PAGE采購品類制度及規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購品類管理，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和有效性，提高采購質(zhì)量，保障公司運(yùn)營需求，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購品類相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。涵蓋公司各部門、各層級在采購過程中對各類采購品類的操作與管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合公司實(shí)際需求的采購品類，確保所采購的物資和服務(wù)能夠滿足公司運(yùn)營和業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開、公平、公正，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會，采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地公開披露，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。5.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，在采購活動(dòng)中遵循誠實(shí)信用原則，履行雙方約定的權(quán)利和義務(wù)，共同維護(hù)良好的商業(yè)秩序。二、采購品類分類與編碼（一）采購品類分類1.原材料類：包括生產(chǎn)所需的各種基礎(chǔ)材料，如鋼材、木材、塑料顆粒、化工原料等，是公司產(chǎn)品制造的直接物質(zhì)基礎(chǔ)。2.設(shè)備類：涵蓋各類生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等，如機(jī)床、電腦、打印機(jī)、叉車等，用于支持公司的生產(chǎn)運(yùn)營和日常辦公。3.辦公用品類：指日常辦公過程中使用的各類物品，如文具、紙張、文件夾、辦公家具等，保障辦公活動(dòng)的正常開展。4.服務(wù)類：包括但不限于物流服務(wù)、維修服務(wù)、咨詢服務(wù)、軟件服務(wù)等，為公司提供非實(shí)物形態(tài)的支持和幫助。（二）采購品類編碼規(guī)則1.采用層次編碼法，編碼由若干位數(shù)字組成，每一位數(shù)字代表特定的含義。2.第一位數(shù)字表示采購品類的大類，如1代表原材料類，2代表設(shè)備類，3代表辦公用品類，4代表服務(wù)類。3.第二位數(shù)字表示大類下的中類，根據(jù)具體品類的特點(diǎn)和屬性進(jìn)行細(xì)分。例如，原材料類中，11表示金屬材料，12表示木材等。4.第三位及以后的數(shù)字表示中類下的具體小類或單品，進(jìn)一步細(xì)化采購品類。如設(shè)備類中，如果21表示生產(chǎn)設(shè)備，211可表示機(jī)床，21101可表示某一型號的機(jī)床。5.編碼應(yīng)具有唯一性，確保每個(gè)采購品類都有一個(gè)獨(dú)立且明確的編碼，便于采購管理、庫存管理、數(shù)據(jù)分析等工作的開展。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需求等實(shí)際情況，定期或不定期提出采購需求。采購需求應(yīng)明確采購品類的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對于緊急采購需求，應(yīng)及時(shí)填寫緊急采購申請表，說明緊急原因，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。（二）采購申請審批1.采購申請應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。一般采購需求由部門負(fù)責(zé)人審核，涉及金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理等多級審批。2.審批人員應(yīng)重點(diǎn)審查采購需求的必要性、合理性、預(yù)算情況等，確保采購活動(dòng)符合公司利益和整體戰(zhàn)略規(guī)劃。對于不符合要求的采購申請，應(yīng)及時(shí)退回并說明理由。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購品類的特點(diǎn)和要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評估其是否符合公司的采購要求。對于重要采購品類的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的評審，確保其具備良好的合作條件。2.供應(yīng)商評估與考核建立供應(yīng)商評估體系，定期對已合作的供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進(jìn)供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)終止合作，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價(jià)格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合作的順利進(jìn)行。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請和選定的供應(yīng)商，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購品類的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格（含單價(jià)和總價(jià)）、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.采購合同初稿完成后，提交法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進(jìn)行審核。法律部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.經(jīng)法律審核通過后的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后正式簽訂。合同簽訂應(yīng)遵循公司規(guī)定的授權(quán)流程，確保合同簽訂的有效性和合規(guī)性。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購品類的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如遇訂單變更或問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批和記錄。（六）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)驗(yàn)收部門（如質(zhì)量部門、使用部門等）做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員職責(zé)。2.物資到貨后，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和測試，確保其符合質(zhì)量要求。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。對于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，并跟蹤處理結(jié)果。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證。2.付款申請單按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查付款申請的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，確保付款符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度。3.經(jīng)審批通過后的付款申請，由財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理與控制（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)中斷等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)營安全。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、欺詐等情況，可能導(dǎo)致采購合同無法履行，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)不符合法律法規(guī)要求，可能引發(fā)法律糾紛，給公司造成不良影響和經(jīng)濟(jì)損失。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程不規(guī)范、審批不嚴(yán)、信息溝通不暢等內(nèi)部管理問題，可能導(dǎo)致采購效率低下、成本增加、腐敗等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.建立風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系，對識別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評估。評估指標(biāo)可包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險(xiǎn)等級等方面。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類分級管理。對于高風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)制定專門的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，重點(diǎn)監(jiān)控和防范；對于低風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，可適當(dāng)簡化風(fēng)險(xiǎn)管理流程，但仍需保持關(guān)注。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握采購品類的市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)化采購計(jì)劃，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，避免因供應(yīng)短缺導(dǎo)致的采購困難。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，拓寬供應(yīng)渠道，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。增加驗(yàn)收環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)頻次和深度，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量不合格的物資，及時(shí)采取退貨、換貨、整改等措施。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對對供應(yīng)商進(jìn)行全面的盡職調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)情況等，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。在采購合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期評估供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。如遇供應(yīng)商違約，應(yīng)依法追究其責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和合規(guī)操作能力。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，聘請專業(yè)法律顧問進(jìn)行全程參與，對采購合同等法律文件進(jìn)行審核把關(guān)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對完善采購管理制度和流程，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)采購過程的內(nèi)部控制。加強(qiáng)采購信息溝通與共享，建立采購信息管理系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞采購需求、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收付款等信息，提高采購效率和透明度。加強(qiáng)對采購人員的監(jiān)督和考核，建立廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，防止采購過程中的腐敗行為。對違反制度規(guī)定的采購人員，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等各項(xiàng)采購支出的總和，評估采購活動(dòng)是否實(shí)現(xiàn)了成本節(jié)約目標(biāo)。2.采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，衡量采購物資的質(zhì)量是否符合要求。3.交貨期：以按時(shí)交貨率為指標(biāo)，評估供應(yīng)商是否能夠按照合同約定的時(shí)間交付物資。4.采購效率：如采購周期、訂單處理時(shí)間等指標(biāo)，反映采購部門的工作效率和響應(yīng)速度。5.供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率等指標(biāo)，評估采購部門對供應(yīng)商的管理效果。（二）評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進(jìn)行一次定期評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照評估指標(biāo)進(jìn)行量化分析。2.對比分析：將采購績效與公司設(shè)定的目標(biāo)值、歷史數(shù)據(jù)以及同行業(yè)先進(jìn)水平進(jìn)行對比分析，找出差距和改進(jìn)方向。3.問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部各部門發(fā)放采購績效調(diào)查問卷，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議，作為評估采購績效的參考依據(jù)。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對于績效優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會等；對于績效不佳的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評教育，并制定改進(jìn)措施，限期整改。2.將采購績效評估結(jié)果反饋給采購部門，幫助其總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)調(diào)整采購策略和工作方法，持續(xù)提高采購績效水平。3.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對公司的采購管理制度和流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，使其更加符合公司實(shí)際需求和業(yè)務(wù)發(fā)展要求。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司采購