PAGE賬務存檔規(guī)范制度一、總則1.目的為了加強公司賬務管理，規(guī)范賬務存檔工作，確保公司財務信息的完整性、準確性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在財務活動中涉及的賬務存檔工作。3.基本原則合法性原則：賬務存檔工作必須符合國家法律法規(guī)和財務會計準則的要求。真實性原則：存檔的賬務資料應真實、客觀地反映公司的財務狀況和經(jīng)營成果。完整性原則：確保所有與財務相關(guān)的文件、憑證、報表等資料完整無缺地進行存檔。保密性原則：對賬務存檔資料嚴格保密，防止信息泄露。規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和格式進行賬務存檔，便于查詢和管理。二、賬務存檔的內(nèi)容1.會計憑證原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、出入庫單等各類證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的原始單據(jù)。記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄憑證。2.會計賬簿總賬：按照會計科目分類登記的，全面反映公司經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。明細賬：對總賬科目進行明細核算的賬簿，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生情況。日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細賬、往來明細賬等，用于對特定經(jīng)濟業(yè)務進行詳細核算。3.財務報表月度財務報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映公司月度財務狀況和經(jīng)營成果。年度財務報表：在月度報表的基礎上，對全年財務數(shù)據(jù)進行匯總和分析，編制的年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表以及所有者權(quán)益變動表等。其他報表：根據(jù)公司管理需要或相關(guān)部門要求編制的專項財務報表，如成本報表、費用報表等。4.稅務資料納稅申報表：每月或每季度向稅務機關(guān)申報繳納稅款的報表，包括增值稅申報表、企業(yè)所得稅申報表等。稅務發(fā)票：公司開具和取得的各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)等。稅務審計報告：稅務機關(guān)對公司進行稅務審計后出具的報告，以及公司委托稅務師事務所進行稅務鑒證出具的報告。5.財務文件財務管理制度：公司制定的各項財務管理制度、辦法和規(guī)定。財務預算報告：年度、季度或月度的財務預算編制報告及執(zhí)行情況分析報告。財務決策文件：如投資決策報告、融資決策報告等與公司財務決策相關(guān)的文件。財務分析報告：對公司財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進行分析的報告，為管理層決策提供依據(jù)。6.其他資料銀行對賬單：公司銀行賬戶每月的對賬單，反映銀行存款的收支明細。銀行存款余額調(diào)節(jié)表：在銀行對賬單與公司銀行存款日記賬余額不一致時，編制的調(diào)節(jié)表。財務印章使用記錄：記錄公司財務印章的使用情況，包括使用時間、用途、使用人等。財務檔案交接記錄：記錄財務檔案在不同人員或部門之間交接的情況，包括交接時間、交接內(nèi)容、交接雙方簽字等。三、賬務存檔的流程1.資料收集各部門在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，應及時將相關(guān)的原始憑證傳遞給財務部門。財務人員在完成會計核算工作后，應整理好各類記賬憑證、賬簿等資料。稅務人員負責收集和整理稅務資料，確保按時申報納稅并妥善保管相關(guān)票據(jù)和報告。其他涉及財務資料的部門或人員，應按照規(guī)定將相關(guān)資料提交給財務部門進行統(tǒng)一存檔。2.資料審核財務部門收到各類賬務資料后，由專人進行審核。審核內(nèi)容包括資料的真實性、完整性、合法性以及準確性等。對于原始憑證，審核其是否符合公司報銷規(guī)定，發(fā)票是否真實有效，內(nèi)容是否填寫齊全等。對記賬憑證，檢查會計分錄是否正確，摘要是否清晰準確，附件是否齊全等。對財務報表，核對數(shù)據(jù)計算是否準確，勾稽關(guān)系是否正確，報表格式是否符合要求等。審核人員如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與相關(guān)人員溝通并要求其進行更正或補充。3.資料整理經(jīng)過審核無誤的賬務資料，按照類別和時間順序進行整理。會計憑證應按照編號順序排列，每本憑證應加具封面和封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼等信息。會計賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應在首頁注明賬簿名稱、啟用日期、截止日期等信息。財務報表應按照月度、年度分別裝訂成冊，在封面上注明報表名稱、編制期間、單位名稱等信息。稅務資料、財務文件及其他資料也應分別進行整理，確保資料整齊、有序。4.資料裝訂整理好的賬務資料應進行裝訂，以保證資料的完整性和安全性。裝訂時應使用專業(yè)的裝訂設備和材料，確保裝訂牢固、整齊。對于厚度較大的資料，可以采用分冊裝訂的方式，但應在每冊封面注明所屬冊數(shù)及總冊數(shù)。裝訂后的資料應在脊背處加蓋騎縫章，以防止資料散失或被替換。5.資料編號為便于賬務存檔資料的查詢和管理，應對每一份存檔資料進行編號。編號應遵循一定的規(guī)則，例如按照年份、資料類別、順序號等進行編制。會計憑證編號應與記賬憑證的編號一致，賬簿編號應與賬簿名稱相對應，財務報表編號應注明編制期間等。編號應清晰、準確地標注在資料的封面或其他顯著位置。6.資料存檔裝訂編號后的賬務存檔資料應及時存放在專門的檔案柜中。檔案柜應按照資料類別和年份進行分類存放，便于查找。