PAGE規(guī)范發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織發(fā)文管理，確保文件的準確性、規(guī)范性和有效性，提高工作效率，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、存檔等全過程管理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應準確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的時間節(jié)點進行，確保文件及時傳達和執(zhí)行，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全性和保密性，防止文件泄露。二、發(fā)文管理職責分工（一）起草部門1.根據(jù)工作需要，負責文件的起草工作。文件內(nèi)容應主題明確、邏輯清晰、語言簡潔，數(shù)據(jù)準確，所提措施和要求具有可操作性。2.對文件涉及的業(yè)務內(nèi)容進行認真核實，確保文件符合實際工作情況。3.在文件起草過程中，充分征求相關部門和人員的意見，對反饋意見進行認真研究和吸納。（二）審核部門1.負責對起草部門提交的文件進行全面審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性、規(guī)范性等。2.重點審核文件是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關政策規(guī)定；文件內(nèi)容是否與公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和目標相一致；文件的結構是否合理，語言表達是否準確、通順；文件中涉及的措施和要求是否具有可操作性等。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與起草部門溝通并提出修改意見，督促起草部門進行修改完善。（三）簽發(fā)部門1.根據(jù)審核意見，對文件進行最終簽發(fā)。簽發(fā)人應對文件的內(nèi)容和質(zhì)量負責，確保文件符合相關要求后簽字批準。2.對于涉及重大事項、重要決策、關鍵業(yè)務等的文件，簽發(fā)人應進行嚴格把關，必要時可組織相關部門和人員進行專題研究和討論。（四）印發(fā)部門1.負責文件的排版、印制、編號、分發(fā)等工作。按照規(guī)定的格式和要求對文件進行排版，確保文件印制清晰、美觀、規(guī)范。2.對文件進行編號登記，建立文件印發(fā)臺賬，記錄文件的印發(fā)時間、文號、標題、印發(fā)范圍等信息。3.根據(jù)文件的簽發(fā)意見和印發(fā)范圍，及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好簽收記錄。（五）存檔部門1.負責對公司/組織各類文件進行分類整理、歸檔保存。按照檔案管理的要求，對文件進行編號、編目、裝訂等處理，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)。2.確保文件檔案的完整性和安全性，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。3.為公司/組織內(nèi)部各部門提供文件查閱服務，按照規(guī)定的程序辦理文件查閱手續(xù)，做好查閱記錄。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.起草部門根據(jù)工作需要確定文件主題，明確文件的目的、范圍、主要內(nèi)容等。2.起草人員按照公文格式要求進行文件起草，內(nèi)容應條理清晰、語言規(guī)范、數(shù)據(jù)準確。起草過程中可參考公司/組織以往類似文件的格式和內(nèi)容，確保文件的一致性和規(guī)范性。3.在文件起草完成后，起草部門應對文件進行內(nèi)部審核，檢查文件內(nèi)容是否準確、完整，格式是否符合要求，確保文件質(zhì)量。（二）文件審核1.起草部門將審核后的文件提交至審核部門進行審核。審核部門應在收到文件后的規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給起草部門。2.審核意見應明確指出文件存在的問題及修改建議，起草部門應根據(jù)審核意見對文件進行認真修改完善。如起草部門對審核意見有異議，可與審核部門進行溝通協(xié)商，必要時可提交上級領導進行裁決。3.審核部門應對文件修改情況進行跟蹤檢查，確保文件修改后的質(zhì)量符合要求。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由起草部門提交至簽發(fā)部門進行簽發(fā)。簽發(fā)部門應根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定簽發(fā)人。2.簽發(fā)人在簽發(fā)文件前，應對文件內(nèi)容進行再次審核，重點審核文件是否符合法律法規(guī)、公司/組織政策規(guī)定以及相關業(yè)務要求，文件的措施和要求是否可行等。3.簽發(fā)人對文件進行簽字批準后，文件即具備正式效力。如簽發(fā)人對文件提出進一步修改意見，起草部門應按照要求進行修改后重新提交簽發(fā)。（四）文件印發(fā)1.印發(fā)部門根據(jù)簽發(fā)后的文件進行排版、印制。排版過程中應嚴格按照公文格式要求進行設置，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。2.文件印制完成后，印發(fā)部門對文件進行編號登記，并按照文件的印發(fā)范圍進行分發(fā)。