PAGE制定會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本會議制度規(guī)范。本制度旨在明確會議的組織、流程、要求等方面的標(biāo)準(zhǔn)，使公司/組織內(nèi)各類會議能夠有序、高效地召開，為公司/組織的決策、溝通、協(xié)調(diào)等工作提供有力支持，促進(jìn)公司/組織的穩(wěn)定發(fā)展，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及全體員工參與的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞工作目標(biāo)，注重解決實際問題，提高工作效率，避免形式主義。2.精簡節(jié)約原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，減少不必要的會議開支，降低會議成本。3.溝通協(xié)調(diào)原則：通過會議加強(qiáng)各部門、各崗位之間的溝通與協(xié)調(diào)，促進(jìn)信息共享，形成工作合力。4.責(zé)任明確原則：明確會議組織、參與人員的職責(zé)，確保會議各項工作有序進(jìn)行，會議決議得到有效執(zhí)行。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司級會議1.定義：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持召開，涉及公司整體戰(zhàn)略、重要決策、重大事項等方面的會議。2.職責(zé)分工會議組織者：通常為公司行政部門，負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、記錄等工作。主持人：公司高層領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會議的主持、引導(dǎo)議程、決策拍板等。參會人員：公司各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等。會議記錄人：由行政部門指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議等。（二）部門會議1.定義：由各部門負(fù)責(zé)人主持召開，圍繞本部門工作安排、進(jìn)展情況、問題解決等方面的會議。2.職責(zé)分工會議組織者：各部門內(nèi)部指定人員，負(fù)責(zé)會議的通知、場地安排、資料準(zhǔn)備等。主持人：部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)會議的組織和主持。參會人員：本部門全體員工或相關(guān)崗位人員。會議記錄人：由部門內(nèi)部指定人員擔(dān)任，記錄會議要點和工作安排。（三）專項工作會議1.定義：針對公司特定專項工作，如項目推進(jìn)、新產(chǎn)品研發(fā)、市場推廣等召開的會議。2.職責(zé)分工會議組織者：根據(jù)專項工作的牽頭部門確定，負(fù)責(zé)會議的整體策劃和組織。主持人：通常為專項工作的負(fù)責(zé)人或牽頭部門領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)主導(dǎo)會議進(jìn)程。參會人員：涉及專項工作的相關(guān)部門人員、合作單位代表等。會議記錄人：由組織者指定人員擔(dān)任，詳細(xì)記錄專項工作的討論內(nèi)容、任務(wù)分工、時間節(jié)點等。（四）臨時會議1.定義：因工作中突發(fā)情況、緊急任務(wù)等臨時召集召開的會議。2.職責(zé)分工會議組織者：根據(jù)緊急情況的觸發(fā)部門或領(lǐng)導(dǎo)指示確定，迅速組織會議籌備。主持人：視情況由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人擔(dān)任。參會人員：根據(jù)臨時會議的主題和需求確定，可能涉及部分部門或特定崗位人員。會議記錄人：由組織者盡快指定，記錄會議應(yīng)對措施和后續(xù)工作安排。三、會議組織流程（一）會議籌備階段1.確定會議主題和目的發(fā)起會議的部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確會議要討論的核心問題和期望達(dá)成的目標(biāo)，確保會議主題清晰、目的明確。對于重要會議，需提前進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，為會議決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息支持。2.確定會議時間、地點和參會人員根據(jù)會議主題和目的，合理安排會議時間，避免與重要工作或其他會議沖突。選擇合適的會議地點，確保場地設(shè)施滿足會議需求，交通便利，環(huán)境適宜。明確參會人員名單，并提前發(fā)送會議通知。通知應(yīng)包含會議主題、時間、地點、議程、需準(zhǔn)備的資料等信息，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。3.準(zhǔn)備會議資料根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報告、數(shù)據(jù)、圖表等資料。資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。將會議資料提前發(fā)送給參會人員，以便他們提前熟悉內(nèi)容，提高會議效率。4.安排會議記錄人員根據(jù)會議類型和規(guī)模，確定會議記錄人員。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和理解能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。提前向記錄人員明確會議記錄的要求和重點，如記錄格式、特殊事項記錄等。（二）會議召開階段1.會議簽到會議開始前設(shè)置簽到環(huán)節(jié)，參會人員應(yīng)按時簽到，以確保會議的準(zhǔn)時召開和對參會人員的有效統(tǒng)計。簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、職務(wù)等信息。2.主持人開場主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程安排以及參會人員。強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，集中精力參與會議，不得隨意走動、交頭接耳。3.會議議程推進(jìn)按照預(yù)定的會議議程進(jìn)行討論和交流。主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞主題展開發(fā)言，鼓勵充分發(fā)表意見和建議，但要注意控制會議節(jié)奏，避免偏離主題或出現(xiàn)冗長、無序的討論。對于重要觀點和決策事項，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并確保參會人員理解和確認(rèn)。涉及多個議題的會議，應(yīng)合理分配時間，確保每個議題都能得到充分討論。4.會議記錄記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項、任務(wù)分工、時間節(jié)點等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，使用規(guī)范的語言和格式。對于重要的決策和意見，應(yīng)盡量記錄原話。會議過程中，記錄人員可適時對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理和補(bǔ)充，確保記錄的完整性。（三）會議結(jié)束階段1.會議總結(jié)主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識和決策事項。