PAGE檔案移交制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案的合法性、真實性和完整性。2.及時準確原則：檔案移交應及時進行，確保檔案信息的準確性和時效性，避免因延誤或錯誤導致檔案信息失真。3.安全保密原則：在檔案移交過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。4.責任明確原則：明確檔案移交各方的責任，確保檔案移交工作的順利進行，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類會議文件、決議、紀要等。2.公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告等。5.公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。（二）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等。2.財務審計報告、稅務申報資料等。3.財務預算、決算資料等。（三）業(yè)務檔案1.市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等。3.研發(fā)檔案，包括科研項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。4.物資采購檔案，包括采購合同、供應商資料、驗收報告等。（四）其他檔案1.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。2.公司/組織的電子檔案，包括電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。3.公司/組織的實物檔案，如獎杯、證書、紀念品等。三、檔案移交的流程（一）移交準備1.整理檔案：移交部門應按照檔案管理的要求，對擬移交的檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.編制清單：移交部門應根據(jù)整理好的檔案，編制檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等詳細信息，并由移交人簽字確認。3.審核檔案：接收部門應對移交清單和檔案進行審核，確保檔案的真實性、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通，要求其進行整改。（二）移交實施1.現(xiàn)場移交：經(jīng)審核無誤后，移交部門和接收部門應在規(guī)定的時間和地點進行現(xiàn)場移交。移交時，移交人應向接收人逐件清點檔案，并在移交清單上簽字確認。接收人應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出。2.電子檔案移交：對于電子檔案，移交部門應按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行移交，并確保電子檔案的可讀性和完整性。接收部門應及時對電子檔案進行備份和存儲，并進行必要的安全防護措施。3.特殊檔案移交：對于一些特殊檔案，如涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定進行移交，采取特殊的保密措施，確保檔案信息不泄露。（三）移交確認1.簽字確認：現(xiàn)場移交完成后，移交人和接收人應在檔案移交清單上簽字確認，明確雙方的責任和義務。2.交接記錄：接收部門應將檔案移交的時間、地點、內(nèi)容、交接人等信息進行詳細記錄，形成交接記錄，并妥善保存。3.存檔備案：檔案移交清單和交接記錄應作為重要的檔案資料進行存檔備案，以備日后查閱和審計。四、檔案移交的責任（一）移交部門責任1.負責按照本制度的要求，對擬移交的檔案進行整理、編制清單等準備工作。2.確保移交檔案的真實性、完整性和準確性，不得隱瞞或篡改檔案信息。3.在規(guī)定的時間和地點進行現(xiàn)場移交，并向接收部門提供必要的協(xié)助和說明。4.對移交檔案的質(zhì)量負責，如因移交部門原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，應承擔相應的責任。（二）接收部門責任1.負責對移交清單和檔案進行審核，確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.在規(guī)定的時間和地點接收檔案，并認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息。3.及時對接收的檔案進行整理、存儲和保管，確保檔案的安全和完整。4.對接收檔案的質(zhì)量負責，如因接收部門原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，應承擔相應的責任。（三）監(jiān)督部門責任1.負責對檔案移交工作進行監(jiān)督和檢查，確保檔案移交工作符合本制度的要求。2.對檔案移交過程中出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)和處理，保障檔案移交工作的順利進行。3.定期對檔案移交工作進行總結(jié)和評估，提出改進意見和建議，不斷完善檔案移交制度。五、檔案移交的期限（一）定期移交1.文書檔案應在次年的上半年完成移交。2.財務檔案應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和財務管理制度的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)完成移交。3.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務工作的實際情況，在業(yè)務結(jié)束后的一定期限內(nèi)完成移交。（二）臨時移交1.因工作需要，如項目結(jié)束、機構(gòu)調(diào)整等，應及時進行檔案移交。2.臨時移交的檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)完成整理、編制清單等準備工作，并按照本制度的要求進行移交。六、檔案移交的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立相應的索引和目錄。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案、實物檔案等應根據(jù)其特點進行妥善存儲，確保檔案的安全和完整。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年以下。2.財務檔案的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和財務管理制度的要求執(zhí)行。3.業(yè)務檔案的保管期限應根據(jù)業(yè)務工作的實際情況確定，一般不少于業(yè)務工作結(jié)束后的5年。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準。2.檔案庫房應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自查閱、復制、傳播檔案信息。七、檔案移交的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應按照規(guī)定的程序進行申請，經(jīng)批準后方可查閱。查閱申請應注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.外部單位查閱檔案應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后方可查閱。查閱申請應注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案的查閱，應嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定進行審批，確保檔案信息不泄露。（二）查閱程序1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，并提交所在部門負責人審核。2.所在部門負責人審核通過后，查閱申請表應提交檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人審批通過后，查閱人應按照審批意見到檔案庫房查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，并做好查閱記錄。4.查閱結(jié)束后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得損害公司/組織的利益和形象。2.檔案利用應按照規(guī)定的程序進行申請，經(jīng)批準后方可利用。利用申請應注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。3.檔案利用應采用復制、摘錄等方式，不得擅自涂改、銷毀檔案原件。復制、摘錄的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。4.檔案利用結(jié)束后，利用人應將利用情況反饋給檔案管理部門，并將復制、摘錄的檔案歸還檔案管理部門。八、檔案移交的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自查閱、復制、傳播檔案信息。2.檔案庫房應設置專人管理，無關(guān)人員不得進入檔案庫房。3.檔案查閱、利用等場所應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.檔案庫房應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，并定期進行檢查和維護，確保設施完好有效。2.檔案管理人員應掌握基本的安全知識和技能，如火災撲救、防盜報警等，確