PAGE通知規(guī)范制度一、總則1.目的本通知規(guī)范制度旨在確保公司/組織內(nèi)部信息傳遞的準確性、及時性和規(guī)范性，提高工作效率，避免因通知傳達不當而導致的工作失誤或延誤，保障公司/組織各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及全體員工，包括正式員工、兼職員工、實習生等。3.基本原則準確性原則：通知內(nèi)容應準確無誤，避免模糊、歧義或錯誤信息的傳達。及時性原則：根據(jù)事項的緊急程度，及時發(fā)布通知，確保相關人員能夠及時獲取信息并采取行動。規(guī)范性原則：通知的格式、語言表達、發(fā)布流程等應符合公司/組織規(guī)定的標準和規(guī)范。可追溯性原則：所有通知應進行記錄，以便查詢和追溯信息傳遞的過程和結(jié)果。二、通知的分類及要求（一）內(nèi)部通知1.定義內(nèi)部通知是指公司/組織內(nèi)部各部門之間、部門與員工之間傳達工作安排、事項通知、信息共享等內(nèi)容的書面或電子文檔。2.分類及要求工作安排通知適用場景：用于傳達公司/組織的工作任務、項目安排、工作計劃等。內(nèi)容要求：明確工作任務的具體內(nèi)容、責任人、時間節(jié)點、工作要求及交付成果等。例如，“現(xiàn)安排市場部在本月底前完成新產(chǎn)品市場調(diào)研報告，報告需涵蓋市場現(xiàn)狀、競爭對手分析、目標客戶群體及市場推廣建議等內(nèi)容，由張三負責收集資料并撰寫，李四協(xié)助審核，報告完成后提交至總經(jīng)理辦公室。”格式要求：標題應簡潔明了，準確概括通知主題；正文應條理清晰，分段表述；結(jié)尾需注明發(fā)布部門及發(fā)布日期。事項通知適用場景：傳達公司/組織內(nèi)部的重要事項，如會議通知、培訓通知、人事變動通知等。內(nèi)容要求：詳細說明事項的具體情況、時間、地點、參與人員等信息。例如，“茲定于本周三下午3點在公司會議室召開季度工作總結(jié)會議，請各部門負責人準備好本部門季度工作總結(jié)匯報材料，并準時參加會議?！备袷揭螅撼鲜龉ぷ靼才磐ㄖ母袷揭笸猓瑢τ谥匾马椡ㄖ?，可在標題或正文中適當突出強調(diào)，以引起接收人員的重視。信息共享通知適用場景：發(fā)布公司/組織內(nèi)部的一般性信息，如政策解讀、行業(yè)動態(tài)、經(jīng)驗分享等，以促進員工之間的信息交流和知識共享。內(nèi)容要求：內(nèi)容應具有價值和相關性，表述清晰易懂。例如，“近期國家出臺了新的稅收政策，現(xiàn)將政策要點及對公司可能產(chǎn)生的影響進行解讀，請各部門財務人員認真學習，并做好相關工作的調(diào)整準備。”格式要求：可根據(jù)信息內(nèi)容的特點，靈活選擇格式，但應保證信息的完整性和易讀性。（二）外部通知1.定義外部通知是指公司/組織與外部合作伙伴、客戶、供應商等進行信息溝通時所發(fā)出的通知，包括函件、郵件、公告等形式。2.分類及要求商務函件適用場景：用于與外部合作伙伴進行商務洽談、合作協(xié)議簽訂、業(yè)務往來等方面的正式溝通。內(nèi)容要求：語言嚴謹、規(guī)范，符合商務禮儀和法律要求。明確函件的主題、目的、具體事項及要求等。例如，“致[合作伙伴名稱]：關于雙方合作項目[項目名稱]的進展情況及下一步工作計劃溝通函。目前，項目已按計劃完成了[階段內(nèi)容]，但在[問題方面]出現(xiàn)了[具體問題]，希望貴方在[規(guī)定時間]內(nèi)給予明確答復，并共同商討解決方案，以確保項目順利推進。”格式要求：應采用正式的函件格式，包括標題、編號、主送單位、正文、附件、落款等部分。函件編號應按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進行編制，以便查詢和管理。對外郵件適用場景：與外部客戶、供應商等進行日常業(yè)務溝通、信息反饋、訂單處理等工作。