PAGE保密室管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司保密室的管理，確保公司機密信息的安全與保密，防止機密信息的泄露、丟失或被非法獲取，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及保密室使用的部門、人員以及進入保密室的外部人員。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對保密室內(nèi)的所有信息實行嚴格保密，確保信息不被泄露。2.合法合規(guī)原則：遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保保密室管理活動合法合規(guī)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在保密室管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.安全可靠原則：采取必要的安全措施，保障保密室的物理安全和信息安全。二、保密室的設(shè)立與布局（一）設(shè)立地點保密室應(yīng)設(shè)立在相對獨立、安全、便于管理的區(qū)域，遠離人員流動頻繁的區(qū)域和可能存在安全隱患的場所。（二）布局要求1.分隔分區(qū)：保密室應(yīng)進行合理的分隔分區(qū)，包括存儲區(qū)、辦公區(qū)、設(shè)備區(qū)等，確保不同類型的機密信息得到妥善存放和處理。2.安全通道：設(shè)置安全通道，確保在緊急情況下人員能夠迅速疏散。3.門禁系統(tǒng)：安裝門禁系統(tǒng)，對進入保密室的人員進行嚴格管控，門禁系統(tǒng)應(yīng)具備多種驗證方式，如密碼、指紋、刷卡等。4.監(jiān)控系統(tǒng)：在保密室內(nèi)外安裝監(jiān)控攝像頭，確保24小時實時監(jiān)控，監(jiān)控數(shù)據(jù)應(yīng)至少保存[X]天。5.防護設(shè)施：配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等防護設(shè)施，確保機密信息的安全存儲。三、保密室的使用管理（一）使用人員資格審核1.內(nèi)部人員：公司內(nèi)部人員因工作需要進入保密室的，需填寫《保密室使用申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意后，報保密管理部門審批。保密管理部門應(yīng)根據(jù)人員的工作職責(zé)、保密意識等因素進行審批，審批通過后方可獲得進入保密室的權(quán)限。2.外部人員：外部人員因業(yè)務(wù)往來等原因需要進入保密室的，需由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門提前向保密管理部門提交申請，并提供外部人員的身份證明、業(yè)務(wù)背景等信息。保密管理部門應(yīng)進行嚴格審核，必要時可要求外部人員簽署保密協(xié)議，審批通過后方可進入保密室。（二）使用登記與注銷1.使用登記：所有進入保密室的人員必須進行登記，登記內(nèi)容包括姓名、部門、進入時間、離開時間、進入事由等。使用人員應(yīng)如實填寫登記信息，不得虛報、瞞報。2.使用注銷：使用人員離開保密室時，應(yīng)在登記本上進行注銷登記，確保離開時間準確記錄。（三）使用規(guī)范1.嚴禁無關(guān)人員進入：未經(jīng)批準，任何無關(guān)人員不得進入保密室。2.限制人員數(shù)量：保密室內(nèi)的人員數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際工作需要進行合理限制，避免人員過多造成安全隱患和信息泄露風(fēng)險。3.禁止攜帶無關(guān)物品：進入保密室的人員不得攜帶與工作無關(guān)的物品，如手機、相機、U盤等存儲設(shè)備，如有特殊情況需要攜帶，需經(jīng)保密管理部門批準，并采取必要的安全措施。4.保持安靜整潔：在保密室內(nèi)工作時，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、打鬧；同時要保持保密室內(nèi)的整潔衛(wèi)生，定期清理文件資料和設(shè)備，確保環(huán)境安全。5.妥善保管文件資料：使用人員應(yīng)妥善保管在保密室內(nèi)的文件資料，不得隨意丟棄、轉(zhuǎn)借或帶出保密室。工作結(jié)束后，應(yīng)及時將文件資料整理歸檔，放回指定位置。6.禁止違規(guī)操作：嚴禁在保密室內(nèi)進行違規(guī)操作，如私自修改、刪除機密信息，擅自連接外部網(wǎng)絡(luò)等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報告保密管理部門，由專業(yè)人員進行處理。四、保密室的文件資料管理（一）文件資料分類與標識1.分類標準：根據(jù)公司機密信息的重要性、敏感性等因素，對文件資料進行分類，如絕密、機密、秘密等。2.標識方法：對不同類別的文件資料應(yīng)進行明顯標識，標識內(nèi)容應(yīng)包括文件資料的類別、密級、編號等信息。標識應(yīng)清晰、牢固，便于識別和管理。（二）文件資料存儲1.存儲方式：文件資料應(yīng)采用安全可靠的存儲方式，如文件柜、保險柜、電子存儲設(shè)備等。存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保文件資料的安全存儲。2.存儲位置：不同類別的文件資料應(yīng)存放在相應(yīng)的存儲區(qū)域，不得混放。存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標識，便于查找和管理。3.備份管理：對重要的文件資料應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并定期進行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）文件資料借閱與歸還1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱保密室文件資料的，需填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、密級、借閱時間、歸還時間、借閱事由等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意后，報保密管理部門審批。2.借閱審批：保密管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容進行嚴格審批，審批通過后方可辦理借閱手續(xù)。對于絕密級文件資料的借閱，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準。3.借閱登記：借閱人員在借閱文件資料時，應(yīng)在保密室文件資料借閱登記本上進行登記，登記內(nèi)容包括借閱人員姓名、部門、借閱文件資料名稱、密級、借閱時間、歸還時間等信息。4.歸還管理：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將借閱的文件資料歸還保密室，并在借閱登記本上進行注銷登記。保密管理人員應(yīng)對歸還的文件資料進行檢查，確保文件資料的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（四）文件資料銷毀1.銷毀申請：對于已失去保存價值的文件資料，需進行銷毀處理的，由文件資料保管部門填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意后，報保密管理部門審批。