PAGE部隊(duì)收發(fā)室規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)部隊(duì)收發(fā)室管理，確保文件、信函、包裹等收發(fā)工作的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高工作效率，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于部隊(duì)收發(fā)室全體工作人員及涉及收發(fā)業(yè)務(wù)的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確原則：確保收發(fā)信息的準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤或延誤。2.及時(shí)原則：及時(shí)處理各類收發(fā)文件，做到不積壓、不拖延，確保信息傳遞的時(shí)效性。3.安全原則：保障收發(fā)文件的安全，防止文件丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及軍事機(jī)密、敏感信息等進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、收發(fā)室人員職責(zé)（一）收發(fā)室主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)收發(fā)室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收發(fā)室人員的工作安排、培訓(xùn)、考核等，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作效率。3.審核收發(fā)文件的登記、分發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)，確保工作流程規(guī)范、準(zhǔn)確。4.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時(shí)解決收發(fā)工作中出現(xiàn)的問題，保障收發(fā)工作的順利進(jìn)行。5.定期對收發(fā)室的工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善收發(fā)室的管理工作。（二）收發(fā)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各類文件、信函、包裹等的接收、登記、分揀、分發(fā)工作，確保收發(fā)信息準(zhǔn)確無誤。2.嚴(yán)格遵守收發(fā)工作流程和操作規(guī)范，對收到的文件進(jìn)行認(rèn)真核對，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。3.做好收發(fā)文件的保管工作，按照規(guī)定的分類和存放方式進(jìn)行整理，確保文件安全、有序。4.及時(shí)將分發(fā)后的文件送達(dá)收件人，并做好簽收記錄，保證文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。5.協(xié)助主管做好收發(fā)室的其他相關(guān)工作，如文件統(tǒng)計(jì)、報(bào)表制作等。（三）機(jī)要收發(fā)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞、保管等工作，嚴(yán)格遵守機(jī)要保密規(guī)定。2.對機(jī)要文件進(jìn)行單獨(dú)登記、編號(hào)，實(shí)行專人專管，確保機(jī)要文件的安全保密。3.按照規(guī)定的機(jī)要傳遞渠道和方式，及時(shí)、準(zhǔn)確地將機(jī)要文件送達(dá)指定地點(diǎn)，并做好交接手續(xù)。4.定期對機(jī)要文件進(jìn)行清查、核對，確保機(jī)要文件的完整性和準(zhǔn)確性。5.參加機(jī)要保密培訓(xùn)，提高機(jī)要保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止機(jī)要文件泄密事件的發(fā)生。三、收發(fā)工作流程（一）文件接收1.收發(fā)員在收到外部送達(dá)的文件、信函、包裹等后，應(yīng)立即進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形等情況。2.對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)等信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.將收到的文件按照類別進(jìn)行初步分揀，如軍事文件、行政文件、內(nèi)部資料等，以便后續(xù)處理。（二）文件分揀1.根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、收件部門等因素，對已登記的文件進(jìn)行進(jìn)一步分揀。2.將分揀后的文件分別放置在相應(yīng)的文件筐或文件夾中，標(biāo)注清晰，便于查找和分發(fā)。3.對于機(jī)要文件，應(yīng)按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和處理，確保機(jī)要文件的安全保密。（三）文件分發(fā)1.按照規(guī)定的分發(fā)流程，將分揀后的文件分發(fā)給各收件部門或個(gè)人。2.對于重要文件或急件，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行分發(fā)，并及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。3.在分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)與收件人進(jìn)行當(dāng)面交接，核對文件名稱、份數(shù)等信息，確保收件人簽字確認(rèn)。（四）文件傳遞1.對于需要傳遞到其他部門或單位的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳遞渠道和方式進(jìn)行傳遞。2.可以采用內(nèi)部郵件、專人送達(dá)、機(jī)要通信等方式進(jìn)行文件傳遞，確保文件傳遞的安全、及時(shí)。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)做好跟蹤記錄，及時(shí)了解文件的傳遞情況，確保文件按時(shí)送達(dá)。（五）文件保管1.收發(fā)室應(yīng)設(shè)置專門的文件保管區(qū)域，配備必要的文件柜、保險(xiǎn)箱等保管設(shè)備。2.對各類文件進(jìn)行分類存放，按照文件的類別、年度、月份等進(jìn)行編號(hào)和整理，便于查找和管理。3.定期對文件進(jìn)行清查、核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對于重要文件和保密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保文件的安全保密。四、收發(fā)室安全管理（一）人員安全1.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保自身安全。2.在接收和分發(fā)大件包裹、重物時(shí)，應(yīng)注意防止受傷，必要時(shí)可尋求他人協(xié)助。3.加強(qiáng)對收發(fā)室工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生意外事故。（二）文件安全1.嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，對涉及軍事機(jī)密、敏感信息等文件進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。2.加強(qiáng)對文件保管區(qū)域的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止文件被盜、丟失。3.定期對文件保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，保障文件安全。（三）消防安全1.收發(fā)室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.保持收發(fā)室內(nèi)消防通道暢通，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.