PAGE規(guī)范會議制度一、總則（一）目的為了提高公司/組織的決策效率、溝通效果和工作執(zhí)行力度，確保各項工作有序開展，特制定本會議制度。本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)各類會議的組織、召開、記錄及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)，使會議成為推動公司/組織發(fā)展的有效平臺。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及全體員工。無論是高層決策會議、部門工作會議還是跨部門協(xié)調(diào)會議等，均需遵循本制度規(guī)定。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞工作目標(biāo)，注重解決實際問題，避免形式主義，確保會議能夠產(chǎn)生實際價值。2.精簡節(jié)約原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，避免不必要的會議開支，提高會議資源的利用效率。3.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分交流意見，促進部門間的協(xié)作與配合，形成工作合力。4.責(zé)任明確原則：明確會議組織、主持、記錄及參會人員的職責(zé)，確保會議各項任務(wù)得到有效落實。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司/組織級會議1.董事會會議職責(zé)：由董事會成員組成，負(fù)責(zé)審議公司重大決策，如戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、年度預(yù)算等。董事長擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議議題討論，做出最終決策。董事會秘書負(fù)責(zé)會議記錄、整理會議紀(jì)要，并跟進決議執(zhí)行情況。參會人員：董事會成員、高級管理人員及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人（根據(jù)議題需要）。會議頻率：根據(jù)公司實際運營情況，定期或不定期召開。2.股東大會職責(zé)：由全體股東組成，審議公司年度報告、利潤分配方案、重大資產(chǎn)重組等重大事項。會議由董事會召集，董事長主持。會議記錄由董事會秘書負(fù)責(zé)，會議決議需向全體股東公告，并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。參會人員：全體股東或股東代表。會議頻率：每年定期召開一次年度股東大會，遇特殊情況可召開臨時股東大會。（二）管理層會議1.總經(jīng)理辦公會職責(zé)：由總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各職能部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)傳達董事會決議，部署公司日常工作，協(xié)調(diào)各部門工作進展，解決工作中出現(xiàn)的重大問題。總經(jīng)理擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)把控會議方向和決策。行政部門負(fù)責(zé)會議組織安排，記錄員負(fù)責(zé)會議記錄及紀(jì)要整理，會后跟進各項工作任務(wù)的責(zé)任部門落實情況。參會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各職能部門負(fù)責(zé)人。會議頻率：每周[X]次，如有緊急事項可隨時召開臨時會議。2.月度經(jīng)營分析會職責(zé)：各部門匯報月度工作進展、目標(biāo)完成情況及存在的問題，分析公司經(jīng)營數(shù)據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，制定下月工作計劃。會議由財務(wù)部門牽頭組織，財務(wù)負(fù)責(zé)人進行數(shù)據(jù)匯報和分析講解。各部門負(fù)責(zé)人依次匯報工作，共同討論解決問題。會議記錄由行政部門負(fù)責(zé)，形成會議紀(jì)要后分發(fā)至各部門，督促落實改進措施。參會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各職能部門負(fù)責(zé)人。會議頻率：每月[X]日召開。（三）部門會議1.部門工作例會職責(zé)：各部門內(nèi)部召開，總結(jié)上周工作完成情況，安排本周工作任務(wù)，傳達公司相關(guān)政策和要求，解決部門內(nèi)部工作問題。部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)組織會議議程，協(xié)調(diào)部門成員工作。部門文員負(fù)責(zé)會議記錄，整理會議紀(jì)要并在部門內(nèi)傳達，跟進工作任務(wù)執(zhí)行情況。參會人員：部門全體員工。會議頻率：每周[X]次。2.專項工作會議職責(zé)：針對特定項目或?qū)ｍ椆ぷ髡匍_，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分工、時間節(jié)點及質(zhì)量要求，協(xié)調(diào)解決項目推進過程中的問題。會議由項目負(fù)責(zé)人或?qū)ｍ椆ぷ鳡款^部門組織，根據(jù)工作需要邀請相關(guān)部門人員參加。記錄員負(fù)責(zé)會議記錄，形成專項工作報告，跟蹤工作進度，及時反饋問題。參會人員：根據(jù)專項工作涉及范圍確定，包括項目團隊成員、相關(guān)支持部門人員等。會議頻率：根據(jù)項目或?qū)ｍ椆ぷ鬟M展情況適時召開。（四）跨部門會議1.項目協(xié)調(diào)會職責(zé)：針對公司重大項目或跨部門合作項目召開，協(xié)調(diào)各部門之間的工作銜接，解決項目推進中的資源分配、進度協(xié)調(diào)等問題。會議由項目總負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人匯報本部門工作進展及遇到的問題，共同商討解決方案。會議記錄由行政部門負(fù)責(zé)，形成項目協(xié)調(diào)會議紀(jì)要，明確各部門后續(xù)工作任務(wù)和時間節(jié)點，跟蹤項目整體進度。參會人員：項目總負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及項目關(guān)鍵崗位人員。會議頻率：根據(jù)項目實際情況定期或不定期召開。2.問題解決協(xié)調(diào)會職責(zé)：當(dāng)工作中出現(xiàn)跨部門問題或矛盾時召開，各方闡述觀點和訴求，共同協(xié)商解決方案，明確責(zé)任部門和解決時間。會議由涉及問題的相關(guān)部門共同推舉主持人，或由上級領(lǐng)導(dǎo)指定主持人。記錄員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，形成問題解決協(xié)調(diào)會議紀(jì)要，督促各方落實解決方案。參會人員：涉及問題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。會議頻率：根據(jù)問題緊急程度及時召開。三、會議組織與安排（一）會議發(fā)起1.公司/組織級會議由董事長、總經(jīng)理或相關(guān)職能部門根據(jù)工作需要發(fā)起。發(fā)起部門需提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容，報領(lǐng)導(dǎo)審批。2.管理層會議由總經(jīng)理或相關(guān)副總經(jīng)理發(fā)起，同樣填寫《會議申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后組織安排。3.部門會議由部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，填寫《會議申請表》，報上級領(lǐng)導(dǎo)備案后自行組織。4.跨部門會議由項目負(fù)責(zé)人或涉及問題的相關(guān)部門共同發(fā)起，填寫《會議申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后召開。（二）會議通知1.會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)按照審批后的《會議申請表》及時發(fā)出會議通知。