PAGE提名簽字制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內部提名簽字流程，確保各項事務的決策、執(zhí)行及監(jiān)督等環(huán)節(jié)有明確的責任主體，提高工作效率，保障公司/組織運營的規(guī)范性、準確性和合法性，維護公司/組織及相關利益方的權益。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內所有涉及提名、審批、簽署文件、合同、報告等各類事務的部門和人員。3.基本原則權責明確原則：明確各層級、各崗位在提名簽字過程中的職責和權限，避免職責不清導致的工作推諉或失誤。合規(guī)性原則：提名簽字行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內部的規(guī)章制度。流程規(guī)范原則：建立標準化的提名簽字流程，確保各項事務按照規(guī)定的程序進行，保證流程的嚴謹性和可追溯性。風險防控原則：通過規(guī)范提名簽字制度，有效識別、評估和控制可能出現(xiàn)的風險，保障公司/組織利益不受損害。二、提名簽字的主體與職責1.提名主體部門負責人：在其職責范圍內，根據工作需要和業(yè)務流程要求，提名相關人員、項目、事項等。例如，提名本部門員工參與特定培訓課程、提名某個項目的負責人等。部門負責人應對提名的合理性、必要性負責，并提供相關背景信息和說明。項目負責人：對于負責的項目，提名項目團隊成員、合作方、資源需求等。項目負責人需確保提名與項目目標一致，且提名人員具備相應的能力和經驗勝任相關工作。特殊情況下的提名人員：如涉及跨部門合作、重大決策等特殊情況，由公司/組織指定的相關人員進行提名。這些提名人員應基于全面了解情況的基礎上，做出客觀、準確的提名。2.簽字主體各級管理人員：根據其管理職責和授權范圍，對相關事務進行簽字確認。如部門經理對本部門預算申請、人員招聘等事項簽字；高層管理人員對重大決策、重要合同等進行簽字。管理人員簽字意味著對所簽事項的認可和承擔相應責任。專業(yè)技術人員：在其專業(yè)領域內，對涉及技術方案、專業(yè)評估等相關文件進行簽字。例如，工程師對工程設計圖紙、技術可行性報告等簽字，以確保技術內容的準確性和可靠性。財務人員：對財務報表、資金審批、費用報銷等財務相關事務進行簽字。財務人員簽字需嚴格遵循財務法規(guī)和公司/組織財務制度，確保財務數(shù)據的真實性、合規(guī)性。3.職責要求提名人員職責全面了解被提名事項或人員的相關情況，確保提名信息真實、準確、完整。說明提名的理由和依據，包括對公司/組織業(yè)務目標的影響、預期效果等。在提名過程中，如有需要，與相關部門或人員進行溝通協(xié)調，獲取必要的支持和信息。簽字人員職責在簽字前，認真審核相關文件、事項的內容，確保符合法律法規(guī)、公司/組織制度及業(yè)務要求。對簽字事項的真實性、準確性、合規(guī)性負責，不得隨意簽字。如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，應及時與提名人員或相關部門溝通核實，必要時拒絕簽字，并說明理由。三、提名簽字流程1.一般流程提名發(fā)起：提名主體根據工作需要，填寫提名申請表或相關提名文件，詳細說明提名事項的內容、背景、提名理由、預期目標等信息，并附上必要的證明材料或說明文件。提名申請表應包含提名主體信息、被提名對象信息、提名事項描述、提名時間等關鍵要素。初步審核：提名申請表提交至相關審核部門或崗位，審核人員對提名信息的完整性、合理性、合規(guī)性進行初步審查。審核內容包括提名是否符合公司/組織戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務流程要求，提名人員或事項是否具備相應的條件和資質等。如審核通過，進入下一環(huán)節(jié)；如發(fā)現(xiàn)問題，審核人員應及時與提名主體溝通，要求其補充或修正提名信息。詳細評估：對于經過初步審核的提名事項，根據具體情況組織相關部門或人員進行詳細評估。評估內容可能包括技術可行性、經濟合理性、風險評估等方面。例如，對于投資項目提名，財務部門評估投資回報率、資金來源與成本；技術部門評估項目技術方案的可行性；法務部門評估項目是否存在法律風險等。評估過程中應形成詳細的評估報告，記錄評估意見和結論。決策審批：根據提名事項的性質和重要程度，提交至相應層級的決策審批人員進行審批。決策審批人員綜合考慮提名信息、審核意見、評估報告等因素，做出批準、否決或要求進一步說明情況等決策。對于重大事項，可能需要經過多層級審批或集體決策。例如，涉及公司戰(zhàn)略調整的提名事項，可能需經過董事會審議批準。簽字確認：經決策審批通過后，相關簽字主體在規(guī)定的文件或表單上進行簽字確認。簽字應明確簽署日期，以表明簽字時間順序和責任界定。簽字確認后的文件或表單作為正式記錄存檔，作為后續(xù)工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據。2.特殊情況處理流程緊急事項：對于緊急情況下需要快速決策和處理的提名簽字事項，可適當簡化流程，但必須確保關鍵環(huán)節(jié)和審核要求不被遺漏。例如，在突發(fā)業(yè)務危機時，提名應急處理方案和相關人員，經相關負責人口頭溝通確認必要性后，可先進行緊急操作，隨后及時補辦完整的提名簽字手續(xù)，并記錄特殊情況的處理過程和原因。涉及多方利益或復雜關系的事項：當提名事項涉及多個部門、多方利益或存在復雜關系時，應組織相關利益方進行協(xié)調溝通會議。在會議上，各方充分發(fā)表意見，對提名事項進行深入討論和協(xié)商。會議應形成紀要，并作為提名簽字流程的重要參考文件。根據協(xié)商結果，再按照正常流程進行審核、評估、決策和簽字確認。