PAGE禮品規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品管理，確保禮品使用符合公司文化與業(yè)務需求，維護公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在業(yè)務往來、商務活動、員工福利等場景中涉及禮品的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，杜絕任何違法違規(guī)行為。2.必要性原則：禮品的贈送應基于真實的業(yè)務需求，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品價值應與業(yè)務性質、合作規(guī)模等相匹配，避免過度或不當贈送禮品。4.記錄與透明原則：對禮品的采購、贈送、使用等環(huán)節(jié)進行詳細記錄，確保管理過程透明、可追溯。二、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請：各部門因業(yè)務需要采購禮品時，應提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明采購禮品的用途、預計金額、數量、贈送對象等信息，并提交部門負責人審批。2.審批：部門負責人根據業(yè)務實際情況對申請表進行審核，對于金額較大或涉及重要合作的禮品采購申請，需提交公司管理層審批。3.采購執(zhí)行：經審批通過后，由行政部門負責按照公司采購流程進行禮品采購。采購人員應選擇具有良好信譽、產品質量可靠且價格合理的供應商進行采購。優(yōu)先考慮與公司長期合作且口碑良好的供應商，必要時可通過招標、詢價等方式確定供應商。4.驗收：禮品采購到貨后，行政部門會同相關需求部門對禮品的數量、規(guī)格、質量等進行驗收。如發(fā)現禮品存在質量問題或與采購申請不符，應及時與供應商溝通解決。（二）采購預算管理1.公司應根據年度業(yè)務計劃和實際需求，制定禮品采購預算。預算應明確各類禮品的采購金額上限，并報公司管理層審批。2.在預算執(zhí)行過程中，各部門應嚴格控制禮品采購費用，不得超出預算范圍。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。（三）采購記錄行政部門應建立禮品采購臺賬，詳細記錄每次采購禮品的日期、供應商名稱、采購金額、禮品名稱、規(guī)格、數量、用途等信息。采購記錄應妥善保存，以備查詢和審計。三、禮品贈送管理（一）贈送標準1.業(yè)務往來禮品：在與客戶、合作伙伴等進行業(yè)務往來時，贈送的禮品應體現公司的專業(yè)形象和誠意，價值一般不宜過高。具體標準可根據業(yè)務合作的重要性、規(guī)模以及行業(yè)慣例等因素綜合確定。例如，對于一般性業(yè)務合作，禮品價值可控制在[X]元以內；對于重要合作伙伴或大額業(yè)務合作，禮品價值可適當提高，但需經過嚴格審批，且不得超過[X]元。2.商務活動禮品：在參加商務會議、展會、研討會等商務活動時，贈送的禮品應與活動主題相關，具有一定的紀念意義和宣傳價值。禮品價值同樣應根據活動的規(guī)模、影響力以及目標受眾等因素合理確定，一般不宜超過[X]元。例如，對于小型商務活動，禮品價值可控制在[X]元左右；對于大型重要商務活動，禮品價值可適當放寬至[X]元，但需提前報公司管理層備案。3.員工福利禮品：公司為員工發(fā)放的福利禮品，應注重實用性和普惠性，符合公司文化和員工需求。福利禮品的選擇應廣泛征求員工意見，確保公平、公正。福利禮品的費用應納入公司員工福利預算，按照相關規(guī)定進行發(fā)放。（二）贈送審批1.各部門在進行禮品贈送前，必須填寫《禮品贈送審批表》，詳細說明贈送禮品的原因、對象、預計價值、禮品內容等信息，并提交部門負責人審批。2.對于價值較高或涉及重要客戶、合作伙伴的禮品贈送申請，需經公司管理層審批。審批通過后方可進行禮品贈送。3.審批人員應嚴格審核禮品贈送的必要性、適度性以及合規(guī)性，確保禮品贈送符合公司利益和相關規(guī)定。（三）贈送記錄各部門應建立禮品贈送臺賬，記錄每次贈送禮品的日期、贈送對象、禮品名稱、規(guī)格、數量、價值、贈送原因等信息。禮品贈送記錄應定期提交給行政部門進行匯總和存檔，以便公司進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。四、禮品收受管理（一）收受原則1.公司員工在業(yè)務活動中應秉持廉潔自律的原則，不得主動索取禮品。如因特殊情況無法拒絕收受禮品，應及時向公司報告，并按照公司規(guī)定進行處理。2.對于收受的禮品，員工應進行詳細登記，并及時上交公司統(tǒng)一處理。嚴禁私自截留、挪用或處置收受的禮品。（二）收受登記員工在收受禮品后，應立即填寫《禮品收受登記表》，詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數量、贈送人、贈送時間、收受原因等信息。登記表應提交所在部門負責人審核，并報行政部門備案。（三）禮品上交與處理1.員工應在收受禮品后的[X]個工作日內，將禮品上交至行政部門。行政部門對上交的禮品進行統(tǒng)一登記和保管。2.對于價值較低、不具有特殊紀念意義或與公司業(yè)務無關的禮品，行政部門可根據實際情況進行適當處理，如捐贈給慈善機構等。3.對于價值較高、具有特殊紀念意義或可能影響公司業(yè)務的禮品，行政部門應會同相關部門進行評估，并根據評估結果提出處理建議，報公司管理層審批后進行處理。處理方式可包括留存公司作為文化展示、與供應商協商置換其他物品、按照市場價值進行變現等。五、禮品使用管理（一）使用范圍禮品的使用應嚴格限定在公司業(yè)務往來、商務活動、員工福利等規(guī)定范圍內，不得挪作他用。（二）使用記錄行政部門應建立禮品使用臺賬，記錄禮品的領用時間、領用部門、領用人、禮品名稱、規(guī)格、數量、用途等信息。禮品使用記錄應定期進行核對和清理，確保賬實相符。（三）使用監(jiān)督公司內部審計部門應對禮品的使用情況進行定期檢查和監(jiān)督，確保禮品使用符合公司規(guī)定和業(yè)務需求。如發(fā)現禮品使用存在違規(guī)行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。六、禮品庫存管理（一）庫存盤點行政部門應定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結束后，應編制《禮品庫存盤點報告》，詳細記錄盤點情況、發(fā)現的問題及處理結果等信息。（二）庫存安全1.行政部門應妥善保管禮品庫存，確保禮品的安全存放。倉庫應具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，防止禮品損壞或丟失。2.建立庫存禮品出入庫管理制度，嚴格控制禮品的出入庫流程。出入庫時應進行詳細登記，確保手續(xù)完備、賬目清晰。（三）庫存處理對于長期積壓、不再使用或已過期的禮品，行政部門應及時清理，并按照公司規(guī)定進行處理。處理方式可包括報廢、捐贈、變賣等，處理過程應進行詳細記錄，并報公司管理層備案。七、禮品監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.公司設立禮品管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監(jiān)督小組負責對公司禮品管理的全過程進行監(jiān)督檢查，確保禮品管理符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.各部門應定期向監(jiān)督小組報告禮品管理情況，包括禮品采購、贈送、收受、使用、庫存等方面的信息。監(jiān)督小組應根據報告情況進行不定期抽查，發(fā)現問題及時督促整改。（二）審計檢查1.公司內部審計部門應定期對禮品管理情況進行審計檢查，重點審查禮品采購的合規(guī)性、贈送的合理性、收受的處理情況、使用的真實性以及庫存管理的有效性等方面。2.審計部門在審計過程中有權查閱相關文件、資料、記錄，詢問有關人員，并要求提供必要的證明材料。對于審計發(fā)現的問題，審計部門應出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因禮品管理違規(guī)行