PAGE公章管理制度不規(guī)范總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司公章的使用與管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，防范公章使用風險。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經(jīng)營管理活動相關(guān)的各類事務(wù)中涉及公章使用的情況。3.定義本制度所稱公章，是指公司依法刻制并經(jīng)登記備案，代表公司行使職權(quán)的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。公章的刻制與備案1.刻制流程因工作需要刻制公章時，由需求部門填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。行政管理部門審核申請表內(nèi)容，確保申請事項合理、必要。審核通過后，報公司法定代表人審批。經(jīng)法定代表人批準后，行政管理部門負責統(tǒng)一辦理公章刻制手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章制作完成后，行政管理部門應及時組織驗收，檢查印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等是否符合要求。驗收合格后，填寫《公章驗收登記表》，由驗收人員簽字確認。2.備案要求公章刻制完成后，行政管理部門應按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時到公安機關(guān)辦理印章備案手續(xù)。備案所需材料包括：營業(yè)執(zhí)照副本原件及復印件、法定代表人身份證明原件及復印件、刻制印章申請書等。辦理備案手續(xù)后，行政管理部門應妥善保管備案回執(zhí)及相關(guān)材料，以備查詢和查驗。公章的保管1.保管原則公章實行專人保管制度，確保公章保管安全、可靠。公章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人保管或使用。公章保管人員應妥善保管公章存放場所，確保公章存放環(huán)境安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.保管職責公司公章由行政管理部門指定專人負責保管。保管人員應嚴格遵守公章使用規(guī)定，按照審批程序辦理公章使用手續(xù)。合同專用章由合同管理部門指定專人保管。保管人員應在合同簽訂、履行過程中，嚴格按照合同管理制度的要求，使用合同專用章，并做好使用記錄。財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管。保管人員應嚴格按照財務(wù)管理制度的規(guī)定，使用財務(wù)專用章，確保財務(wù)資金安全。法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。保管人員應在涉及法定代表人簽字的文件、合同等事項中，按照規(guī)定使用法定代表人章。3.保管場所公章應存放在專門的保險柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，確保存放場所具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。存放公章的場所應安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保公章保管過程的安全性和可追溯性。公章的使用1.使用原則公章使用必須嚴格遵循“先審批、后使用”的原則，未經(jīng)審批，任何人不得擅自使用公章。公章使用應基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。公章使用應確保使用目的明確、使用范圍清晰，不得超越授權(quán)范圍使用公章。2.使用流程申請：使用部門或個人填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事項、用途、文件名稱、使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。審批：申請表提交至行政管理部門，行政管理部門根據(jù)申請事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，進行審核。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。審批流程如下：一般性事務(wù)使用公章，由行政管理部門負責人審批。涉及合同簽訂、重大項目合作、資金支付等重要事項使用公章，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的領(lǐng)導審批。登記：公章保管人員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應進行詳細登記，記錄公章使用的時間、事項、申請人、審批人等信息，并填寫《公章使用登記表》。使用：公章保管人員按照審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋公章，并確保蓋章位置準確、清晰。蓋章后，應將《公章使用申請表》與蓋章后的文件或材料一并存檔。歸還：公章使用完畢后，使用人員應及時將公章歸還保管人員。保管人員應認真核對歸還的公章是否完好無損，并在《公章使用登記表》上記錄歸還時間。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用公章，且無法按照正常審批流程進行審批時，使用部門或個人應通過電話、短信等方式向公司領(lǐng)導說明情況，經(jīng)領(lǐng)導同意后，可先行使用公章，但事后應及時補辦審批手續(xù)。對于異地使用公章的情況，應根據(jù)具體情況采取適當?shù)姆绞竭M行處理。如通過郵寄、專人攜帶等方式將公章送至使用地點，但必須確保公章在傳遞過程中的安全。同時，使用人員應在使用完畢后及時將公章歸還保管人員，并提供相關(guān)的使用記錄和證明材料。公章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由行政管理部門填寫《公章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經(jīng)公司法定代表人審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門應及時通知各部門停止使用該公章，并收回已發(fā)放的公章。2.銷毀流程對于停用的公章，行政管理部門應按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應填寫《公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀的公章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。審批通過后，行政管理部門應選擇具有資質(zhì)的銷毀機構(gòu)進行公章銷毀，并在銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀完成后，銷毀機構(gòu)應出具銷毀證明，行政管理部門應將銷毀證明與《公章銷毀申請表》一并存檔。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政管理部門負責定期對公章的使用與保管情況進行檢查，確保公章使用符合規(guī)定，保管安全可靠。檢查內(nèi)容包括：公章使用審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整、保管場所是否安全等。公司審計部門應定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查公章使用與管理過程中是否存在違規(guī)行為，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監(jiān)督公司應積極配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供公章使用與管理的相關(guān)資料和信息。對于涉及法律糾紛或其他需要接受外部監(jiān)督的情況，公司應如實提供公章使用的相關(guān)證據(jù)和材料，確保公司合法權(quán)益得到維護。責任追究1.違規(guī)行為界定凡違反本制度規(guī)定，擅自使用公章、超越授權(quán)范圍使用公章、未按審批程序使用公章或因保管不善導致公章被盜、丟失、損壞等行為，均屬于違規(guī)行為。對于違規(guī)使用公章造成公司經(jīng)濟損失或其他不良影響的，將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。2.責任追究方式對于違規(guī)行為較輕的責任人，公司將給予批評教育、警告等處分，并責令其立即改正違規(guī)行為。對于違規(guī)行為情節(jié)較重，給公司造成較大經(jīng)濟損失或不良影響的責任人，公司將給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并要求其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。