PAGE怎樣規(guī)范采購制度一、總則（一）目的本采購制度旨在規(guī)范公司采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效、透明，保障公司利益，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提高采購質(zhì)量和效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物資、服務(wù)采購的部門和人員，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、外包服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)，避免法律風險。2.公平公正原則采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保競爭的公平性。3.公開透明原則采購信息應(yīng)盡量公開透明，除涉及商業(yè)秘密等特殊情況外，采購流程、采購標準、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵信息應(yīng)向相關(guān)人員公開，接受監(jiān)督。4.效益原則在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益最大化。5.誠實守信原則采購雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單采購申請單應(yīng)詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間、用途等信息。對于緊急采購需求，應(yīng)注明緊急原因。2.采購申請單提交審批采購申請單需按照公司內(nèi)部審批流程，依次提交部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。審批通過后，采購申請單方可生效，進入采購流程。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請單，制定采購計劃采購計劃應(yīng)明確采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等）、采購時間安排、采購預(yù)算等內(nèi)容。對于批量采購或長期采購項目，應(yīng)制定詳細的采購進度計劃。2.采購計劃報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核采購計劃報采購部門負責人、財務(wù)部門負責人審核，確保采購計劃符合公司預(yù)算和業(yè)務(wù)需求。審核通過后，采購計劃正式實施。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索（如阿里巴巴、中國供應(yīng)商網(wǎng)等）、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等方式，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點，制定供應(yīng)商篩選標準，對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選。篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或樣品測試，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)水平、信譽等方面的情況。3.供應(yīng)商確定與準入采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商準入制度。對于新準入的供應(yīng)商，需簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商績效考核采購部門定期對供應(yīng)商進行績效考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)績效考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行獎懲，激勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、采購金額、市場情況等因素，選擇合適的采購方式。招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的項目。通過發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商投標，按照評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價情況選擇價格合理的供應(yīng)商。競爭性談判：適用于采購項目具有一定的特殊性，無法通過招標采購方式確定供應(yīng)商的情況。與不少于三家供應(yīng)商進行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品、因特殊原因只能由特定供應(yīng)商提供服務(wù)等。單一來源采購需經(jīng)公司內(nèi)部嚴格審批，并提供充分的理由。2.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，需報法律部門審核，確保合同合法有效。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，采購訂單應(yīng)明確采購合同的主要條款，并要求供應(yīng)商確認。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（五）采購驗收1.驗收準備采購部門在采購物資或服務(wù)到貨前，通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。使用部門應(yīng)根據(jù)采購申請單和采購合同的要求，制定驗收標準和驗收方案。2.到貨驗收采購物資或服務(wù)到貨后，并按照驗收標準和驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資或服務(wù)，應(yīng)進行抽樣檢驗或全面檢驗。驗收合格后，驗收人員在驗收報告上簽字確認。3.驗收結(jié)果處理如驗收合格，采購部門辦理入庫手續(xù)或通知使用部門領(lǐng)用。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題。如供應(yīng)商拒絕承擔責任，采購部門可根據(jù)采購合同的約定，通過法律途徑解決糾紛。（六）采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息。付款申請單需按照公司內(nèi)部審批流程，依次提交部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。2.財務(wù)審核與付款財務(wù)部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。審核通過后，財務(wù)部門按照付款申請單的要求，辦理付款手續(xù)。三、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險市場價格波動、市場供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、采購物資無法按時到貨等風險。2.質(zhì)量風險供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)經(jīng)營受到影響，如產(chǎn)品質(zhì)量下降、設(shè)備故障等風險。3.供應(yīng)商風險供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約等情況可能導(dǎo)致采購合同無法履行，采購物資或服務(wù)無法按時到貨等風險。4.法律風險采購活動不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致公司面臨法律訴訟、行政處罰等風險。（二）風險評估1.風險發(fā)生的可能性評估根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應(yīng)商信譽等因素，對風險發(fā)生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估根據(jù)風險對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)狀況、聲譽等方面的影響程度，對風險影響程度進行評估，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險矩陣繪制根據(jù)風險發(fā)生的可能性和風險影響程度，繪制風險矩陣，直觀展示風險的等級和分布情況。（三）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施建立價格預(yù)警機制：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，當價格波動達到一定幅度時，及時調(diào)整采購策略。簽訂價格調(diào)整條款：在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況，合理調(diào)整采購價格。尋找替代供應(yīng)商：積極尋找替代供應(yīng)商，拓寬采購渠道，降低因市場供應(yīng)短缺導(dǎo)致的采購風險。2.質(zhì)量風險應(yīng)對措施加強供應(yīng)商質(zhì)量管理：建立供應(yīng)商質(zhì)量管理制度，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。增加檢驗頻次：對于重要物資或服務(wù)，增加檢驗頻次，確保采購物資或服務(wù)質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量追溯機制：建立采購物資或服務(wù)的質(zhì)量追溯機制，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，能夠及時追溯到供應(yīng)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。3.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施分散供應(yīng)商：避免過度依賴單一供應(yīng)商，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，降低因供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉等原因?qū)е碌牟少忥L險。加強供應(yīng)商信用管理：建立供應(yīng)商信用評估體系，定期對供應(yīng)商進行信用評估，對信用狀況不佳的供應(yīng)商采取限制采購等措施。簽訂風險分擔條款：在采購合同中約定風險分擔條款，明確在供應(yīng)商出現(xiàn)違約等情況時，雙方的責任和義務(wù)。4.法律風險應(yīng)對措施加強法律法規(guī)培訓(xùn)：定期組織采購人員參加法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和法律素養(yǎng)。建立法律審核機制：采購合同簽訂前，必須報法律部門審核，確保合同合法有效，避免法律風險。及時咨詢法律顧問：在采購活動中遇到法律問題，及時咨詢公司法律顧問，尋求專業(yè)的法律意見和建議。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門內(nèi)部監(jiān)督采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，并定期對采購業(yè)務(wù)進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等方面。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管部門監(jiān)督采購活動應(yīng)接受政府監(jiān)管部門的監(jiān)督，如財政部門、審計部門、工商行政管理部門等。公司應(yīng)積極配合政府監(jiān)管部門的工作，及時提供相關(guān)資料和