PAGE規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件管理，提高文件處理效率，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）在工作中形成、使用和管理的各類(lèi)文件，包括但不限于上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)、工作方案、工作總結(jié)等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)文件管理的規(guī)定，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)要準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)高效，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞，確保文件信息安全。4.精簡(jiǎn)高效原則：精簡(jiǎn)文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免文件冗長(zhǎng)、繁瑣，提高文件處理效率。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.主題明確：文件內(nèi)容應(yīng)圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，主題鮮明，重點(diǎn)突出。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件所涉及的政策、法規(guī)、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，引用文件要注明文號(hào)和日期。3.語(yǔ)言規(guī)范：文件語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用生僻字、模糊不清的詞匯和語(yǔ)句。4.格式統(tǒng)一：文件格式應(yīng)符合國(guó)家和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，一般包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等。（二）審核流程1.初審：文件起草完成后，起草部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合要求、語(yǔ)言是否規(guī)范、格式是否統(tǒng)一等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.審核：分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，對(duì)文件的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審查。審核通過(guò)后，在文件上簽署意見(jiàn)并提交給主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行最終審批，簽署審批意見(jiàn)。審批通過(guò)的文件方可印發(fā)。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，可根據(jù)實(shí)際情況簡(jiǎn)化審核流程，但必須確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。三、文件的印發(fā)與傳遞（一）印發(fā)管理1.文件印發(fā)前，辦公室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容、格式、文號(hào)等，確保文件準(zhǔn)確無(wú)誤。2.文件印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，嚴(yán)格控制文件印發(fā)范圍，避免文件濫發(fā)。3.文件印發(fā)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版，確保文件印刷質(zhì)量。（二）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞：對(duì)于需要紙質(zhì)文件傳遞的，應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信、專(zhuān)人送達(dá)等方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。2.電子文件傳遞：對(duì)于需要電子文件傳遞的，應(yīng)通過(guò)電子郵件、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)等方式進(jìn)行傳遞，并確保文件的保密性和完整性。傳遞電子文件時(shí)，應(yīng)注明文件的密級(jí)和有效期。（三）文件簽收與登記1.文件傳遞后，接收部門(mén)或個(gè)人應(yīng)及時(shí)簽收文件，并在文件簽收登記簿上簽字確認(rèn)。2.文件簽收登記簿應(yīng)詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、簽收時(shí)間、簽收人等信息。四、文件的閱讀與辦理（一）閱讀要求1.各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）應(yīng)及時(shí)組織人員閱讀上級(jí)文件和本級(jí)文件，確保文件精神及時(shí)傳達(dá)和貫徹落實(shí)。2.閱讀文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)文件精神，結(jié)合實(shí)際工作，提出具體的貫徹落實(shí)意見(jiàn)和措施。（二）辦理流程1.承辦部門(mén)或個(gè)人收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門(mén)。2.文件辦理過(guò)程中，如需協(xié)調(diào)其他部門(mén)或單位，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或單位溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理順利進(jìn)行。3.對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦理的文件，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，各協(xié)辦部門(mén)應(yīng)積極配合，共同完成文件辦理工作。（三）催辦與督辦1.辦公室應(yīng)定期對(duì)文件辦理情況進(jìn)行催辦和督辦，及時(shí)掌握文件辦理進(jìn)度，確保文件按時(shí)辦理完畢。2.對(duì)于逾期未辦理的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)向承辦部門(mén)或個(gè)人發(fā)出催辦通知，督促其盡快辦理。對(duì)于因特殊原因無(wú)法按時(shí)辦理的，承辦部門(mén)或個(gè)人應(yīng)及時(shí)向辦公室說(shuō)明情況，并提出延期辦理申請(qǐng)。3.對(duì)于重要文件或領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，辦公室應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)督辦，確保文件辦理質(zhì)量和效果。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話、上級(jí)黨委和政府的文件、上級(jí)部門(mén)的文件等。2.本級(jí)文件：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的文件、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)的文件等。3.會(huì)議文件：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件、材料等。4.請(qǐng)示報(bào)告：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）向上級(jí)部門(mén)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的請(qǐng)示報(bào)告等。5.通知通報(bào)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府發(fā)布的各類(lèi)通知、通報(bào)等。6.工作方案：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）制定的各類(lèi)工作方案、計(jì)劃等。7.工作總結(jié)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）的年度工作總結(jié)、專(zhuān)項(xiàng)工作總結(jié)等。8.其他文件：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)在工作中形成的各類(lèi)合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，分類(lèi)準(zhǔn)確，編目規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄。3.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或不銹鋼夾裝訂，避免使用金屬釘裝訂。4.歸檔文件應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)標(biāo)注在文件正面的右下角，背面的左下角。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（四）保管方式1.紙質(zhì)文件保管：紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電子文件保管：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的安全性和完整性。六、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將文件帶出辦公室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。3.查閱文件時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還辦公室。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件時(shí)，應(yīng)向辦公室出具借條，并注明借閱文件的名稱(chēng)、文號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱文件的期限一般不得超過(guò)15天，如需延期借閱，應(yīng)提前向辦公室提出申請(qǐng)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還辦公室。（三）特殊情況處理對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱和借閱。七、文件的保密與銷(xiāo)毀（一）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的保密管理，確保文件信息安全。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)按照規(guī)定的密級(jí)進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.在文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、閱讀、辦理、歸檔、保管等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。4.對(duì)接觸重要文件的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。（二）銷(xiāo)毀程序1.文件銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定文件是否已失去保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)