彰優(yōu)秀員工和團隊。季度經(jīng)營分析會：分析公司季度經(jīng)營狀況，包括財務(wù)指標(biāo)、業(yè)務(wù)指標(biāo)、市場情況等，評估公司戰(zhàn)略執(zhí)行情況，提出改進措施和下一步發(fā)展方向。年度總結(jié)大會：回顧公司年度工作，總結(jié)全年工作成果和經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰年度優(yōu)秀員工、團隊和項目，部署下一年度工作計劃和目標(biāo)。4.組織要求公司管理層應(yīng)提前確定會議主題、議程和參會人員范圍，并通知相關(guān)部門準(zhǔn)備會議資料。會議應(yīng)全面、系統(tǒng)地分析公司運營情況，提出具有針對性和指導(dǎo)性的意見和建議。會議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等，形成公司級會議紀(jì)要，發(fā)送給公司全體員工，并在公司內(nèi)部進行公示。三、會議準(zhǔn)備（一）確定會議主題和議程1.會議發(fā)起部門或主持人應(yīng)根據(jù)工作需要確定會議主題，確保會議主題明確、針對性強。2.根據(jù)會議主題制定詳細(xì)的會議議程，明確會議的各項議題、討論順序和時間安排。議程應(yīng)合理安排時間，避免出現(xiàn)議題過多或時間過長導(dǎo)致會議效率低下的情況。（二）通知參會人員1.根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，提前[X]天通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知。通知應(yīng)包含會議主題、時間、地點、議程、參會要求等信息，確保參會人員能夠提前做好準(zhǔn)備。2.對于重要會議，應(yīng)提前與參會人員進行溝通，確認(rèn)其是否能夠按時參加會議。如因特殊情況無法參會，應(yīng)提前請假并安排合適的人員代為參會。（三）準(zhǔn)備會議資料1.會議發(fā)起部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需的資料，如工作報告、數(shù)據(jù)報表、項目文檔、議題說明等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔明了，能夠支持會議討論的需要。2.將會議資料提前發(fā)送給參會人員，以便其提前熟悉資料內(nèi)容，提高會議討論效率。（四）布置會議場地1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地，并提前進行布置。會議場地應(yīng)保持整潔、舒適，具備良好的通風(fēng)、照明和音響設(shè)備。2.在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，確保參會人員能夠方便地使用。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達(dá)會議場地，在會議簽到表上簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、職務(wù)等信息。2.會議主持人或記錄人員應(yīng)負(fù)責(zé)核對參會人員簽到情況，確保應(yīng)到人員全部到會。對于未按時簽到或未請假缺席的人員，應(yīng)做好記錄并及時通知其部門負(fù)責(zé)人。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程和參會人員。2.主持人簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，確保會議的連貫性和延續(xù)性。（三）會議討論1.按照會議議程依次進行議題討論，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題充分發(fā)表意見，鼓勵不同觀點的交流和碰撞。2.參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)的發(fā)言。如對某個議題有不同意見，應(yīng)在尊重他人觀點的基礎(chǔ)上進行理性溝通和協(xié)商。3.會議主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，對于偏離主題或出現(xiàn)爭議的情況，應(yīng)及時進行引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保會議討論能夠圍繞主題有序進行。（四）會議記錄1.會議應(yīng)安排專門的記錄人員，負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議討論的要點、決議事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等信息。2.會議記錄應(yīng)采用實時記錄的方式，確保記錄內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。記錄人員可采用手寫記錄、電子文檔記錄等方式，但應(yīng)保證記錄清晰、易于查閱。3.在會議過程中，記錄人員應(yīng)及時與主持人和參會人員溝通，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于重要的討論內(nèi)容和決議事項，應(yīng)進行重點標(biāo)注和說明。（五）會議總結(jié)1.在會議討論結(jié)束后，會議主持人應(yīng)進行會議總結(jié)，梳理會議討論的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。2.主持人應(yīng)強調(diào)會議決議的重要性和嚴(yán)肅性，要求參會人員認(rèn)真落實會議決議，確保各項工作能夠按照計劃順利推進。（六）會議結(jié)束1.會議主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議場地。2.記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)內(nèi)容簡潔、重點突出，明確會議決議事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等信息。五、會議紀(jì)要與跟進（一）會議紀(jì)要1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核簽字后生效。2.會議紀(jì)要應(yīng)包含會議基本信息（如會議主題、時間、地點、參會人員等）、會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，避免使用模糊或歧義性的表述。3.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司內(nèi)部重要的文件資料進行存檔，以便后續(xù)查閱和參考。（二）決議跟進1.會議決議事項的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中明確的時間節(jié)點和要求，認(rèn)真落實各項工作任務(wù)。在工作推進過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。2.在決議事項的完成期限前，責(zé)任人應(yīng)向會議主持人或相關(guān)部門匯報工作進展情況，確保決議事項能夠按時、高質(zhì)量地完成。3.公司管理層應(yīng)定期對會議決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，對于執(zhí)行不力的責(zé)任人或部門，應(yīng)進行督促和問責(zé)，確保會議決議能夠得到有效執(zhí)行。六、會議紀(jì)律（一）按時參會參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知要求按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會議主持人或相關(guān)部門請假，并安排合適的人員代為參會。（二）遵守會議秩序1.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、玩手機或從事其他與會議無關(guān)的事情。2.在會議討論過程中，應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話或進行惡意攻擊。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，以理性、平和的方式表達(dá)自己的觀點。（三）積極參與討論參會人員應(yīng)積極參與會議討論，認(rèn)真思考問題，充分發(fā)表自己的意見和建議。對于會議討論的問題，應(yīng)提供有價值的信息和解決方案，為推動公司工作發(fā)展貢獻