PAGE高校溝通管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范高校內(nèi)部及與外部相關(guān)方的溝通管理，確保信息傳遞的準確、及時、有效，提高工作效率，促進學(xué)校各項事業(yè)的健康發(fā)展，營造良好的溝通環(huán)境，保障學(xué)校整體目標的順利實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各職能部門、教學(xué)單位、科研機構(gòu)、教輔單位、后勤服務(wù)部門等校內(nèi)各級組織及其工作人員，以及與學(xué)校有業(yè)務(wù)往來的校外單位和個人。（三）基本原則1.準確性原則：溝通信息應(yīng)真實、準確、完整，避免模糊、歧義或虛假信息的傳遞。2.及時性原則：及時傳遞和處理各類信息，確保信息不延誤，以滿足工作決策和執(zhí)行的需要。3.有效性原則：溝通方式應(yīng)根據(jù)信息內(nèi)容和受眾特點選擇，確保信息能夠被正確理解和有效接收，達到溝通目的。4.保密性原則：對于涉及學(xué)校機密、師生隱私等敏感信息，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行溝通和管理，防止信息泄露。二、溝通渠道與方式（一）校內(nèi)溝通渠道1.會議溝通學(xué)校層面會議：包括校長辦公會、黨委會、教職工代表大會等，主要傳達學(xué)校重大決策、部署工作任務(wù)、通報重要事項等。部門工作會議：各職能部門、教學(xué)單位等定期召開的工作會議，用于布置本部門工作、協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)、溝通工作進展等。專項會議：針對特定問題或項目召開的專題會議，如教學(xué)改革研討會、科研項目推進會等，集中討論和解決相關(guān)問題。2.文件溝通學(xué)校發(fā)文：以學(xué)校名義發(fā)布的各類公文，包括決定、通知、通報、報告等，傳達學(xué)校政策、制度、工作要求等。部門發(fā)文：各部門根據(jù)工作需要制發(fā)的文件，用于內(nèi)部工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)通知等。信息簡報：學(xué)校及各部門定期編發(fā)的信息簡報，簡要匯報工作動態(tài)、經(jīng)驗做法、重要成果等，供校內(nèi)交流。3.辦公系統(tǒng)溝通校內(nèi)辦公平臺：利用學(xué)校統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、工作審批、日程安排等功能，方便校內(nèi)各單位之間的日常溝通與協(xié)作。電子郵件：通過學(xué)校內(nèi)部電子郵箱進行信息傳遞，適用于正式文件、工作匯報、業(yè)務(wù)溝通等。4.面對面溝通領(lǐng)導(dǎo)與教職工溝通：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)定期深入基層，與教職工進行面對面交流，了解工作情況，聽取意見建議，解決實際問題。部門之間溝通協(xié)調(diào)：各部門工作人員根據(jù)工作需要進行面對面溝通，及時協(xié)調(diào)工作中的矛盾和問題，促進工作順利開展。師生溝通：教師與學(xué)生之間通過課堂教學(xué)、課后輔導(dǎo)、談心談話等方式進行溝通，了解學(xué)生學(xué)習和生活情況，給予指導(dǎo)和幫助；輔導(dǎo)員與學(xué)生保持密切聯(lián)系，關(guān)注學(xué)生思想動態(tài)，做好學(xué)生思想政治教育和管理工作。（二）校外溝通渠道1.電話溝通：通過固定電話或移動電話與校外單位和個人進行業(yè)務(wù)聯(lián)系、信息咨詢、問題反饋等。2.郵件溝通：使用學(xué)?；騻€人的電子郵箱與校外合作伙伴、上級主管部門、社會各界等進行正式文件往來、工作匯報、業(yè)務(wù)洽談等。3.來訪接待：熱情接待校外來訪人員，安排專門人員負責溝通交流，了解來訪目的和需求，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行對接和處理。4.外出走訪：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門負責人等根據(jù)工作需要，主動走訪校外相關(guān)單位，加強溝通與合作，拓展學(xué)校發(fā)展空間。5.網(wǎng)絡(luò)平臺溝通：利用學(xué)校官方網(wǎng)站、微信公眾號、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺，及時發(fā)布學(xué)校信息，回應(yīng)社會關(guān)切，與校外公眾進行互動交流；同時，通過參加行業(yè)論壇、學(xué)術(shù)會議等網(wǎng)絡(luò)活動，與同行進行信息共享和經(jīng)驗交流。三、溝通流程與規(guī)范（一）信息發(fā)起與收集1.校內(nèi)信息發(fā)起各部門、各單位工作人員根據(jù)工作需要，確定溝通信息的內(nèi)容、對象、方式等，填寫相關(guān)信息表單或起草文件、報告等。信息發(fā)起前需進行必要的審核，確保信息準確無誤、符合學(xué)校政策和工作要求。涉及多個部門的信息，應(yīng)提前進行溝通協(xié)調(diào)，明確牽頭部門和相關(guān)責任。2.校外信息收集通過電話、郵件、來訪等方式，主動收集校外單位和個人的意見建議、合作需求、業(yè)務(wù)咨詢等信息。對收集到的校外信息進行分類整理，及時反饋給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，并跟蹤處理情況。（二）信息傳遞與審批1.校內(nèi)信息傳遞按照確定的溝通方式進行信息傳遞。