PAGE檔案查閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案查閱的人員，包括但不限于員工、合作單位人員等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案查閱必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得違反法律、法規(guī)和政策的要求。2.安全性原則：確保檔案在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。3.必要性原則：查閱檔案應(yīng)基于工作需要，具有明確的目的和合理的用途，不得隨意查閱。4.審批性原則：所有檔案查閱均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案收集與整理負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案存儲(chǔ)與保管建立安全的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案查閱登記與管理負(fù)責(zé)受理檔案查閱申請(qǐng)，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核、登記，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。（四）檔案保密管理制定檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。三、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、所需檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.合作單位人員因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱檔案，應(yīng)由合作單位出具正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等，并加蓋合作單位公章。申請(qǐng)函應(yīng)提交至公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)接部門(mén)，由業(yè)務(wù)對(duì)接部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)至檔案管理部門(mén)。（二）審批流程1.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、所需檔案是否屬于可查閱范圍、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。2.對(duì)于內(nèi)部員工查閱申請(qǐng)，如申請(qǐng)內(nèi)容符合要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，方可安排查閱。3.對(duì)于合作單位人員查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)將申請(qǐng)函及相關(guān)材料提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)方可受理查閱申請(qǐng)，并安排查閱。（三）審批權(quán)限1.一般檔案查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或查閱范圍較廣的申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于可能涉及公司/組織重大利益或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。四、檔案查閱范圍與方式（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.合作單位人員可查閱與其業(yè)務(wù)往來(lái)直接相關(guān)的檔案資料，如合同檔案、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等。查閱范圍應(yīng)在合作協(xié)議或相關(guān)業(yè)務(wù)約定中明確規(guī)定。3.涉及司法調(diào)查、行政機(jī)關(guān)依法查詢(xún)等特殊情況，檔案查閱應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行，查閱范圍以法律規(guī)定為準(zhǔn)。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)的查閱場(chǎng)所，為查閱人員提供必要的查閱設(shè)備和條件。查閱人員應(yīng)在指定場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.復(fù)制查閱：對(duì)于因工作需要確實(shí)無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)查閱的檔案資料，查閱人員可申請(qǐng)復(fù)制。復(fù)制申請(qǐng)應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》中注明，經(jīng)審批同意后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，確保其真實(shí)性和完整性。3.電子查閱：對(duì)于已數(shù)字化存儲(chǔ)的檔案資料，檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況提供電子查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)通過(guò)公司/組織指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，不得擅自拷貝或傳播電子檔案信息。五、檔案查閱人員職責(zé)（一）遵守查閱規(guī)定查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)范及檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，按照審批的查閱范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱方式。（二）愛(ài)護(hù)檔案資料查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（三）保守檔案秘密查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。未經(jīng)公司/組織書(shū)面同意，不得將檔案信息用于任何與查閱目的無(wú)關(guān)的用途。（四）按時(shí)歸還檔案查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)期手續(xù)。六、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、查閱目的、所需檔案名稱(chēng)、查閱方式、審批情況、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（二）查閱記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人員的查閱行為、檔案資料的使用情況、是否有異常情況等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢(xún)和審計(jì)。（三）檔案借閱記錄對(duì)于檔案借閱情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)單獨(dú)建立《檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱(chēng)、借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、實(shí)際歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認(rèn)借閱情況。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)審批的合規(guī)性、查閱范圍和方式的執(zhí)行情況、查閱登記與記錄的完整性等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或追究責(zé)任。（二）外部審計(jì)公司/組織應(yīng)定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱制度的執(zhí)行情況。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息，確保審計(jì)工作的順利進(jìn)行。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)范進(jìn)行檔案查閱的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理方式包括警告、罰款直至解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)查閱導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、檔案查閱的特殊情況處理（一）緊急查閱如遇緊急情況需要查閱檔案，查閱人員可先電話(huà)或口頭向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦查閱申請(qǐng)手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先安排查閱。（二）多人查閱如需多人同時(shí)查閱同一檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，并說(shuō)明查閱人員名單。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和查閱需要，合理安排查閱場(chǎng)所和查閱方式，確保查閱工作的順利進(jìn)行。（三）跨部門(mén)查閱涉及跨部門(mén)查閱檔案的，應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，明確查閱目的、范圍和責(zé)任，確保查閱工作的有序進(jìn)行。查閱過(guò)程中，各