PAGE辦公室規(guī)范辦會制度一、總則（一）目的為了進(jìn)一步規(guī)范公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織流程、參會人員職責(zé)、會議記錄要求以及會議后續(xù)跟進(jìn)等事項，使公司會議能夠有序、高效地召開，為公司決策、溝通協(xié)調(diào)、工作推進(jìn)提供有力支持，符合公司運(yùn)營管理的實際需求以及相關(guān)法律法規(guī)要求，確保公司各項會議活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成既定議程，達(dá)到預(yù)期效果，避免冗長拖沓，浪費時間和資源。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照既定的會議流程和標(biāo)準(zhǔn)組織會議，保證會議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.務(wù)實原則：會議內(nèi)容要緊密圍繞公司工作實際，注重解決實際問題，避免形式主義。4.溝通原則：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見，促進(jìn)信息交流與溝通，形成良好的工作氛圍。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.定義：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持召開，涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策、重要工作部署等全局性問題的會議。2.組織部門：公司辦公室負(fù)責(zé)會議的籌備組織工作，包括會議通知的發(fā)布、會議資料的準(zhǔn)備、會議場地的安排、參會人員的確定等。3.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。4.會議頻率：根據(jù)公司實際情況不定期召開。5.會議議程：主持人開場，介紹會議目的和議程安排。匯報近期工作進(jìn)展及存在問題。討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等事項。領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言，明確工作方向和要求。6.會議記錄：由辦公室指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會后及時整理形成會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（二）部門會議1.定義：各部門自行組織召開的，圍繞本部門工作開展、業(yè)務(wù)溝通、任務(wù)安排等事項的會議。2.組織部門：各部門負(fù)責(zé)本部門會議的組織工作，指定專人負(fù)責(zé)會議的籌備和記錄。3.參會人員：本部門全體員工或相關(guān)崗位人員。4.會議頻率：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周至少召開一次部門例會。5.會議議程：部門負(fù)責(zé)人回顧上周工作完成情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。安排本周工作計劃和重點任務(wù)，明確責(zé)任人及時間節(jié)點。員工匯報工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作指導(dǎo)和總結(jié)發(fā)言。6.會議記錄：由部門指定的記錄人員負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，會后整理形成部門會議紀(jì)要，發(fā)送給本部門員工。（三）專項工作會議1.定義：針對公司特定專項工作或項目召開的會議，旨在協(xié)調(diào)各方資源，推進(jìn)工作進(jìn)展，解決專項工作中出現(xiàn)的問題。2.組織部門：根據(jù)專項工作的牽頭部門確定會議組織部門，負(fù)責(zé)會議的整體策劃和組織實施。3.參會人員：與專項工作相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、具體工作人員等。4.會議頻率：根據(jù)專項工作的進(jìn)度和需要適時召開。5.會議議程：專項工作負(fù)責(zé)人介紹工作背景、目標(biāo)和進(jìn)展情況。各相關(guān)部門匯報工作配合情況及存在的問題。針對問題進(jìn)行討論，提出解決方案和下一步工作計劃。明確工作責(zé)任人及時間節(jié)點，確保專項工作順利推進(jìn)。6.會議記錄：由會議組織部門指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)突出專項工作重點，會后形成專項工作會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)。三、會議籌備（一）會議計劃1.會議發(fā)起部門應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。會議計劃應(yīng)根據(jù)工作需要合理安排，避免會議過于集中或頻繁，影響工作效率。2.對于重要會議或涉及多個部門的會議，會議發(fā)起部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保會議計劃的可行性和有效性。（二）會議通知1.根據(jù)會議計劃，由組織部門提前發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的基本信息、議程安排以及參會人員需要準(zhǔn)備的資料等內(nèi)容。2.會議通知應(yīng)采用書面、郵件或公司內(nèi)部通訊工具等多種方式發(fā)送給參會人員，確保通知及時、準(zhǔn)確傳達(dá)。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員，確保其按時參加會議。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議通知，如有疑問或特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并說明原因。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議議程，組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、文件草案等。會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔明了，能夠支持會議討論和決策。2.會議資料應(yīng)在會議召開前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前熟悉資料內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。對于需要現(xiàn)場發(fā)放的資料，應(yīng)確保資料數(shù)量充足，發(fā)放有序。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理安排會議場地。會議場地應(yīng)滿足會議的基本需求，如空間大小、座位數(shù)量、音響設(shè)備、投影儀等設(shè)施齊全。2.提前檢查會議場地的環(huán)境和設(shè)備，確保會議能夠順利進(jìn)行。對于重要會議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、會議設(shè)備操作等。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.會議開始前，組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作，確保參會人員按時簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織部門應(yīng)及時聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。（二）會議主持1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議能夠按照預(yù)定流程順利進(jìn)行。2.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員積極參與討論，避免出現(xiàn)跑題、冷場等情況。對于討論過程中出現(xiàn)的爭議或分歧問題，主持人應(yīng)及時協(xié)調(diào)溝通，確保會議能夠達(dá)成共識。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程安排，有序發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長拖沓。2.在發(fā)言過程中，應(yīng)尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點和建議，共同探討解決方案。（四）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的要點、提出的問題、解決方案以及決議事項等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、客觀、完整，不得遺漏重要信息。2.會議記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的記錄格式和方法，如采用電子文檔記錄或手寫記錄，并確保記錄清晰易讀。在記錄過程中，如有疑問或不清楚的地方，應(yīng)及時向發(fā)言人或主持人詢問確認(rèn)。（五）會議秩序維護(hù)1.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持良好的會議秩序。會議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。2.如有特殊情況需要離開會場，應(yīng)提前向主持人請假，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開。返回會場后，應(yīng)及時向主持人說明情況。五、會議決議與跟進(jìn)（一）會議決議1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)根據(jù)會議討論情況，明確會議決議事項，包括決議內(nèi)容、責(zé)任人、時間節(jié)點等。會議決議應(yīng)清晰明確，具有可操作性。2.會議決議應(yīng)形成書面文件，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，確保決議事項得到有效傳達(dá)和執(zhí)行。（二）決議執(zhí)行1.各責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求，認(rèn)真履行職責(zé)，按時完成工作任務(wù)。在執(zhí)行過程中，如有困難或問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和幫助。2.會議組織部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握工作進(jìn)展，確保決議事項能夠順利推進(jìn)。對于執(zhí)行不力的情況應(yīng)及時督促整改，必要時進(jìn)行通報批評。（三）會議總結(jié)1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時對會議進(jìn)行總結(jié)，分析會議的成效和不足之處，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。2.根據(jù)會議總結(jié)情況，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的會議組織和管理工作提供參考，不斷提高會議質(zhì)量和效率。六、會議保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、人事信息等敏感信息的會議內(nèi)容，均屬于保密范圍。2.會議期間討論的尚未公開的公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計劃等信息也應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將會議內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播會議資料。2.會議組織部門應(yīng)選擇具有保密條件的會議場地，并對會議資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。對于涉及保密信息的會議資料，應(yīng)明確標(biāo)注保密等級，并按照公司保密制度進(jìn)行管理。3.在會議討論過程中，如涉及保密信息，應(yīng)提醒參會人員注意保密，避免在公