PAGE證明信格式規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織證明信的格式與使用，確保證明信的真實性、準確性和嚴肅性，維護公司/組織的正常辦公秩序，保護公司/組織及相關人員的合法權益。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在辦理各類事務時涉及證明信開具的相關活動。3.基本原則（1）依法依規(guī)原則：證明信的開具必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，不得出具虛假、違法或違規(guī)的證明。（2）真實準確原則：證明信內容應基于真實事實，所提供的信息必須準確無誤，不得隱瞞或歪曲事實。（3）嚴格審批原則：證明信的開具需經過嚴格的審批流程，確保其必要性和合理性。（4）規(guī)范格式原則：證明信應采用統(tǒng)一規(guī)范的格式，以保證其嚴肅性和規(guī)范性。二、證明信的定義與分類1.定義證明信是公司/組織為證明員工身份、工作經歷、業(yè)務往來、相關事實等情況而出具的書面文件，具有法律效力。2.分類（1）員工身份證明信：用于證明員工的身份信息，如姓名、性別、身份證號碼、職務、入職時間等。（2）工作經歷證明信：用于證明員工在公司/組織內的工作經歷，包括工作起止時間、崗位名稱、工作職責等。（3）業(yè)務往來證明信：用于證明公司/組織與外部單位或個人之間的業(yè)務往來情況，如合作項目、交易金額、交易時間等。（4）事實證明信：用于證明特定事件或情況的真實性，如員工的業(yè)績表現、獎懲情況、會議紀要等。三、證明信的格式要求1.紙張規(guī)格證明信應使用公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的紙張，一般為A4紙。2.字體字號（1）標題：一般使用二號宋體加粗字體，居中排列。（標題內容：關于[具體事項]的證明信）（2）正文：一般使用四號宋體字體，行距為1.5倍。（3）落款：一般使用四號宋體字體。3.編號規(guī)則證明信應按照一定的編號規(guī)則進行編號，編號格式為：[年份][部門代碼][序號]。例如：202301001，表示2023年由01部門開具的第1封證明信。4.內容結構證明信應包括以下內容：（1）標題：明確證明信的主題。（2）正文：詳細闡述證明的事項，包括事實依據、相關數據等。（3）落款：注明公司/組織名稱、開具日期，并加蓋公司/組織公章。（4）附件：如有相關附件，應在證明信中注明附件名稱及數量，并隨證明信一并提供。四、證明信的開具流程1.申請（1）員工如需開具證明信，應填寫《證明信申請表》，詳細說明證明信的用途、證明事項、涉及時間范圍等內容。（2）申請表應經申請人所在部門負責人審核簽字，確認申請事項的真實性和必要性。2.審核（1）證明信申請表提交至公司/組織辦公室后，辦公室工作人員對申請內容進行初步審核，檢查申請手續(xù)是否齊全、證明事項是否符合規(guī)定范圍等。（2）對于涉及重要事項或金額較大的證明信，辦公室應提交公司/組織相關領導進行審批。3.開具（1）經審核通過的證明信申請，由辦公室指定專人按照規(guī)范格式進行開具。（開具人員應認真核對申請表內容與相關事實依據，確保證明信內容準確無誤。）（2）證明信開具完成后，應在信紙上加蓋公司/組織公章，并進行編號登記。4.發(fā)放（1）證明信開具后，由辦公室工作人員通知申請人領取。（2）申請人領取證明信時，應在《證明信領取登記表》上簽字確認。五、證明信的審批權限1.一般證明信對于一般性的證明信，如員工身份證明信、工作經歷證明信等，由申請人所在部門負責人審核簽字后，即可開具。2.重要證明信對于涉及重要事項或金額較大的證明信，如業(yè)務往來證明信、事實證明信等，需經公司/組織相關領導審批后方可開具。審批流程如下：（1）申請人填寫《證明信申請表》，經所在部門負責人審核簽字后，提交至公司/組織辦公室。（2）辦公室工作人員對申請內容進行初步審核后，將申請表提交至公司/組織相關領導。（3）公司/組織相關領導根據申請事項的重要程度和影響范圍，進行審批簽字。（4）審批通過后，辦公室按照規(guī)定格式開具證明信，并加蓋公司/組織公章。六、證明信的存檔與查詢1.存檔（1）證明信開具后，辦公室應將證明信原件及《證明信申請表》等相關資料進行存檔。（2）存檔資料應按照編號順序進行整理，建立電子和紙質檔案，以便于查詢和管理。2.查詢（1）公司/組織內部人員如需查詢證明信存檔資料，應填寫《證明信查詢申請表》，注明查詢原因和查詢內容。（2）申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至辦公室。（3）辦公室工作人員根據申請內容進行查詢，并將查詢結果反饋給申請人。（4）對于涉及外部單位或個人查詢證明信存檔資料的情況，應按照公司/組織相關規(guī)定進行審批，并提供必要的手續(xù)和證明材料。七、證明信的使用與管理1.使用范圍證明信僅用于公司/組織內部及與外部單位或個人辦理相關事務時的證明用途，不得用于其他非法或違規(guī)活動。2.使用要求（1）證明信應在規(guī)定的有效期內使用，過期證明信無效。（2）證明信的內容不得擅自涂改，如有涂改，應在涂改處加蓋公司/組織公章確認。（3）證明信應妥善保管，不得轉借、轉讓或出售給他人。3.回收與銷毀（1）證明信使用完畢后，如涉及的事務已經完成或證明信已不再需要，應及時將證明信原件交回公司/組織辦公室。（2）辦公室工作人員對回收的證明信進行審核，確認其使用情況和有效性后，進行銷毀處理。銷毀記錄應妥善保存，以備查詢。八、違規(guī)責任1.對于開具虛假證明信（1）如發(fā)現員工或部門開具虛假證明信，公司/組織將視情節(jié)輕重給予嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。（2）因開具虛假證明信給公司/組織或第三方造成損失的，開具方應承擔相應的賠償責任。2.對于違規(guī)使用證明信（1）如發(fā)現員工違規(guī)使用證明信，公司/組織將給予批評教育，并責令其立即改正。（2）如因違規(guī)使用證明信給公司/組織造成不良影響或損失的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.對于違反證明信格式規(guī)范制度（1）如發(fā)現員工或部門違反證明信格式規(guī)范制度，公司/組織將責令其限期整改，并對相關責任人進行批評教育。（2）如因違反格式規(guī)范制度導致證明信無效或產