PAGE零星采購(gòu)制度參照規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司零星采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因日常辦公、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等需要進(jìn)行的零星采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。3.公正性原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開、公平、公正，杜絕不正當(dāng)交易。4.及時(shí)性原則：及時(shí)滿足公司各部門對(duì)物資的需求，保障公司正常運(yùn)營(yíng)。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定零星采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門需求匯總編制采購(gòu)清單。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)及相關(guān)資料的整理歸檔。5.跟蹤采購(gòu)物資的使用情況，及時(shí)處理采購(gòu)過程中的問題和投訴。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，提前向采購(gòu)部門提交零星采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)合同的評(píng)審。3.參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。4.反饋采購(gòu)物資的使用情況，提出改進(jìn)建議。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核零星采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理，定期與采購(gòu)部門核對(duì)賬目。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)零星采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況和合規(guī)性。2.審查采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由等信息。2.《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)物資的必要性、合理性及預(yù)算金額的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于金額較小的零星采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購(gòu)；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門據(jù)此制定采購(gòu)計(jì)劃。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)和需求，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商?？蓞⒖脊?yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，詢價(jià)、比價(jià)，確定采購(gòu)價(jià)格和交貨期等條款。3.簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。合同或協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確。4.采購(gòu)部門按照合同約定，跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保物資按時(shí)供應(yīng)。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門及相關(guān)人員準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收人員依據(jù)采購(gòu)合同、發(fā)票及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨等。3.驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》辦理入庫(kù)登記，填寫《入庫(kù)單》，并將物資妥善存放。（五）付款與結(jié)算1.采購(gòu)部門將采購(gòu)合同（協(xié)議）、發(fā)票、《物資驗(yàn)收單》、《入庫(kù)單》等相關(guān)資料提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核無誤后按照合同約定辦理付款手續(xù)。對(duì)于符合預(yù)付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，按照規(guī)定支付預(yù)付款；對(duì)于貨到付款的項(xiàng)目，在收到發(fā)票及驗(yàn)收合格后支付貨款。3.財(cái)務(wù)部門定期與采購(gòu)部門核對(duì)賬目，確保采購(gòu)款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制本部門的零星采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、金額、時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門匯總各部門的采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，編制公司年度零星采購(gòu)預(yù)算草案。3.年度零星采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后確定。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期分析預(yù)算執(zhí)行差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可申請(qǐng)調(diào)整采購(gòu)預(yù)算：因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無法滿足實(shí)際采購(gòu)需求。因工作任務(wù)變化、業(yè)務(wù)拓展等原因需要增加采購(gòu)項(xiàng)目。其他不可預(yù)見的因素影響采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。3.《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。審批通過后按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并進(jìn)行篩選和評(píng)估。3.對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測(cè)試，了解其實(shí)際情況。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄評(píng)估結(jié)果。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.根據(jù)供應(yīng)商的考核情況，調(diào)整采購(gòu)策略，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的采購(gòu)機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商減少采購(gòu)份額或暫停合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先采購(gòu)、價(jià)格優(yōu)惠、合作獎(jiǎng)勵(lì)等。2.明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，對(duì)于違反采購(gòu)合同或協(xié)議的供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行處罰，如扣除貨款、暫停合作、追究法律責(zé)任等。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，嚴(yán)格把控物資質(zhì)量；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立備用供應(yīng)商；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范合同簽訂流程，加強(qiáng)合同審核；對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格按照合同約定付款，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。七、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立采購(gòu)檔案，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件和資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等。2.采購(gòu)檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，以便查閱和審計(jì)。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等方面。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購(gòu)規(guī)律，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（三）信息溝通與共享1.采購(gòu)部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門應(yīng)保持密切的信息溝通與共享，及