明確會議成果和下一步工作方向，強(qiáng)調(diào)各部門和人員在落實會議決議中的職責(zé)和任務(wù)。2.決議確認(rèn)對于會議形成的決議，主持人應(yīng)向參會人員進(jìn)行宣讀和確認(rèn)，確保參會人員理解并認(rèn)同決議內(nèi)容。如有需要，可對決議進(jìn)行詳細(xì)解釋和說明，解答參會人員的疑問。3.會議紀(jì)要發(fā)布會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會議主要內(nèi)容、決議事項、任務(wù)分工和時間要求等。會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員，并根據(jù)需要抄送至相關(guān)部門或人員。會議紀(jì)要應(yīng)作為會議的重要文件存檔，以備后續(xù)查閱和執(zhí)行參考。4.會議評估定期對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員對會議組織、議程安排、討論效果等方面的反饋意見。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會議組織和管理工作，提高會議質(zhì)量和效率。四、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員紀(jì)律1.按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議組織者請假并說明原因。2.會議期間應(yīng)保持良好的秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話、收發(fā)短信或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。3.認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人講話。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行闡述，避免出現(xiàn)爭吵或混亂局面。4.積極參與會議討論和決策，充分發(fā)表自己的觀點和建議，為解決問題和推動工作貢獻(xiàn)力量。5.嚴(yán)格遵守會議保密規(guī)定，對于會議中涉及的機(jī)密信息、商業(yè)秘密、未公開的決策等，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議組織者要求1.認(rèn)真做好會議籌備工作，確保會議各項準(zhǔn)備工作充分、到位，包括會議資料準(zhǔn)備、場地安排、設(shè)備調(diào)試等。2.提前通知參會人員會議相關(guān)信息，確保參會人員能夠按時、準(zhǔn)確地參加會議。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準(zhǔn)備。3.會議期間負(fù)責(zé)維持會議秩序，及時處理會議中出現(xiàn)的各種問題，確保會議順利進(jìn)行。4.按照會議記錄要求，組織記錄人員準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，并在會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要。5.跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向相關(guān)人員反饋執(zhí)行進(jìn)展，確保會議決策得到有效落實。（三）會議記錄人員要求1.具備良好的文字記錄能力和速記技巧，能夠快速、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容。2.熟悉會議主題和議程，明確記錄重點，確保記錄內(nèi)容完整、有條理。3.會議期間保持專注，認(rèn)真傾聽每一個發(fā)言，不得遺漏重要信息。對于模糊不清或有疑問的內(nèi)容，應(yīng)及時向發(fā)言人確認(rèn)。4.記錄完成后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰，能夠準(zhǔn)確反映會議主要內(nèi)容和決議事項。5.對會議記錄和紀(jì)要的保密性負(fù)責(zé)，不得將記錄內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。五、會議時間與場地管理（一）會議時間管理1.嚴(yán)格控制會議時長，根據(jù)會議主題和議程合理安排時間。一般情況下，公司級會議時長不宜超過[X]小時，部門會議時長不宜超過[X]小時，專項工作會議根據(jù)實際情況靈活掌握，但也要避免過長或過短。2.會議組織者應(yīng)提前規(guī)劃好每個議程環(huán)節(jié)的時間分配，并在會議過程中嚴(yán)格按照時間安排推進(jìn)，確保會議按時結(jié)束。對于超時的會議環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和引導(dǎo)。3.如因特殊情況需要延長會議時間，會議組織者應(yīng)提前向參會人員說明原因，并征求參會人員的意見。（二）會議場地管理1.根據(jù)會議規(guī)模和需求選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，溫度、濕度適宜，桌椅擺放整齊，音響、投影儀等設(shè)備正常運(yùn)行。2.提前對會議場地進(jìn)行檢查和布置，確保場地整潔、衛(wèi)生，資料擺放有序，設(shè)備調(diào)試正常。對于重要會議，可適當(dāng)進(jìn)行場地裝飾，營造良好的會議氛圍。3.會議期間安排專人負(fù)責(zé)場地服務(wù)，及時提供茶水、咖啡等飲品，保持場地環(huán)境整潔。會議結(jié)束后，及時清理場地，恢復(fù)原狀。六、會議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、類型、時間、場地等因素，提前編制會議費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括場地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、交通費(fèi)用等各項開支明細(xì)。2.會議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。在預(yù)算執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制各項費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開支。（二）費(fèi)用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議費(fèi)用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度的要求進(jìn)行報銷申請。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用清單等，確保憑證真實、合法、有效。2.報銷申請應(yīng)注明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、費(fèi)用明細(xì)等信息，并附上會議通知、會議紀(jì)要等相關(guān)文件作為附件。3.財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定對報銷申請進(jìn)行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合報銷規(guī)定的費(fèi)用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。七、附則（一）解釋權(quán)本會議制度規(guī)范