分發(fā)過程中應做好簽收記錄，確保文件準確無誤地送達相關部門和人員手中。3.對于需要發(fā)送給外部單位的文件，印發(fā)部門應按照規(guī)定的程序和方式進行發(fā)送，并做好相關記錄。（五）文件存檔1.文件印發(fā)后，印發(fā)部門應及時將文件的紙質(zhì)版和電子版交至存檔部門進行存檔。存檔部門應按照檔案管理的要求對文件進行分類整理、歸檔保存。2.存檔部門應對文件檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。同時，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部各部門查閱文件。四、發(fā)文格式規(guī)范（一）文件字體1.標題：一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.正文：一般用三號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。3.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件：”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。4.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在發(fā)文機關署名下一行右空四字編排。（二）文件排版1.頁邊距：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。2.行距：一般采用固定值28磅，以保證文件排版的整齊美觀。3.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。（三）文件編號1.發(fā)文編號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。2.年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。3.發(fā)文編號應編排于版頭部分，居左空一字，與紅色分隔線之上的發(fā)文機關標志下空二行位置。五、發(fā)文密級與保密管理（一）密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容涉及的敏感程度和重要性，將發(fā)文劃分為絕密、機密、秘密三個密級。1.絕密文件：涉及公司/組織核心商業(yè)機密、國家重大機密等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴重損失的文件。2.機密文件：涉及公司/組織重要業(yè)務信息、關鍵技術資料等，泄露后可能對公司/組織產(chǎn)生較大不利影響的文件。3.秘密文件：涉及公司/組織一般性業(yè)務信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司/組織正常工作秩序造成一定影響的文件。（二）保密措施1.嚴格限定文件的知悉范圍，按照“最小化原則”確定文件的傳閱和使用人員，確保文件信息不被無關人員知曉。2.對于絕密文件，實行專人專管制度，指定專人負責文件的起草、審核、簽發(fā)、保管、傳遞等工作，確保文件全程處于嚴格保密狀態(tài)。3.在文件的起草、打印、復印、傳遞、存儲等過程中，采取相應的保密措施。如在打印和復印絕密文件時，應使用專門的保密設備，并在指定地點進行操作；傳遞絕密文件時，應通過機要通信、專人送達等方式，確保文件安全；存儲絕密文件的介質(zhì)應進行加密處理，并妥善保管。4.加強對文件使用人員的保密教育，提高其保密意識，要求使用人員嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如因工作需要確需復制或摘抄文件的，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)，并對復制件和摘抄件進行嚴格管理。5.定期對文件的保密情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。對于違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、發(fā)文的廢止與修訂（一）廢止條件1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策規(guī)定等發(fā)生重大變化，導致文件內(nèi)容與現(xiàn)行規(guī)定不符，失去執(zhí)行效力的。2.文件所涉及的業(yè)務事項已完成或不再開展，文件已無繼續(xù)存在必要的。3.文件存在嚴重錯誤或漏洞，經(jīng)多次修改仍無法達到要求，且繼續(xù)執(zhí)行可能對公司/組織造成較大損失的。（二）修訂程序1.當文件需要修訂時，由起草部門或相關部門提出修訂建議，并填寫《發(fā)文修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內(nèi)容、依據(jù)等。2.《發(fā)文修訂申請表》經(jīng)審核部門審核、簽發(fā)部門批準后，起草部門按照發(fā)文流程對文件進行修訂。修訂后的文件應重新進行審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序，并按照規(guī)定進行存檔。3.在文件修訂過程中，應做好新舊文件的銜接工作，確保相關部門和人員能夠及時了解文件的變化情況。對于因文件修訂可能影響到的業(yè)務流程和工作安排，應提前進行調(diào)整和通知。（三）廢止與修訂文件的管理1.對于廢止的文件，印發(fā)部門應及