內(nèi)容要求：郵件主題應簡潔明了，突出郵件核心內(nèi)容；正文應條理清晰，表達準確；如有附件，應在正文中明確說明附件的名稱和內(nèi)容，并確保附件格式正確、內(nèi)容完整。例如，“尊敬的客戶：您好！感謝您對我們產(chǎn)品的關注與支持。現(xiàn)針對您之前咨詢的[產(chǎn)品名稱]，附上詳細的產(chǎn)品資料及報價單，請您查收。如有任何疑問，請隨時與我們聯(lián)系。”格式要求：遵循電子郵件的基本格式規(guī)范，注意郵件的排版和字體使用，保持整體的專業(yè)性和整潔性。同時，應注意郵件的發(fā)送對象、抄送對象及密送對象的選擇，確保信息傳達的準確性和保密性。對外公告適用場景：向社會公眾、股東、監(jiān)管機構(gòu)等發(fā)布公司/組織的重大事項、重要信息等，如公司上市公告、業(yè)績公告、重大決策公告等。內(nèi)容要求：公告內(nèi)容應真實、準確、完整，符合相關法律法規(guī)和監(jiān)管要求。按照規(guī)定的公告格式和內(nèi)容框架進行撰寫，明確公告的主題、背景、具體事項、實施時間及對相關方的影響等。例如，“[公司名稱]關于[重大事項名稱]的公告：經(jīng)公司董事會審議通過，決定[具體事項內(nèi)容]，該事項將于[實施時間]正式實施。現(xiàn)將相關情況公告如下……”格式要求：嚴格按照證券交易所、監(jiān)管機構(gòu)等規(guī)定的公告格式進行編制，確保公告內(nèi)容的規(guī)范性和合規(guī)性。公告發(fā)布前應進行嚴格的審核，確保信息無誤后再進行發(fā)布。三、通知的發(fā)布流程（一）起草1.通知起草人應根據(jù)通知的內(nèi)容和目的，明確通知的主題、受眾范圍、主要內(nèi)容等關鍵要素。2.收集相關資料和信息，確保通知內(nèi)容的準確性和完整性。對于涉及重要事項或復雜業(yè)務的通知，應與相關部門或人員進行溝通協(xié)調(diào)，征求意見和建議。3.按照規(guī)定的格式要求，撰寫通知正文，語言表達應簡潔明了、邏輯清晰，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。（二）審核1.通知起草完成后，應提交至部門負責人進行初審。部門負責人應對通知內(nèi)容的準確性、合理性、完整性以及格式規(guī)范性進行審核，確保通知符合本部門的工作要求和公司/組織的整體利益。2.對于涉及多個部門或重大事項的通知，初審通過后，應提交至相關職能部門或綜合管理部門進行會審。會審部門應從公司/組織整體角度出發(fā)，對通知內(nèi)容進行全面審核，重點關注通知是否符合公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策法規(guī)、業(yè)務流程等要求，是否存在潛在的風險或問題。3.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)通知內(nèi)容存在問題或需要修改完善的地方，審核人員應及時與起草人溝通，提出修改意見和建議。起草人應根據(jù)審核意見進行修改，直至通知通過審核。（三）批準1.經(jīng)審核通過的通知，應提交至公司/組織的主管領導或授權(quán)審批人進行批準。主管領導或授權(quán)審批人應根據(jù)公司/組織的決策程序和管理要求，對通知的必要性、重要性、可行性等進行綜合評估，做出批準或不批準的決定。2.對于涉及重大事項、重要決策或?qū)?組織有較大影響的通知，主管領導或授權(quán)審批人在批準前，可能會組織相關人員進行專題討論或進一步論證，確保通知內(nèi)容符合公司/組織的長遠發(fā)展利益和整體戰(zhàn)略目標。3.如通知未獲批準，起草人應根據(jù)批準意見，對通知進行修改完善后重新提交審核和批準。（四）發(fā)布1.根據(jù)通知的性質(zhì)、受眾范圍和緊急程度，選擇合適的發(fā)布方式。