PAGE信息規(guī)范管理制度一、總則（一）目的本信息規(guī)范管理制度旨在確保公司/組織信息的準確性、完整性、安全性和合規(guī)性，規(guī)范信息的產(chǎn)生、收集、存儲、使用、共享、傳輸和刪除等行為，保障公司/組織的正常運營，維護公司/組織的合法權(quán)益，保護員工和相關(guān)方的信息安全。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、員工以及涉及公司/組織信息處理的外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方。（三）基本原則1.合法性原則：信息處理活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保信息處理行為合法合規(guī)。2.準確性原則：信息應(yīng)真實、準確、完整，避免虛假、誤導(dǎo)性或不完整的信息。3.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：確保信息在整個生命周期內(nèi)的完整性，防止信息被篡改、丟失或損壞。5.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障信息系統(tǒng)和信息的安全，防止信息遭受未經(jīng)授權(quán)的訪問、破壞、泄露等風險。6.合規(guī)性原則：嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司/組織內(nèi)部的各項規(guī)定，確保信息處理活動符合要求。二、信息分類與分級（一）信息分類1.業(yè)務(wù)信息：包括公司/組織的業(yè)務(wù)流程、交易記錄、客戶信息、市場數(shù)據(jù)等與業(yè)務(wù)運營直接相關(guān)的信息。2.管理信息：涵蓋公司/組織的管理制度、決策文件、會議紀要、人事信息等管理活動中產(chǎn)生的信息。3.技術(shù)信息：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)成果、技術(shù)方案、系統(tǒng)架構(gòu)、代碼等技術(shù)領(lǐng)域的信息。4.財務(wù)信息：包含公司/組織的財務(wù)報表、預(yù)算、成本核算、資金流動等財務(wù)方面的信息。5.其他信息：除上述類別外的其他各類信息，如行政文件、宣傳資料、公共關(guān)系信息等。（二）信息分級根據(jù)信息的敏感程度、影響范圍和重要性，將信息分為以下三個級別：1.絕密級：涉及公司/組織核心商業(yè)秘密、重大決策機密、關(guān)鍵技術(shù)訣竅等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴重的損害，如公司的核心算法、未公開的重大投資計劃等。2.機密級：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶敏感信息、部分財務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，泄露可能對公司/組織的業(yè)務(wù)運營、聲譽或利益產(chǎn)生較大影響，如客戶的核心業(yè)務(wù)需求、財務(wù)報表中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。3.秘密級：一般業(yè)務(wù)信息、普通管理文件等，泄露可能對公司/組織造成一定影響，但程度相對較輕，如一般性的業(yè)務(wù)報告、日常行政文件等。三、信息收集與錄入（一）收集原則1.必要性原則：信息收集應(yīng)基于業(yè)務(wù)需求，確保所收集的信息是開展工作所必需的，避免過度收集。2.準確性原則：收集的信息應(yīng)真實、準確，來源可靠，收集過程中應(yīng)進行必要的核實和驗證。3.合規(guī)性原則：信息收集必須符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，不得通過非法或不正當手段獲取信息。（二）收集渠道1.內(nèi)部渠道：由公司/組織內(nèi)部各部門按照職責分工，通過業(yè)務(wù)操作、管理流程、日常工作等方式收集相關(guān)信息。2.外部渠道：包括與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的溝通交流，市場調(diào)研，行業(yè)報告，政府部門發(fā)布的信息等。（三）信息錄入1.錄入人員：負責信息收集的員工應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時、準確地將收集到的信息錄入到公司/組織指定的信息系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中。2.錄入規(guī)范：信息錄入應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保信息的一致性和可讀性。錄入過程中應(yīng)進行必要的校驗，防止錯誤數(shù)據(jù)的錄入。3.審核機制：對于重要信息的錄入，應(yīng)建立審核機制，由相關(guān)負責人對錄入信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。審核通過后，信息方可正式進入系統(tǒng)存儲。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司/組織的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等電子設(shè)備存儲各類信息。應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲技術(shù)，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的文件、合同、檔案等，可采用紙質(zhì)形式進行存儲。紙質(zhì)存儲應(yīng)建立專門的檔案庫，按照分類和編號進行存放，便于查找和管理。（二）存儲安全1.訪問控制：對存儲的信息設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的信息。通過用戶認證、密碼管理、權(quán)限分配等措施，確保信息的安全性。2.數(shù)據(jù)加密：對敏感信息進行加密存儲，防止信息在存儲過程中被竊取或篡改。采用先進的加密算法和技術(shù)，確保加密密鑰的安全管理。3.存儲環(huán)境安全：確保存儲設(shè)備所在的物理環(huán)境安全，具備防火、防潮、防盜、防雷等設(shè)施，防止存儲設(shè)備受到損壞或信息丟失。（三）保管期限根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，確定各類信息的保管期限。一般情況下：1.業(yè)務(wù)信息：按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定和行業(yè)慣例，保存一定期限，以滿足業(yè)務(wù)查詢、審計、合規(guī)等需求。2.財務(wù)信息：根據(jù)財務(wù)法規(guī)要求，保存較長時間，以便進行財務(wù)核算、稅務(wù)申報和審計等工作。3.其他信息：根據(jù)其重要性和使用需求，確定合理的保管期限。（四）信息清理在保管期限屆滿后，按照規(guī)定對不再需要的信息進行清理。清理過程應(yīng)進行記錄，確保清理行為的合規(guī)性和可追溯性。對于涉及法律糾紛、審計等特殊情況的信息，應(yīng)按照相關(guān)要求延長保管期限，直至問題解決。