2.銷毀審批：保密管理部門應(yīng)根據(jù)銷毀申請的內(nèi)容進行嚴格審批，審批通過后方可實施銷毀。對于涉及重要機密信息的文件資料銷毀，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。3.銷毀方式：文件資料的銷毀方式應(yīng)根據(jù)文件資料的性質(zhì)和保密要求進行選擇，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.銷毀監(jiān)督：在文件資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認，證明銷毀工作已按要求完成。五、保密室的設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.基本設(shè)備：保密室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等，確保工作的正常開展。2.安全設(shè)備：配備安全設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置、消防設(shè)備等，保障保密室的安全。3.存儲設(shè)備：根據(jù)文件資料存儲的需要，配備文件柜、保險柜、電子存儲設(shè)備等存儲設(shè)備，確保文件資料的安全存儲。（二）設(shè)備維護與保養(yǎng)1.定期檢查：定期對保密室內(nèi)的設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備的正常運行。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的性能、安全狀況、運行記錄等。2.維護保養(yǎng)計劃：制定設(shè)備維護保養(yǎng)計劃，明確設(shè)備維護保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、責(zé)任人等信息。按照維護保養(yǎng)計劃對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，及時更換損壞的部件，確保設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。3.故障處理：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告保密管理部門，并由專業(yè)人員進行維修處理。在設(shè)備維修期間，應(yīng)采取必要的安全措施，確保機密信息的安全。（三）設(shè)備使用管理1.專人專管：對保密室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)實行專人專管制度，明確設(shè)備管理人員的職責(zé)，確保設(shè)備的正確使用和維護。2.操作規(guī)范：制定設(shè)備操作規(guī)范，要求使用人員嚴格按照操作規(guī)范進行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或信息泄露。3.設(shè)備更新：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要，及時對保密室內(nèi)的設(shè)備進行更新?lián)Q代，確保設(shè)備的性能和安全性滿足工作要求。六、保密室的安全管理（一）安全制度與責(zé)任1.安全制度：建立健全保密室安全管理制度，明確安全管理的各項要求和措施，確保保密室的安全運行。2.安全責(zé)任：明確保密室安全管理的責(zé)任主體，各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，做好保密室的安全管理工作。保密管理部門負責(zé)對保密室安全管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）安全防范措施1.門禁管理：嚴格門禁管理，對進入保密室的人員進行身份驗證，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入。門禁系統(tǒng)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.監(jiān)控管理：加強監(jiān)控管理，確保監(jiān)控系統(tǒng)24小時實時監(jiān)控。監(jiān)控數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，保存一定期限，以備查詢。3.防盜管理：采取有效的防盜措施，如安裝防盜報警裝置、加固門窗等，防止機密信息被盜取。4.防火管理：配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。制定防火應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高人員的防火意識和應(yīng)急處置能力。5.防潮防蟲防鼠管理：做好防潮防蟲防鼠工作，對保密室內(nèi)的文件資料和設(shè)備采取必要的防護措施，如放置干燥劑、防蟲藥、防鼠板等，確保文件資料和設(shè)備不受潮、蟲、鼠的侵害。（三）安全檢查與隱患排查1.定期檢查：定期對保密室進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置、消防設(shè)備、文件資料存儲等方面。檢查人員應(yīng)填寫安全檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.隱患排查：不定期對保密室進行隱患排查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對排查出的重大安全隱患，應(yīng)立即采取措施進行整改，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.應(yīng)急處置：制定保密室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程和措施。在發(fā)生安全事故或緊急情況時，能夠迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失和影響。七、保密室的人員管理（一）人員保密培訓(xùn)1.培訓(xùn)計劃：制定保密室人員保密培訓(xùn)計劃，定期組織人員參加保密培訓(xùn)，提高人員的保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)知識、保密意識教育等方面。培訓(xùn)方式可采用集中授課培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。3.培訓(xùn)考核：對參加保密培訓(xùn)的人員進行考核，考核結(jié)果應(yīng)作為人員晉升、獎勵、處罰的重要依據(jù)。對考核不合格的人員，應(yīng)進行補考或重新培訓(xùn)，直至考核合格。（二）人員保密監(jiān)督1.日常監(jiān)督：保密管理部門應(yīng)加強對保密室人員的日常監(jiān)督，檢查人員的工作行為是否符合保密規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.定期審查：定期對保密室人員進行審查，審查內(nèi)容包括人員的工作表現(xiàn)、保密意識、保密工作執(zhí)行情況等方面。對審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及