PAGE個人私章規(guī)范制度一、總則1.目的為規(guī)范公司/組織個人私章的使用與管理，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，維護正常的工作秩序，特制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及使用個人私章的部門和人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：個人私章的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。審慎使用原則：使用個人私章應(yīng)謹慎、準確，確保蓋章行為真實、有效且符合公司/組織規(guī)定。責(zé)任明確原則：明確個人私章使用過程中的責(zé)任主體，確保出現(xiàn)問題能夠追溯到具體責(zé)任人。二、個人私章的定義與范圍1.定義個人私章是指公司/組織內(nèi)員工個人用于特定業(yè)務(wù)場景，代表個人身份或行使特定職權(quán)的印章。2.范圍包括但不限于財務(wù)報銷私章、合同簽署私章、文件審批私章等，具體根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需求確定。三、個人私章的刻制1.申請流程員工因工作需要刻制個人私章，應(yīng)填寫《個人私章刻制申請表》，詳細說明私章用途、使用范圍等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意后，提交至公司/組織行政部門。2.刻制要求行政部門統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制，確保私章符合規(guī)范。私章應(yīng)采用不易變形、磨損的材質(zhì)，尺寸、字體等應(yīng)符合行業(yè)通用標準或公司/組織規(guī)定。私章上應(yīng)刻有員工姓名全稱，不得使用簡稱或別名。3.備案登記刻制完成的個人私章，由行政部門進行備案登記，記錄私章編號、使用人姓名、部門、用途等信息。備案登記信息應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、個人私章的保管1.專人保管個人私章應(yīng)由使用人本人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.保管方式私章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如個人保險柜、抽屜等，并確保存放環(huán)境干燥、清潔，防止私章?lián)p壞或丟失。若因工作需要暫時離開辦公場所，應(yīng)將私章妥善存放，不得隨意放置在辦公桌上。3.保管責(zé)任使用人對個人私章保管負有直接責(zé)任，如因保管不善導(dǎo)致私章丟失、被盜或損壞，應(yīng)及時向公司/組織報告，并采取相應(yīng)措施防止損失擴大。因私章保管不善造成公司/組織或他人損失的，使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、個人私章的使用1.使用范圍財務(wù)報銷私章：用于員工個人費用報銷憑證上的蓋章確認。合同簽署私章：在個人作為合同一方簽署相關(guān)合同時使用。文件審批私章：用于對特定文件進行審批確認。其他經(jīng)公司/組織明確規(guī)定的使用場景。2.使用流程明確用途：使用人應(yīng)首先明確私章使用的具體業(yè)務(wù)場景和用途，確保蓋章行為符合規(guī)定。填寫申請：對于涉及重要業(yè)務(wù)或金額較大的事項，應(yīng)填寫《個人私章使用申請表》，詳細說明使用事項、金額（如有）、涉及合同或文件名稱等信息。審批簽字：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字同意后，提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。蓋章操作：使用人在確保審批手續(xù)齊全后，方可在規(guī)定位置使用個人私章，并確保蓋章清晰、完整。3.使用監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)有權(quán)對個人私章的使用情況進行不定期檢查，確保使用符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)私章使用存在違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、個人私章的停用與銷毀1.停用情形員工離職、調(diào)崗或不再負責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)時，其個人私章應(yīng)及時停用。私章因磨損、損壞或其他原因無法正常使用時，應(yīng)辦理停用手續(xù)。2.停用申請由使用人填寫《個人私章停用申請表》，說明停用原因、私章編號等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.銷毀流程行政部門在收到停用申請后，對私章進行核實確認，無誤后安排專人進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自使用個人私章。將個人私章轉(zhuǎn)借他人使用。私章使用過程中故意隱瞞或提供虛假信息。因保管不善導(dǎo)致私章丟失、被盜或損壞，未及時報告。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并要求違規(guī)人員立即整改。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。因違規(guī)行為給公司/組織或他人造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則1.解釋權(quán)本制度由公司/組織行政部門負責(zé)解釋。2.修訂與更新本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)