PAGE文書(shū)檔案調(diào)閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的管理，規(guī)范文書(shū)檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工對(duì)文書(shū)檔案的調(diào)閱。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案調(diào)閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過(guò)程中要采取有效措施，保證檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.高效有序原則：在確保安全和保密的前提下，提高調(diào)閱效率，滿足公司工作需要。二、文書(shū)檔案的定義與分類（一）文書(shū)檔案的定義文書(shū)檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、各類報(bào)表等。（二）文書(shū)檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的文書(shū)檔案分為不同年度。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部的部門(mén)設(shè)置，按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.按保管期限分類：分為永久、長(zhǎng)期、短期保管。三、調(diào)閱申請(qǐng)與審批（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要調(diào)閱文書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱、文號(hào)、調(diào)閱目的、調(diào)閱時(shí)間等信息。2.調(diào)閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。（二）審批流程1.部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后的調(diào)閱申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)調(diào)閱申請(qǐng)。如批準(zhǔn)，應(yīng)向申請(qǐng)人發(fā)放《文書(shū)檔案調(diào)閱通知單》。四、調(diào)閱方式與要求（一）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱1.申請(qǐng)人憑《文書(shū)檔案調(diào)閱通知單》到檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱。2.檔案管理人員應(yīng)在調(diào)閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保調(diào)閱過(guò)程符合規(guī)定，不允許申請(qǐng)人擅自涂改、抽取、損壞檔案。（二）復(fù)印或摘抄1.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，申請(qǐng)人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.復(fù)印或摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.復(fù)印或摘抄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（三）電子檔案調(diào)閱1.對(duì)于電子檔案的調(diào)閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司電子信息管理規(guī)定進(jìn)行操作。2.申請(qǐng)人需通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱，不得私自拷貝或傳播電子檔案。（四）調(diào)閱時(shí)間限制1.一般情況下，調(diào)閱檔案的時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)調(diào)閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并說(shuō)明原因。2.調(diào)閱結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。五、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)確保調(diào)閱場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.調(diào)閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注檔案的安全狀況，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)采取措施。（二）保密要求1.調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)所調(diào)閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.嚴(yán)禁在調(diào)閱檔案過(guò)程中拍照、錄像、錄音等未經(jīng)批準(zhǔn)的行為。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，調(diào)閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自調(diào)閱檔案。2.調(diào)閱過(guò)程中違反安全保密規(guī)定，如擅自涂改、抽取、損壞檔案，泄露檔案信息等。3.超過(guò)調(diào)閱時(shí)間限制未歸還檔案。4.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)調(diào)閱檔案的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令違規(guī)人員改正。2.視情節(jié)輕重，對(duì)違規(guī)人員給予警告、通報(bào)批評(píng)、罰款等處理。3.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案調(diào)閱情況進(jìn)行檢查，確保調(diào)閱制度的執(zhí)行情況良好。2.檢查內(nèi)容包括調(diào)閱申請(qǐng)審批記錄、調(diào)閱時(shí)間、檔案歸還情況、檔案安全保密措施落實(shí)情況等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，不斷完善文書(shū)檔案調(diào)閱