外部合作事項：與外部合作伙伴相關的提名簽字事項，除遵循公司/組織內部流程外，還需與合作方進行溝通協(xié)調，確保雙方對提名事項的理解一致，并符合雙方簽訂的合作協(xié)議要求。例如，涉及與供應商簽訂重大采購合同的提名簽字，需與供應商就合同條款、交貨期、質量標準等進行確認，雙方達成共識后，再履行公司/組織內部的提名簽字流程。四、提名簽字的文件與記錄管理1.文件管理提名申請表及相關附件：提名申請表及所附的證明材料、說明文件等作為提名事項的原始記錄，應按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行分類、編號、歸檔保存。保存期限根據相關法律法規(guī)和公司/組織制度確定，一般應長期保存，以便在需要時進行查閱和追溯。審核意見與評估報告：審核部門或人員出具的審核意見、詳細評估過程中形成的評估報告等文件，應與提名申請表一同歸檔。這些文件記錄了提名事項的審查和評估過程，對于后續(xù)的決策參考和工作監(jiān)督具有重要價值。簽字確認的文件：經過簽字確認的各類文件，如合同、報告、審批表等，是公司/組織業(yè)務執(zhí)行的有效憑證，應按照規(guī)定的流程進行分發(fā)、傳遞和存檔。存檔時應確保文件的完整性和準確性，便于隨時查閱和調用。2.記錄管理建立提名簽字臺賬：設立專門的提名簽字臺賬，詳細記錄提名事項的基本信息（包括提名主體、被提名對象、提名事項描述等）、提名時間、審核過程記錄、決策審批結果、簽字時間及簽字人員等內容。臺賬應定期進行更新和維護，確保信息的及時性和準確性。電子記錄管理：除紙質記錄外，對于提名簽字相關信息應同時進行電子記錄管理。利用公司/組織的信息化系統(tǒng)，建立電子檔案庫，將提名申請表、審核意見、評估報告、簽字文件等電子文檔進行分類存儲，并設置相應的權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和查閱相關記錄。記錄的查閱與使用：公司/組織內部人員因工作需要查閱提名簽字記錄時，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。查閱記錄時不得擅自修改、刪除或泄露記錄內容。對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息的提名簽字記錄，應嚴格遵守保密規(guī)定進行管理。五、監(jiān)督與問責1.監(jiān)督機制內部審計監(jiān)督：公司/組織內部審計部門定期對提名簽字制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。審計內容包括提名簽字流程的合規(guī)性、文件記錄的完整性、簽字人員的履職情況等。通過審計發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。風險管理部門監(jiān)督：風險管理部門關注提名簽字事項可能帶來的風險，對重大提名事項進行風險評估和監(jiān)控。在提名簽字過程中，如發(fā)現(xiàn)潛在風險因素，及時提醒相關部門和人員采取措施防范風險，并對風險應對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。上級對下級的監(jiān)督：各級管理人員對下屬的提名簽字行為進行日常監(jiān)督。檢查下屬是否按照制度規(guī)定進行提名和簽字操作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正和指導，確保提名簽字工作的規(guī)范執(zhí)行。2.問責制度提名人員問責：若提名人員提供虛假信息、隱瞞重要情況或因提名不當導致公司/組織利益受損，將視情節(jié)輕重給予相應的問責。問責方式包括批評教育、績效扣分、經濟處罰、崗位調整直至解除勞動合同等。簽字人員問責：簽字人員如未認真審核簽字事項，導致簽署不符合規(guī)定的文件，給公司/組織造成損失的，應承擔相應責任。根據責任大小，給予警告、罰款、降職、撤職等問責處理。如因簽字失誤引發(fā)法律糾紛或重大經濟損失的，將依法追究其法律責任。集體決策問責：對于經過集體決策的提名簽字事項，如決策過程存在違規(guī)操作、決策失誤導致嚴重后果的，參與集體決策的人員應共同承擔相應責任。根據個人在決策中的作用和責任大小，分別給予相應的問責處理。六、培訓與宣傳1.培訓計劃制定針對提名簽字制度的培訓計劃，確保公司/組織內所有涉及提名簽字工作的人員都能熟悉制度內容和流程要求。培訓計劃應根據不同崗位和層級的需求，設計有針對性的培訓課程和內容。定期組織培訓活動，培訓頻率可根據實際情況確定，一般每年不少于[X]次。培訓方式可采用集中授課、在線學習、案例分析、模擬演練等多種形式相結合，以提高培訓效果。2.培訓內容制度解讀：詳細講解提名簽字制度的目的、適用范圍、基本原則、主體職責等內容，使培訓人員對制度有全面的理解。流程操作：對提名簽字的具體流程進行深入培訓，包括每個環(huán)節(jié)的操作要點、注意事項、相關文件的填寫要求等，確保培訓人員能夠熟練掌握流程操作。案例分析：通過實際案例分析，讓培訓人員了解提名簽字過程中可能出現(xiàn)的問題及處理方法，增強其風險意識和實際操作能力?；咏涣鳎涸O置互動環(huán)節(jié)，鼓勵培訓人員提出疑問和見解，并進行討論交流，促進培訓人員之間的經驗分享和學習。3.宣傳推廣制作提名簽字制度宣傳手冊或海報，發(fā)放至各部門，張貼在公司/組織內部的宣傳欄等顯著位置，以便員工隨時查閱和了解制度內容。利用公司/組織內部的辦公系統(tǒng)、微信群、郵件等渠道，定期推送提名簽字制度的相關信息和案例，加強制度宣傳，提高員工對制度的關注度和重視程度。在新員工入職培訓中，將提名簽字制度作為重要內容進行講解，使新員工從入職開始就了解和熟悉公司/組織的相關規(guī)定和流程。七、附則1.制度修訂