五、信息使用與共享（一）使用原則1.授權(quán)使用原則：員工只能在授權(quán)范圍內(nèi)使用公司/組織的信息，未經(jīng)授權(quán)不得擅自訪問、使用或傳播信息。2.正當使用原則：信息使用應(yīng)基于正當?shù)臉I(yè)務(wù)目的，不得用于非法或不正當?shù)挠猛?，不得損害公司/組織和其他相關(guān)方的利益。3.保密原則：在信息使用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）內(nèi)部共享1.共享范圍：公司/組織內(nèi)部各部門之間根據(jù)工作需要，可以在一定范圍內(nèi)共享信息。共享信息應(yīng)明確共享目的、共享對象和共享期限。2.共享流程：信息共享應(yīng)填寫共享申請表，經(jīng)信息所有者和相關(guān)負責人審批后，按照規(guī)定的方式進行共享。共享過程中應(yīng)確保信息的安全傳輸和使用。3.共享監(jiān)督：建立信息共享監(jiān)督機制，對共享信息的使用情況進行跟蹤和監(jiān)督，防止信息被濫用。（三）外部共享1.共享對象：與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等共享信息時應(yīng)謹慎選擇共享對象，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.共享審批：外部共享信息需經(jīng)過嚴格的審批流程，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進行共享。3.共享限制：對于涉及公司/組織核心機密、敏感信息等，應(yīng)嚴格限制外部共享的范圍和內(nèi)容，確保信息安全。六、信息傳輸與交換（一）傳輸方式1.網(wǎng)絡(luò)傳輸：通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)等進行信息傳輸。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸協(xié)議和加密技術(shù)，防止信息被竊取或篡改。2.移動存儲設(shè)備傳輸：如使用U盤、移動硬盤等移動存儲設(shè)備傳輸信息時，應(yīng)進行病毒查殺和加密處理，確保存儲設(shè)備的安全性。同時，應(yīng)嚴格控制移動存儲設(shè)備的使用范圍和權(quán)限。3.紙質(zhì)文件傳輸：對于重要紙質(zhì)文件的傳輸，應(yīng)采用專人傳遞、郵政快遞等安全方式，并做好交接記錄，確保文件的安全送達。（二）傳輸安全1.加密傳輸：對敏感信息在傳輸過程中進行加密處理，確保信息在傳輸過程中的保密性和完整性。2.訪問控制：對傳輸過程中的信息訪問進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接收和處理傳輸?shù)男畔ⅰ?.傳輸監(jiān)控：建立傳輸監(jiān)控機制，對重要信息的傳輸過程進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理傳輸異常情況。（三）信息交換1.交換原則：信息交換應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保交換信息的質(zhì)量和安全性。2.交換流程：信息交換應(yīng)制定詳細的流程，明確交換雙方主體、交換內(nèi)容、交換方式、交換時間等要素。在交換過程中，應(yīng)進行必要的身份驗證和信息核對。3.交換記錄：對信息交換過程進行記錄，包括交換時間、交換內(nèi)容、交換雙方等信息，以備后續(xù)查詢和審計。七、信息安全與保密（一）安全措施1.技術(shù)安全措施：采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。定期對信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復(fù)安全漏洞。2.管理安全措施：建立健全信息安全管理制度，明確安全責任，加強員工安全意識培訓。規(guī)范信息系統(tǒng)的操作流程，對用戶權(quán)限進行嚴格管理，防止內(nèi)部人員誤操作或違規(guī)操作導(dǎo)致信息安全事故。3.應(yīng)急響應(yīng)措施：制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對信息安全突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級報告。（二）保密管理1.保密協(xié)議：與員工、外部合作伙伴等簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋公司/組織的各類信息，包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.保密培訓：定期對員工進行保密培訓，提高員工的保密意識和技能。培訓內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、保密技術(shù)等方面。3.保密監(jiān)督：建立保密監(jiān)督機制，對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。八、信息審計與監(jiān)督（一）審計機制1.內(nèi)部審計：定期開展信息內(nèi)部審計工作，對公司/組織信息處理活動的合規(guī)性、準確性和安全性進行審計。審計內(nèi)容包括信息收集、存儲、使用、共享、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)。2.外部審計：根據(jù)需要委托專業(yè)的審計機構(gòu)對公司/組織的信息系統(tǒng)和信息處理活動進行審計，確保信息處理活動符合法律法規(guī)和行業(yè)標準。（二）監(jiān)督措施1.日常監(jiān)督：各部門負責人對本部門的信息處理活動進行日常監(jiān)督，確保信息處理行為符合公司/組織規(guī)定。2.專項監(jiān)督：針對重要信息處理項目或關(guān)鍵信息環(huán)節(jié)，開展專項監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.舉報機制：建立信息違規(guī)行為舉報機制，鼓勵員工和相關(guān)方對發(fā)現(xiàn)的信息違規(guī)行為進行舉報。對舉報信息進行及時調(diào)查處理，并對舉報人給予適當?shù)莫剟詈捅Ｗo。九、違規(guī)處理與責任追究（一）違規(guī)行為界定明確以下信息違規(guī)行為：1.未經(jīng)授權(quán)訪問、使用或傳播公司/組織信息。2.故意泄露公司/組織機密信息。3.篡改、偽造信息。4.違反信息存儲、保管、傳輸?shù)劝踩?guī)定。5.未按規(guī)定進行信息收集、錄入、清理等操作。6.其他違反本信息規(guī)范管理制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并要求違規(guī)人員立即整改。2.對于一般違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、降薪等處理，并責令其采取措施消除違規(guī)行為造成的影響。3.對于嚴重違規(guī)行為，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。涉及外部合作伙伴的，按照合作協(xié)議追究其違約責任。（三）責任追究1.直接責任人：對違規(guī)行為直接負責的員工，承擔主要責任。