PAGE公寓會議室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公寓會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保會議的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公寓內(nèi)所有會議室的使用管理。（三）基本原則1.公平公正原則：所有使用會議室的部門和個人應(yīng)遵守相同的規(guī)定，不得有特殊待遇。2.高效利用原則：充分發(fā)揮會議室的功能，提高會議室的使用效率，避免資源浪費。3.安全規(guī)范原則：確保會議室的使用安全，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范使用行為。二、會議室管理職責(zé)（一）管理部門公寓管理部門負責(zé)會議室的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，包括會議室的日常維護、設(shè)備管理、使用安排等。（二）使用部門和個人1.使用部門和個人應(yīng)提前預(yù)約會議室，并按照預(yù)約時間使用，不得擅自更改或取消預(yù)約。2.使用部門和個人應(yīng)愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，保持會議室的整潔衛(wèi)生，使用完畢后及時清理。3.使用部門和個人應(yīng)遵守會議室的使用規(guī)定，不得在會議室進行與會議無關(guān)的活動。三、會議室預(yù)約（一）預(yù)約方式1.線上預(yù)約：使用部門和個人可通過公寓管理部門指定的線上平臺進行會議室預(yù)約，填寫預(yù)約信息，包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等。2.線下預(yù)約：使用部門和個人也可到公寓管理部門辦公室進行線下預(yù)約，填寫預(yù)約表格，提交預(yù)約申請。（二）預(yù)約時間1.提前預(yù)約：使用部門和個人應(yīng)提前[X]個工作日預(yù)約會議室，以便管理部門進行安排和協(xié)調(diào)。2.緊急預(yù)約：對于緊急會議，使用部門和個人可在會議當天提前[X]小時進行預(yù)約，但需說明緊急原因。（三）預(yù)約審核1.管理部門收到預(yù)約申請后，應(yīng)及時進行審核，根據(jù)會議室的使用情況和預(yù)約時間進行安排。2.如預(yù)約申請符合規(guī)定，管理部門應(yīng)予以批準，并通過線上或線下方式通知使用部門和個人；如預(yù)約申請不符合規(guī)定，管理部門應(yīng)及時與使用部門和個人溝通，說明原因并提出修改建議。四、會議室使用規(guī)定（一）使用時間1.會議室的使用時間應(yīng)按照預(yù)約時間進行，使用部門和個人不得提前或推遲進入會議室。2.如因特殊情況需要延長使用時間，使用部門和個人應(yīng)提前向管理部門申請，經(jīng)批準后方可延長。（二）使用人數(shù)1.會議室的使用人數(shù)應(yīng)根據(jù)會議室的規(guī)模和設(shè)施設(shè)備情況進行安排，不得超過會議室的最大容納人數(shù)。2.如因特殊情況需要增加使用人數(shù)，使用部門和個人應(yīng)提前向管理部門申請，經(jīng)批準后方可增加。（三）使用行為1.使用部門和個人應(yīng)遵守會議紀律，保持會議室的安靜，不得在會議室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、飲食等。2.使用部門和個人應(yīng)愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸，如因使用不當造成設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)照價賠償。3.使用部門和個人應(yīng)保持會議室的整潔衛(wèi)生，使用完畢后及時清理會議桌面、地面等，將椅子擺放整齊。（四）設(shè)備使用1.使用部門和個人可根據(jù)會議需要使用會議室的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，使用前應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，確保設(shè)備正常運行。2.使用設(shè)備時應(yīng)注意安全，避免發(fā)生意外事故，如因操作不當造成設(shè)備損壞或人員傷亡，使用部門和個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.使用完畢后，使用部門和個人應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，將設(shè)備恢復(fù)原狀，并通知管理部門進行檢查。五、會議室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備維護1.管理部門應(yīng)定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或損壞，管理部門應(yīng)及時安排維修人員進行維修，確保設(shè)施設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。（二）設(shè)施設(shè)備更新1.管理部門應(yīng)根據(jù)會議室的使用情況和發(fā)展需求，定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行更新和升級，提高會議室的使用效率和舒適度。2.設(shè)施設(shè)備更新和升級前，管理部門應(yīng)進行充分的調(diào)研和論證，確保更新和升級的必要性和可行性。（三）設(shè)施設(shè)備使用培訓(xùn)1.管理部門應(yīng)定期組織會議室設(shè)施設(shè)備使用培訓(xùn)，提高使用部門和個人的操作技能和安全意識。2.使用部門和個人應(yīng)積極參加培訓(xùn)，認真學(xué)習(xí)設(shè)施設(shè)備的操作方法和注意事項，確保正確使用設(shè)施設(shè)備。六、會議室安全管理（一）安全制度1.管理部門應(yīng)建立健全會議室安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強安全管理。2.使用部門和個人應(yīng)遵守安全制度，增強安全意識，確保會議室的使用安全。（二）安全檢查1.管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗等，確保安全設(shè)施設(shè)備完好有效。2.如發(fā)現(xiàn)安全隱患，管理部門應(yīng)及時采取措施進行整改，確保會議室的使用安全。（三）應(yīng)急處理1.管理部門應(yīng)制定會議室應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。2.使用部門和個人應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案，在遇到突發(fā)事件時應(yīng)及時報告管理部門，并按照應(yīng)急預(yù)案進行處置。七、會議室衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生制度1.管理部門應(yīng)建立健全會議室衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生責(zé)任，加強衛(wèi)生管理。2.使用部門和個人應(yīng)遵守衛(wèi)生制度，保持會議室的整潔衛(wèi)生。（二）衛(wèi)生清潔1.管理部門應(yīng)定期對會議室進行衛(wèi)生清潔，包括桌面、地面、門窗等，確保會議室的整潔衛(wèi)生。2.使用部門和個人在使用會議室后應(yīng)及時清理會議桌面、地面等，將椅子擺放整齊。（三）衛(wèi)生監(jiān)督1.管理部門應(yīng)加強對會議室衛(wèi)生情況的監(jiān)督檢查，對不符合衛(wèi)生要求的使用部門和個人進行批評教育，并責(zé)令其整改。2.使用部門和個人應(yīng)積極配合管理部門的衛(wèi)生監(jiān)督檢查工作，共同維護會議室的整潔衛(wèi)生。八、會議室費用管理（一）費用標準1.會議室的使用費用應(yīng)根據(jù)會議室的規(guī)模、使用時間等因素進行確定，具體費用標準由公寓管理部門制定并公布。2.使用部門和個人應(yīng)按照費用標準支付會議室的使用費用。（二）費用結(jié)算1.會議室的使用費用結(jié)算方式為[具體結(jié)算方式]，使用部門和個人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成費用結(jié)算。2.如使用部門和個人逾期未支付會議室的使用費用，管理部門有權(quán)暫停其會議室的使用權(quán)限，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未提前預(yù)約會議室或擅自更改、取消預(yù)約的。2.超過預(yù)約時間使用會議室或擅自延長使用時間的。3.超過會議室最大容納人數(shù)使用會議室的。4.在會議室內(nèi)進行與會議無關(guān)的活動或違反會議紀律的。5.損壞會議室設(shè)施設(shè)備或未按照規(guī)定使用設(shè)施設(shè)備的。6.未保持會議室整潔衛(wèi)生或未按照規(guī)定清理會議室的。7.違反會議室安全管理制度或未按照應(yīng)急預(yù)案進行處置的。8.未按照規(guī)定支付會議室使用費用的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的使用部門和個人，管理部門將給予口頭警告，并責(zé)令其改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的使用部門和個人，管理部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、暫停會議室使用權(quán)限、取消預(yù)約資格