PAGE加油卡使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用行為，確保加油卡使用的安全、準(zhǔn)確、高效，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備加油卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.合法性原則：加油卡的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確性原則：確保加油記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，費(fèi)用核算清晰。3.安全性原則：保障加油卡信息安全，防止被盜用、冒用。4.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)合理使用加油卡，降低油耗成本。二、加油卡的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)流程1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《加油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明車輛信息、預(yù)計(jì)月加油量等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。3.行政管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）辦理要求1.行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)加油卡的辦理工作，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的加油站合作。2.辦理加油卡時(shí)，需提供準(zhǔn)確的車輛信息及相關(guān)證明文件，確保與申請(qǐng)表一致。3.加油卡辦理完成后，由行政管理部門統(tǒng)一領(lǐng)取，并做好登記備案。三、加油卡的發(fā)放與保管（一）發(fā)放1.加油卡由行政管理部門發(fā)放至車輛使用部門指定的專人手中。2.發(fā)放時(shí)需填寫《加油卡發(fā)放登記表》，記錄加油卡卡號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。3.領(lǐng)取人需簽字確認(rèn)，并承諾遵守本制度規(guī)范。（二）保管1.加油卡領(lǐng)取人負(fù)責(zé)加油卡的日常保管，必須妥善保管加油卡，防止丟失、損壞。2.如加油卡不慎丟失，領(lǐng)取人應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告，并協(xié)助辦理掛失手續(xù)。因保管不善導(dǎo)致加油卡被盜用、冒用的，由領(lǐng)取人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.加油卡不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁用于非公司車輛加油。四、加油卡充值管理（一）充值申請(qǐng)1.車輛使用部門根據(jù)車輛油耗情況及工作需要，定期填寫《加油卡充值申請(qǐng)表》，注明充值金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。（二）充值流程1.行政管理部門審核充值申請(qǐng)表，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況及預(yù)算安排，審核通過(guò)后安排充值款項(xiàng)。3.行政管理部門持財(cái)務(wù)部門開(kāi)具的充值憑證至合作加油站進(jìn)行充值操作。（三）充值記錄1.每次充值完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)更新《加油卡充值登記表》，記錄充值時(shí)間、充值金額、充值人員等信息。2.充值記錄應(yīng)與加油站提供的充值憑證一致，確保充值信息準(zhǔn)確無(wú)誤。五、加油卡使用規(guī)范（一）加油操作1.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)選擇公司指定的合作加油站，并確保加油卡與車輛信息匹配。2.加油前，駕駛員應(yīng)向加油站工作人員出示加油卡及有效證件，確認(rèn)車輛信息。3.加油過(guò)程中，駕駛員應(yīng)監(jiān)督加油操作，確保加油量準(zhǔn)確無(wú)誤，并要求加油站工作人員提供加油發(fā)票。4.加油完成后，駕駛員應(yīng)在加油站提供的加油記錄單上簽字確認(rèn)。（二）使用范圍1.公司車輛：加油卡僅限用于公司配備的車輛加油，嚴(yán)禁用于其他任何非公司車輛。2.指定區(qū)域：加油卡的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，不得用于私人用途或其他違規(guī)行為。（三）異常情況處理1.如加油過(guò)程中發(fā)現(xiàn)加油卡出現(xiàn)異常，如無(wú)法識(shí)別、余額不符等情況，駕駛員應(yīng)立即停止加油操作，并及時(shí)與行政管理部門聯(lián)系。2.行政管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與加油站及發(fā)卡銀行溝通協(xié)調(diào)，查明原因并解決問(wèn)題。3.對(duì)于因加油卡異常導(dǎo)致的加油費(fèi)用爭(zhēng)議，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，明確責(zé)任后妥善處理。六、加油卡費(fèi)用核算與報(bào)銷（一）費(fèi)用核算1.行政管理部門每月定期收集各車輛使用部門的加油記錄單及發(fā)票，進(jìn)行加油費(fèi)用的核算。2.核算時(shí)應(yīng)確保加油記錄與充值記錄、車輛行駛里程等信息相互印證，準(zhǔn)確計(jì)算每輛車的加油費(fèi)用。3.加油費(fèi)用核算結(jié)果應(yīng)與加油站提供的對(duì)賬單一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并調(diào)整。（二）報(bào)銷流程1.車輛使用部門根據(jù)核算后的加油費(fèi)用，填寫《加油卡費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，附上加油記錄單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷處理。（三）賬目核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與行政管理部門核對(duì)加油卡賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。2.如發(fā)現(xiàn)賬目不符或存在其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行整改，同時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查加油記錄、充值記錄等相關(guān)資料。2.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。3.行政管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)加油卡使用情況及監(jiān)督檢查結(jié)果。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查加油卡管理制度的執(zhí)行情況、費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性、報(bào)銷流程的合規(guī)性等。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并提出整改建議。3.審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，作為加強(qiáng)加油卡管理的參考依據(jù)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用加油卡用于非公司車輛加油。2.將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用。3.偽造加油記錄、虛報(bào)加油費(fèi)用。4.因保管不善導(dǎo)致加油卡丟失、被盜用、冒用。5.違反加油卡使用制度規(guī)范的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，給予警告處分，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，除責(zé)令整改外，還將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣除獎(jiǎng)金、罰款等。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部或部分賠償責(zé)任。4.如違規(guī)行為涉及違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。