內(nèi)部通知可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄等方式發(fā)布；外部通知可通過郵件、傳真、函件、官方網(wǎng)站、社交媒體平臺等渠道發(fā)布。2.在發(fā)布通知時，應確保發(fā)布渠道的正常運行，避免因技術(shù)故障或網(wǎng)絡問題導致通知無法及時傳達。同時，應記錄通知的發(fā)布時間、發(fā)布渠道、接收對象等信息，以便進行后續(xù)的跟蹤和查詢。3.對于重要通知或需要特定人員簽收的通知，應要求接收人員進行確認回復，以確保通知已被準確接收和理解。如接收人員對通知內(nèi)容有疑問或異議，應及時與發(fā)布部門或相關負責人進行溝通協(xié)調(diào)，妥善解決問題。四、通知的接收與反饋（一）接收1.員工應定期關注公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄等通知發(fā)布渠道，及時接收各類通知信息。對于重要通知或緊急通知，應設置專門的提醒方式，確保在規(guī)定時間內(nèi)獲取通知內(nèi)容。2.在接收通知時，應認真閱讀通知正文，理解通知的主題、內(nèi)容、要求及相關注意事項。如有不明確的地方，應及時與發(fā)布部門或相關負責人聯(lián)系，進行詢問和確認。3.對于外部通知，如商務函件、郵件等，應按照公司/組織規(guī)定的文件管理流程進行簽收和登記。確保函件、郵件等資料的完整性和安全性，便于后續(xù)查閱和追溯。（二）反饋1.員工在收到通知后，應根據(jù)通知要求及時采取行動，并在規(guī)定時間內(nèi)完成相關工作任務。如因特殊情況無法按時完成，應提前向發(fā)布部門或相關負責人說明原因，并申請延期。2.對于需要反饋意見或結(jié)果的通知，員工應按照通知要求認真填寫反饋信息，并及時提交至指定部門或人員。反饋信息應真實、準確、完整，能夠清晰反映工作進展情況、存在的問題及相關建議等。3.發(fā)布部門或相關負責人應及時對員工的反饋信息進行整理和分析，對于反饋中提出的問題和建議，應進行認真研究和評估，并采取相應的措施加以解決或改進。同時，應將反饋處理情況及時向員工進行反饋，形成良好的溝通閉環(huán)。五、通知的存檔與管理（一）存檔1.公司/組織應建立完善的通知存檔制度，對各類通知進行分類、編號、整理和歸檔。存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的形式，確保通知資料的長期保存和可查閱性。2.對于內(nèi)部通知，應按照通知的發(fā)布時間、主題、部門等進行分類整理，并存入公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)的通知檔案庫或?qū)ｉT的文件夾中。同時，應建立相應的索引目錄，便于快速查找和檢索。3.對于外部通知，如商務函件、郵件等，應按照函件編號、年份、月份等進行分類歸檔，并將紙質(zhì)函件和電子郵件分別保存。電子郵件應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）管理1.明確通知存檔的保管期限，根據(jù)通知的重要性、時效性等因素確定不同通知的保管年限。一般情況下，重要通知、涉及法律糾紛或重大決策的通知應長期保存；一般性通知可根據(jù)實際情況確定保管期限，但至少應保存[X]年。2.建立通知查閱和借閱制度，嚴格控制通知資料的查閱和借閱權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱或借閱通知檔案。如需查閱或借閱通知檔案，應填寫查閱申請表或借閱登記表，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)相關負責人批準后方可進行。3.定期對通知存檔情況進行檢查和清理，確保存檔資料的完整性和準確性。對于超過保管期限或已無保存價值的通知檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、附則1.本通知規(guī)范制度自發(fā)布之日起