通過辦公系統(tǒng)發(fā)文的，應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)流程進行起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)等操作；通過電子郵件發(fā)送的，應(yīng)確保收件人準確無誤，并在郵件主題中注明重要信息；通過會議傳達的，應(yīng)提前準備好會議資料，確保會議組織有序、信息傳達清晰。重要信息傳遞前需進行審批，審批流程根據(jù)信息內(nèi)容和性質(zhì)確定。一般信息由部門負責人審批；涉及學(xué)校重大決策、重要事項、資金使用等信息，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.校外信息傳遞對外發(fā)送的正式文件、郵件等，應(yīng)按照學(xué)校公文管理規(guī)定進行審核、蓋章后發(fā)送；涉及重要事項的對外溝通，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后進行。回復(fù)校外單位和個人的信息，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行，確保信息傳遞的及時性和有效性?；貜?fù)內(nèi)容需經(jīng)部門負責人審核，涉及重要政策解讀、承諾事項等信息，需報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定。（三）信息接收與反饋1.校內(nèi)信息接收接收信息的單位和個人應(yīng)及時登錄辦公系統(tǒng)、查看電子郵件、參加會議等，確保信息不遺漏。對接收的信息進行認真閱讀和理解，如有疑問或需要進一步溝通的，應(yīng)及時與信息發(fā)起部門或人員聯(lián)系。2.校外信息接收安排專人負責接收校外信息，及時進行登記和分類整理，并按照規(guī)定流程轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。對校外重要信息，應(yīng)及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進行處理和反饋。3.信息反饋信息接收方在處理完信息后，應(yīng)及時向信息發(fā)起方進行反饋，說明信息處理情況和結(jié)果。反饋方式可根據(jù)信息內(nèi)容和溝通渠道選擇，如通過電話、郵件、書面報告等。對于重要信息的反饋，應(yīng)形成正式的反饋文件或報告，存檔備查。四、溝通效果評估與改進（一）評估指標1.信息準確性：評估溝通信息是否真實、準確、完整，有無因信息傳遞錯誤導(dǎo)致工作失誤或誤解的情況。2.及時性：考察信息傳遞是否及時，是否在規(guī)定時間內(nèi)完成信息的發(fā)起、傳遞、接收和反饋，有無信息延誤現(xiàn)象。3.有效性：分析溝通是否達到預(yù)期目的，信息接收方是否正確理解信息內(nèi)容并采取相應(yīng)行動，工作是否得到有效推進。4.滿意度：通過問卷調(diào)查、面談等方式收集信息接收方對溝通效果的滿意度評價，了解其對溝通方式、溝通內(nèi)容、溝通效率等方面的意見和建議。（二）評估方法1.定期評估：每學(xué)期或每年對學(xué)校溝通管理工作進行一次全面評估，通過收集相關(guān)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計分析溝通指標、開展問卷調(diào)查等方式，對溝通效果進行量化評估。2.專項評估：針對重要會議、重大項目、關(guān)鍵決策等溝通事項，在結(jié)束后及時進行專項評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。3.日常監(jiān)測：通過辦公系統(tǒng)、信息反饋記錄等渠道，對日常溝通信息的處理情況進行實時監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)溝通中存在的問題，并進行跟蹤分析。（三）改進措施1.根據(jù)評估結(jié)果，針對存在的問題制定具體的改進措施，明確責任部門和責任人，限期整改。2.加強溝通培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高工作人員的溝通能力和技巧，包括語言表達、傾聽理解、書面寫作、溝通禮儀等方面。3.優(yōu)化溝通流程和方式，根據(jù)實際工作需要和信息特點，調(diào)整信息傳遞渠道、審批環(huán)節(jié)、反饋機制等，提高溝通效率和效果。4.建立溝通管理工作的長效機制，將溝通管理納入學(xué)校整體管理體系，不斷完善溝通管理制度，持續(xù)提升溝通管理水平。五、溝通安全與保密管理（一）安全管理1.加強對溝通渠道和信息系統(tǒng)的安全防護，定期進行安全檢查和維護，防止信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等安全事故發(fā)生。2.對涉及學(xué)校關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施的溝通設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)龋_保信息安全。3.規(guī)范工作人員的信息操作行為，嚴格遵守計算機使用規(guī)定和網(wǎng)絡(luò)安全制度，不隨意在不可信網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中處理學(xué)校敏感信息，不私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件和設(shè)備。（二）保密管理1.明確學(xué)校保密工作的范圍和要求，對涉及學(xué)校機密、師生隱私、科研成果、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的溝通進行嚴格保密管理。2.制定保密制度和流程，對保密信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范，確保保密信息在各個環(huán)節(jié)的安全性