加強(qiáng)對收發(fā)室工作人員的消防安全教育，提高消防安全意識(shí)，掌握基本的消防知識(shí)和技能。五、收發(fā)室保密管理（一）保密制度1.建立健全收發(fā)室保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，確保文件收發(fā)過程中的信息安全。2.對涉及軍事機(jī)密、敏感信息等文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，實(shí)行專人專管、加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.收發(fā)室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對工作人員的保密教育和管理。（二）保密措施1.在文件接收、分揀、分發(fā)等過程中，嚴(yán)格控制文件的接觸范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到相關(guān)文件。2.對機(jī)要文件的傳遞過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保機(jī)要文件的安全保密。3.定期對收發(fā)室的保密工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，防止發(fā)生泄密事件。（三）泄密處理1.一旦發(fā)現(xiàn)文件收發(fā)過程中出現(xiàn)泄密事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。2.配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明泄密原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，減少損失。3.對泄密責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，依法追究其法律責(zé)任。六、收發(fā)室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)收發(fā)工作的實(shí)際需要，配備必要的設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、文件柜、保險(xiǎn)箱、監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.設(shè)備的配備應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確保設(shè)備的性能和質(zhì)量。（二）設(shè)備維護(hù)1.建立設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對設(shè)備的故障應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，記錄維修情況和維修結(jié)果，建立設(shè)備維修檔案。3.按照規(guī)定的使用期限和要求，及時(shí)更新和更換設(shè)備，保證設(shè)備的先進(jìn)性和適用性。（三）設(shè)備使用1.制定設(shè)備操作規(guī)程，明確設(shè)備的使用方法和注意事項(xiàng)，確保設(shè)備的正確使用。2.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和參數(shù)。3.對設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用內(nèi)容等，便于設(shè)備管理和統(tǒng)計(jì)分析。七、收發(fā)室信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立收發(fā)室信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件收發(fā)、登記、分發(fā)、傳遞、保管等工作流程的信息化管理。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等功能，提高工作效率和管理水平。3.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等措施，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（二）電子文件管理1.對電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照電子文件的類別、年度、月份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件索引和目錄。2.加強(qiáng)對電子文件的保密管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，防止電子文件泄密。3.定期對電子文件進(jìn)行備份，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化培訓(xùn)1.加強(qiáng)對收發(fā)室工作人員的信息化培訓(xùn)，提高工作人員的信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息化管理系統(tǒng)的操作使用、電子文件的處理、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等。3.定期組織信息化培訓(xùn)考核，確保工作人員熟練掌握信息化管理技能。八、收發(fā)室檔案管理（一）檔案收集1.及時(shí)收集收發(fā)工作中形成的各類文件、資料、記錄等，作為檔案進(jìn)行管理。2.檔案收集應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案的類別、年度、月份等進(jìn)行編號(hào)和排序。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管區(qū)域，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)備等。2.對檔案進(jìn)行妥善保管，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行分類存放，便于檔案的管理和銷毀。（四）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.對需要查閱檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，確保檔案的安全和保密。3.按照規(guī)定的期限和要求，及時(shí)歸還借閱的檔案，防止檔案丟失或損壞。九、收發(fā)室工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括文件收發(fā)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性等方面的考核。2.工作態(tài)度：包括工作責(zé)任心、工作積極性、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神等方面的考核。3.業(yè)務(wù)能力：包括業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能、信息化應(yīng)用能力等方面的考核。4.安全保密：包括安全管理、保密制度執(zhí)行等方面的考核。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對收發(fā)室工作人員進(jìn)行一次定期考核，考核結(jié)果作為績效獎(jiǎng)金發(fā)放和崗位調(diào)整的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對收發(fā)室工作人員進(jìn)行不定期考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題。3.自我評價(jià)：收發(fā)室工作人員應(yīng)定期進(jìn)行自我評價(jià)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施和建議。（三）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的收發(fā)室工作人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金