PAGE記錄規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，確保各類記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，便于追溯和查詢，特制定本記錄規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、崗位在工作過程中產(chǎn)生的各類記錄，包括但不限于文件、報(bào)表、臺(tái)賬、憑證、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。（三）基本原則1.合法性原則：記錄的內(nèi)容和形式必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度要求。2.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。3.完整性原則：涵蓋工作過程的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，確保記錄全面、系統(tǒng)，無遺漏。4.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的記錄。5.及時(shí)性原則：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成記錄，不得拖延積壓，確保記錄的時(shí)效性。6.可追溯性原則：記錄應(yīng)具備清晰的標(biāo)識(shí)和索引，便于查詢和追溯相關(guān)工作的歷史信息。二、記錄的分類與編號(hào)（一）記錄分類1.行政類記錄：包括公司文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。2.財(cái)務(wù)類記錄：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷記錄、資金收支記錄等。3.業(yè)務(wù)類記錄：銷售合同、訂單、客戶信息記錄、生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、庫存盤點(diǎn)記錄等。4.人力資源類記錄：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄等。5.其他類記錄：如項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、設(shè)備維護(hù)記錄、安全檢查記錄等，根據(jù)公司/組織實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行細(xì)分。（二）記錄編號(hào)1.為便于管理和查詢，對(duì)各類記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。2.編號(hào)格式示例：[記錄類別代碼（2位字母）][年份（4位數(shù)字）][流水號(hào)（4位數(shù)字）]。例如，行政類記錄中2023年第123號(hào)文件編號(hào)為XZ20230123。3.記錄類別代碼根據(jù)上述記錄分類設(shè)定，如行政類為XZ，財(cái)務(wù)類為CW，業(yè)務(wù)類為YW，人力資源類為RL，其他類為QT。三、記錄的生成與填寫（一）責(zé)任主體1.各項(xiàng)記錄的生成和填寫由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的崗位或人員承擔(dān)直接責(zé)任。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門記錄的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)下屬員工記錄工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）填寫要求1.字跡清晰：使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或符合檔案管理要求的中性筆書寫，確保字跡工整、易于辨認(rèn)。不得使用鉛筆、圓珠筆（紅色除外）或褪色墨水填寫。2.內(nèi)容完整：按照規(guī)定的格式和欄目，逐項(xiàng)填寫相關(guān)信息，不得遺漏重要內(nèi)容。對(duì)于必填項(xiàng)，必須填寫完整準(zhǔn)確；對(duì)于非必填項(xiàng)，但與工作相關(guān)且有必要記錄的信息，也應(yīng)如實(shí)填寫。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)的記錄，應(yīng)確保數(shù)據(jù)來源可靠，計(jì)算準(zhǔn)確無誤。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認(rèn)，并注明涂改日期。4.表述規(guī)范：使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。對(duì)于專業(yè)術(shù)語和縮寫，應(yīng)按照行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)或公司/組織內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行準(zhǔn)確表述。（三）電子記錄的生成1.隨著信息化辦公的推進(jìn)，部分記錄采用電子形式生成。電子記錄應(yīng)符合國家電子文件管理相關(guān)規(guī)定和公司/組織內(nèi)部的信息化管理要求。2.電子記錄應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行保存，確保數(shù)據(jù)的完整性和保密性。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子記錄的格式應(yīng)便于閱讀、查詢和打印，必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或加密處理。對(duì)于重要的電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)字簽名或電子簽章，以確保其真實(shí)性和有效性。四、記錄的審核與批準(zhǔn)（一）審核流程1.一般性記錄由記錄生成部門的直接上級(jí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與實(shí)際工作的相符性等。2.涉及重要事項(xiàng)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)或跨部門的記錄，應(yīng)組織相關(guān)部門或人員進(jìn)行聯(lián)合審核。審核通過后，由審核負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出修改意見，并跟蹤記錄的修改情況，確保記錄質(zhì)量符合要求。（二）批準(zhǔn)權(quán)限1.根據(jù)記錄的性質(zhì)和重要程度，確定相應(yīng)的批準(zhǔn)權(quán)限。一般記錄由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要記錄、涉及公司重大決策或財(cái)務(wù)事項(xiàng)的記錄，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性進(jìn)行全面審查，簽署明確的批準(zhǔn)意見。對(duì)于不符合要求的記錄，應(yīng)不予批準(zhǔn)，并要求記錄生成部門重新修改完善。五、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)分類整理，按照編號(hào)順序存放于專用的文件柜或檔案盒中。文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，檔案盒應(yīng)標(biāo)明記錄類別、年份、起止編號(hào)等信息。2.電子記錄：應(yīng)存儲(chǔ)于公司/組織指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照分類建立文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。文件夾命名應(yīng)與記錄編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和識(shí)別。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子記錄進(jìn)行清理和備份，刪除過期或無用的記錄。（二）保管期限1.根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部管理需要，確定各類記錄的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（5永久）和長期（永久）。2.具體保管期限規(guī)定如下：行政類記錄：一般性文件、通知等保管期限為15年；重要文件、合同協(xié)議等保管期限為5永久。財(cái)務(wù)類記錄：會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限為15年；財(cái)務(wù)報(bào)表等保管期限為10年；其他重要財(cái)務(wù)記錄保管期限為永久。業(yè)務(wù)類記錄：銷售合同、訂單等保管期限為5永久；生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程記錄等保管期限為1永久，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況確定具體期限。人力資源類記錄：員工檔案、考勤記錄等保管期限為員工離職后5年；培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等保管期限為15年。其他類記錄：項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等保管期限根據(jù)項(xiàng)目周期和重要性確定，一般為1永久。（三）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的保管工作，并明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對(duì)記錄進(jìn)行檢查、整理和清點(diǎn)，確保記錄的安全和完整。2.對(duì)于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)妥善保存，以備查考。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、記錄名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到記錄保管部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或敏感信息的記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還記錄保管部門，并不得在記錄上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。3.外部單位或人員因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、調(diào)查等原因需要查閱記錄的，應(yīng)提前提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和期限等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由記錄保管部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱流程1.公司/組織內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等情況，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱人員歸還記錄時(shí)，記錄保管部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、記錄的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等機(jī)密內(nèi)容的記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。記錄保管部門應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限、設(shè)置保密標(biāo)識(shí)等措施，防止機(jī)密信息泄露。2.接觸機(jī)密記錄的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在工作過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露機(jī)密記錄內(nèi)容。3.對(duì)機(jī)密記錄的查閱、借閱和使用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤和審計(jì)。如發(fā)現(xiàn)機(jī)密記錄存在安全隱患或泄露跡象，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司高層領(lǐng)導(dǎo)。（二）安全管理1.記錄保管部門應(yīng)建立健全記錄安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)記錄存儲(chǔ)場所的安全防范措施。配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保記錄的安全保存。2.定期對(duì)記錄進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件，確保記錄在緊急情況下能夠得到妥善保護(hù)和恢復(fù)。3.加強(qiáng)對(duì)記錄管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。記錄管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自更改記錄存儲(chǔ)設(shè)備的設(shè)置或密碼等信息。八、附則（一）解釋權(quán)