PAGE公文行文規(guī)范制度一、總則（一）目的為確保公司/組織公文行文的規(guī)范化、標準化，提高公文質(zhì)量和傳遞效率，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部單位往來的各類公文，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則公文內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求和行業(yè)標準，語言表達規(guī)范、嚴謹，避免歧義。2.簡潔明了原則公文應(yīng)簡潔精煉，突出重點，避免冗長繁瑣，確保閱讀者能夠迅速理解核心內(nèi)容。3.及時高效原則公文的起草、審核、簽發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定時間要求進行，確保信息及時傳遞，工作高效推進。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的公文，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。二、公文種類及適用范圍（一）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（二）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（三）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（四）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（五）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。三、公文格式（一）一般格式1.標題公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。標題應(yīng)居中排列，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置。2.主送機關(guān)公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。3.正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行空二格，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：附件1：XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章加蓋印章的公文單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。6.附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件附件應(yīng)當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（二）特定格式1.信函格式發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。發(fā)文機關(guān)標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，但要標注抄送機關(guān)，如有多個抄送機關(guān)，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。2.紀要格式紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。3.向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。4.向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。5.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.聯(lián)合行文的機關(guān)應(yīng)是同級機關(guān)。2.聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦機關(guān)。3.聯(lián)合行文時，各機關(guān)負責人共同簽署文件。（三）其他規(guī)則1.屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。2.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。3.“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。4.“報告”不得夾帶請示事項。5.除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。五、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，應(yīng)當及時報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文的語言應(yīng)當符合語法規(guī)范，避免使用生僻詞匯、模糊語言和口語化表達。（二）起草流程1.明確主題由相關(guān)部門或人員提出公文起草需求，明確公文的主題、目的、內(nèi)容要點等。對起草需求進行分析和研究，確保主題清晰、準確。2.收集資料根據(jù)公文主題，收集相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準、歷史數(shù)據(jù)等資料。對收集到的資料進行整理和分析，為公文起草提供依據(jù)。3.擬定提綱根據(jù)公文的主題和內(nèi)容要點，擬定公文的結(jié)構(gòu)提綱。提綱應(yīng)包括公文的各個部分及其主要內(nèi)容，確保邏輯清晰、層次分明。4.撰寫初稿根據(jù)提綱，由起草人員撰寫公文初稿。在撰寫過程中，要嚴格按照公文格式和行文規(guī)范要求進行，確保內(nèi)容準確、表述規(guī)范。5.審核修改初稿完成后，由起草部門負責人進行審核，對內(nèi)容、格式、語言等方面進行檢查和修改。將審核后的初稿送相關(guān)部門或人員征求意見，根據(jù)反饋意見進行進一步修改完善。六、公文審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求和行業(yè)標準。檢查公文是否存在違法違規(guī)或與上級政策相抵觸的內(nèi)容。2.合規(guī)性審核審核公文的行文格式、行文規(guī)則是否符合本制度要求。檢查公文的主送機關(guān)、抄送機關(guān)是否準確，行文關(guān)系是否恰當。3.準確性審核審核公文的內(nèi)容是否準確無誤，數(shù)據(jù)是否真實可靠。檢查語言表達是否規(guī)范、嚴謹，避免歧義。4.完整性審核審核公文的結(jié)構(gòu)是否完整，各部分內(nèi)容是否齊全。檢查附件是否齊全，與正文內(nèi)容是否配套。（二）審核流程1.初審公文起草完成后，先由起草部門內(nèi)部進行初審。初審主要對公文的內(nèi)容、格式、語言等方面進行初步檢查和修改，確保公文質(zhì)量。2.部門審核初審?fù)ㄟ^后，將公文送相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門根據(jù)職責對公文進行審核，提出審核意見，返回起草部門進行修改。3.綜合審核起草部門根據(jù)各部門的審核意見進行修改后，將公文送綜合審核部門進行審核。綜合審核部門對公文進行全面審核，重點審核公文的合法性、合規(guī)性、準確性和完整性。綜合審核部門提出審核意見，報領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批綜合審核通過后的公文報領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和實際情況進行審批，簽署意見后返回起草部門。七、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司/組織名義制發(fā)的公文，由公司/組織負責人簽發(fā)。2.部門起草的公文，涉及重要事項或重大決策的，由公司/組織負責人簽發(fā)；一般性公文由部門負責人簽發(fā)。3.聯(lián)合行文的公文，由各聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。（二）簽發(fā)流程1.公文審核通過后，起草部門將公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.領(lǐng)導(dǎo)在公文簽發(fā)單上簽署意見，注明簽發(fā)日期。3.如領(lǐng)導(dǎo)對公文內(nèi)容提出修改意見，起草部門應(yīng)根據(jù)意見進行修改后重新送審、簽發(fā)。八、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文印發(fā)前，應(yīng)當對公文的格式、內(nèi)容進行再次核對，確保無誤。2.印發(fā)公文時，應(yīng)當按照規(guī)定的份數(shù)進行印刷，不得擅自增減份數(shù)。3.公文印刷應(yīng)當清晰、整潔，確保質(zhì)量。（二）印發(fā)流程1.排版校對根據(jù)公文格式要求進行排版，確保格式規(guī)范、美觀。對排版后的公文進行校對，檢查文字、標點、格式等是否正確。2.印刷裝訂將校對無誤的公文進行印刷，確保印刷質(zhì)量。按照規(guī)定的份數(shù)進行裝訂，確保公文整齊、牢固。3.分發(fā)存檔根據(jù)公文的主送機關(guān)、抄送機關(guān)進行分發(fā)，確保公文及時送達相關(guān)單位。將印刷后的公文進行存檔，以備查閱。九、公文歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)當及時整理歸檔。2.歸檔的公文應(yīng)當齊全、完整，能夠反映公文的形成過程和歷史面貌。3.歸檔的公文應(yīng)當按照規(guī)定的分類方法進行分類，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保