通知方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)消息、微信群公告等多種形式，但需確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應(yīng)明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、需準(zhǔn)備的資料等內(nèi)容。對于重要會議，應(yīng)提前[X]天發(fā)出通知；對于一般性會議，至少提前[X]小時發(fā)出通知。3.如遇參會人員因特殊原因無法按時參加會議，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并說明原因。會議組織部門應(yīng)及時調(diào)整會議安排，并通知相關(guān)人員。（三）會議準(zhǔn)備1.會議資料準(zhǔn)備會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)分析報告、議案文件等。資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。對于需要參會人員提前了解的資料，應(yīng)在會議通知中明確告知，并提前發(fā)送給參會人員，以便其做好準(zhǔn)備。2.會議場地布置根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，音響、投影儀等設(shè)備齊全，能夠滿足會議需求。提前布置會議場地，擺放好桌椅、名牌、資料等物品，確保會議環(huán)境整潔、舒適。對于重要會議，可安排專人負(fù)責(zé)會議簽到、茶水服務(wù)等工作。（四）會議主持1.會議主持人應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達能力和決策能力，能夠把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議順利進行。2.主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，明確會議目的和重點，在會議開始時簡要介紹會議主題、議程安排和注意事項。3.在會議過程中，主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見，引導(dǎo)各方圍繞主題進行討論，避免出現(xiàn)偏離主題或爭吵等情況。對于各方觀點和建議，主持人應(yīng)及時進行總結(jié)和梳理，確保會議討論有序、高效。4.主持人應(yīng)根據(jù)會議討論情況，適時做出決策或提出下一步工作要求。決策應(yīng)明確、合理，符合公司/組織整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（五）會議記錄1.每場會議均需安排專人負(fù)責(zé)記錄。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員）、會議議程、各方發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項、下一步工作安排等內(nèi)容。記錄應(yīng)盡量采用原話記錄，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理完成，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，突出重點，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。4.會議紀(jì)要作為公司/組織重要的文件資料，應(yīng)妥善保存，以備查閱。對于涉及公司機密信息的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理。四、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前安排好工作，準(zhǔn)時參加會議。如有特殊情況不能按時參會，需提前請假并安排好工作交接。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議通知及相關(guān)資料，了解會議主題和議程，做好充分準(zhǔn)備。在會議過程中，應(yīng)集中精力，積極參與討論，不得從事與會議無關(guān)的事情，如玩手機、打瞌睡等。3.參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。發(fā)表意見時應(yīng)條理清晰、觀點明確，有理有據(jù)，避免冗長、空洞的發(fā)言。對于不同意見，應(yīng)通過理性溝通和協(xié)商解決，不得進行人身攻擊或惡意爭吵。4.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織保密制度，對于會議中涉及的機密信息、商業(yè)秘密等，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議時間控制1.會議組織者應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知的時間安排組織會議，確保會議按時開始和結(jié)束。對于重要會議，應(yīng)提前預(yù)留一定的彈性時間，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。2.在會議過程中，主持人應(yīng)合理把控會議節(jié)奏，避免出現(xiàn)時間過長或過短的情況。對于討論環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)議題重要程度和復(fù)雜程度，合理分配時間，確保各方充分發(fā)表意見，又不浪費過多時間。3.如會議需要延長時間，主持人應(yīng)提前向參會人員說明原因，并征得大家同意。對于無特殊原因而拖延會議時間的情況，應(yīng)進行嚴(yán)肅批評和糾正。（三）會議秩序維護1.會議場地應(yīng)保持安靜、整潔，參會人員不得在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等。2.會議期間，手機應(yīng)調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會議室外進行。3.對于違反會議紀(jì)律的行為，會議主持人或組織部門應(yīng)及時進行制止和糾正，情節(jié)嚴(yán)重的可給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。五、會議決議執(zhí)行與跟進（一）決議明確1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)明確會議形成的決議事項，包括決策內(nèi)容、責(zé)任部門、完成時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，并在會議紀(jì)要中詳細(xì)記錄。2.對于需要多個部門協(xié)同完成的決議事項，應(yīng)明確各部門的職責(zé)分工和工作銜接方式，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、推諉扯皮的情況。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.責(zé)任部門應(yīng)按照會議決議要求，制定詳細(xì)的工作計劃和實施方案，明確工作步驟、時間節(jié)點和責(zé)任人，并將工作計劃報上級領(lǐng)導(dǎo)備案。2.上級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門應(yīng)加強對決議執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，定期了解工作進展，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。對于執(zhí)行不力的部門，應(yīng)進行督促和問責(zé)。3.行政部門或?qū)ｉT的會議決議跟進小組負(fù)責(zé)對會議決議執(zhí)行情況進行整體跟蹤和匯總，定期向公司/組織管理層匯報決議執(zhí)行進展情況，確保各項決議得到有效落實。（三）反饋調(diào)整1.在決議執(zhí)行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或出現(xiàn)新的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出調(diào)整建議。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實際情況，組織相關(guān)部門進行研究討論，必要時對決議進行調(diào)整。2.調(diào)整后的決議應(yīng)