PAGE檔案室使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本使用規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室使用的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性和保密性的原則。2.檔案室的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案室管理職責(zé)（一）檔案室管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等。2.制定和完善檔案室的各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的存儲(chǔ)和保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.協(xié)助檔案室做好檔案的整理、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。3.對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷(xiāo)毀。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，可采用年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)形成的檔案應(yīng)在次年上半年整理完畢并移交檔案室。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門(mén)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自檢，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，合格后辦理接收手續(xù)。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，做到賬物相符。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：檔案利用者因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、日期、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面綜合分析判斷其保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等，判斷其是否具有繼續(xù)保存的必要。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等，銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等管理，確保電子檔案的規(guī)范存儲(chǔ)。3.建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的管理要求進(jìn)行，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.對(duì)電子檔案的利用應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保電子檔案的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)本公司/組織的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他指定部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合規(guī)定。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案安全防范措施的落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案室的某些環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整