建立賬務存檔資料目錄，詳細記錄每一份資料的編號、名稱、存放位置等信息，以便快速檢索。對于電子賬務資料，應按照規(guī)定進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)中，如硬盤、光盤等。同時，建立電子檔案索引，方便查詢和使用。四、賬務存檔的保管期限1.會計憑證原始憑證和記賬憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年。固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報表月度、季度財務報表保管期限為10年。年度財務報表永久保管。4.稅務資料納稅申報表、稅務發(fā)票等保管期限為10年。稅務審計報告等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為10年或永久保管。5.財務文件財務管理制度、財務預算報告等保管期限為10年。財務決策文件、財務分析報告等根據(jù)其重要性和使用價值確定保管期限，一般為10年或永久保管。6.其他資料銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等保管期限為10年。財務印章使用記錄、財務檔案交接記錄等保管期限為10年。五、賬務存檔的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱賬務存檔資料的，應填寫《賬務存檔資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交給財務部門負責人審核。財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，如認為必要，可要求查閱人員提供相關(guān)證明或說明查閱理由。經(jīng)財務部門負責人批準后，查閱人員方可在指定地點查閱賬務存檔資料。查閱人員不得擅自將資料帶出指定地點，不得在資料上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。公司高級管理人員因工作需要查閱賬務存檔資料的，可以直接查閱，但應在查閱后及時歸還，并做好查閱記錄。2.借閱權(quán)限公司外部單位或個人（如審計機構(gòu)、稅務機關(guān)等）因工作需要借閱賬務存檔資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《賬務存檔資料借閱申請表》。借閱申請表經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可到財務部門辦理借閱手續(xù)。財務部門應根據(jù)審批意見，嚴格控制借閱范圍和期限，并要求借閱人出具借條，注明借閱資料名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向財務部門提出申請并經(jīng)批準。借閱人應妥善保管借閱的賬務存檔資料，不得轉(zhuǎn)借、復印或用于其他非借閱目的。借閱期滿后，應及時歸還所借資料，財務部門應對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應追究借閱人的責任。3.查閱與借閱記錄財務部門應建立賬務存檔資料查閱與借閱登記簿，詳細記錄查閱和借閱的時間、內(nèi)容、申請人、批準人、查閱或借閱人等信息。查閱與借閱登記簿應定期進行整理和歸檔，作為賬務存檔管理的重要資料保存。六、賬務存檔的保密措施1.人員管理參與賬務存檔工作的人員應簽訂保密協(xié)議，明確其在賬務存檔工作中的保密義務和責任。對涉及賬務存檔資料的人員進行定期的保密教育和培訓，提高其保密意識和防范能力。加強對財務人員的職業(yè)道德教育，使其自覺遵守保密制度，不得泄露公司財務信息。2.存檔場所管理賬務存檔資料應存放在專門的檔案室內(nèi)，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。檔案室應安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案室內(nèi)應配備監(jiān)控設備，對檔案室的出入情況進行實時監(jiān)控。對檔案室內(nèi)的溫度、濕度等環(huán)境條件進行定期監(jiān)測和控制，確保賬務存檔資料的保存質(zhì)量。3.電子資料管理對于電子賬務存檔資料，應設置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。對電子資料進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。定期對電子賬務存檔資料進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.資料銷毀管理賬務存檔資料超過保管期限需要銷毀的，應按照規(guī)定的程序進行審批。銷毀前應編制《賬務存檔資料銷毀清單》，詳細記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀工作應在專人監(jiān)督下進行，確保資料被徹底銷毀。銷毀后，監(jiān)督人員應在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應作為賬務存檔管理的重要資料永久保存。七、賬務存檔的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對賬務存檔工作進行審計監(jiān)督，檢查賬務存檔資料的完整性、準確性、規(guī)范性以及保管情況等。審計人員應按照規(guī)定的審計程序和方法進行檢查，如查閱賬務存檔資料、核對相關(guān)記錄、實地查看檔案室等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保賬務存檔工作符合規(guī)范要求。2.外部監(jiān)督接受稅務機關(guān)、審計機構(gòu)等外部單位對公司賬務存檔資料的檢查和監(jiān)督。對于外部單位提出的意見和建議，應認真對待，積極配合整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)部門。根據(jù)外部監(jiān)督檢查結(jié)果，對賬務存檔工作進行總結(jié)和改進，不斷完善賬務存檔規(guī)范制度。3.定期