PAGE檔案館進(jìn)出制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的安全管理，確保檔案資料的完整與安全，規(guī)范人員進(jìn)出檔案館的行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工、外來(lái)訪客以及臨時(shí)進(jìn)入檔案館區(qū)域的人員。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案資料的安全保護(hù)放在首位，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、破壞或丟失檔案。2.規(guī)范有序原則明確各類人員進(jìn)出檔案館的流程和要求，確保人員進(jìn)出有序，操作規(guī)范，避免混亂和違規(guī)行為。3.權(quán)責(zé)明確原則清晰界定不同人員在進(jìn)出檔案館過(guò)程中的權(quán)利和責(zé)任，做到責(zé)任到人，便于管理和監(jiān)督。二、人員分類及進(jìn)出規(guī)定（一）本公司/組織員工1.日常工作需要進(jìn)入檔案館的員工，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，說(shuō)明進(jìn)入檔案館的目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息。2.員工憑本人有效工作證件進(jìn)入檔案館。進(jìn)入時(shí)，在檔案館入口處的門禁系統(tǒng)進(jìn)行刷卡驗(yàn)證，驗(yàn)證通過(guò)后開啟門禁進(jìn)入。3.員工進(jìn)入檔案館后，應(yīng)按照指定的路線和區(qū)域活動(dòng)，不得擅自進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)的區(qū)域。如需查閱、借閱或使用特定檔案資料，應(yīng)遵循相應(yīng)的檔案查閱、借閱流程，在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行操作。4.離開檔案館時(shí)，應(yīng)再次通過(guò)門禁系統(tǒng)刷卡驗(yàn)證，確認(rèn)無(wú)誤后方可離開。如發(fā)現(xiàn)攜帶檔案資料離開，應(yīng)主動(dòng)配合檔案館管理人員進(jìn)行檢查和登記，確保檔案資料的安全。（二）外來(lái)訪客1.因業(yè)務(wù)合作、參觀交流等原因需要進(jìn)入檔案館的外來(lái)訪客，接待部門應(yīng)提前與檔案館管理部門溝通協(xié)調(diào)，提交訪客名單、來(lái)訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等詳細(xì)信息，并獲得檔案館管理部門的批準(zhǔn)。2.訪客進(jìn)入檔案館前，需在檔案館入口處進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括訪客姓名、單位名稱、聯(lián)系方式、來(lái)訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等。同時(shí)，訪客需出示有效身份證件，經(jīng)檔案館管理人員核實(shí)身份并確認(rèn)已獲批準(zhǔn)后，發(fā)放臨時(shí)參觀證件。3.訪客應(yīng)在檔案館管理人員的陪同下進(jìn)行參觀或業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得擅自操作檔案設(shè)備或查閱、借閱檔案資料。如需查閱、借閱檔案資料，必須按照本公司/組織的檔案查閱、借閱規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.參觀或業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，訪客應(yīng)將臨時(shí)參觀證件交還給檔案館管理人員，經(jīng)檢查無(wú)誤后離開檔案館。（三）臨時(shí)工作人員1.因臨時(shí)性工作任務(wù)需要進(jìn)入檔案館的臨時(shí)工作人員，如檔案整理人員、維修人員等，使用部門應(yīng)提前向檔案館管理部門提交申請(qǐng)，說(shuō)明臨時(shí)工作人員的姓名、工作內(nèi)容、預(yù)計(jì)工作時(shí)間等信息，并獲得批準(zhǔn)。2.臨時(shí)工作人員進(jìn)入檔案館時(shí)，應(yīng)在入口處進(jìn)行登記，并出示有效工作證件或臨時(shí)工作證明。檔案館管理人員應(yīng)告知其在館內(nèi)的工作紀(jì)律和注意事項(xiàng)。3.臨時(shí)工作人員應(yīng)在指定的工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行工作，不得隨意進(jìn)入其他區(qū)域。工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理工作現(xiàn)場(chǎng)，將工具和設(shè)備歸位，并向檔案館管理人員報(bào)告工作完成情況。經(jīng)檢查無(wú)誤后，方可離開檔案館。三、檔案查閱、借閱管理（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，如同意查閱，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.申請(qǐng)人持經(jīng)審批的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案館辦理查閱手續(xù)。檔案館管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案館指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)，經(jīng)檔案館管理人員審核同意后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。5.查閱完畢后，應(yīng)將檔案資料及時(shí)歸還檔案館管理人員，由管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人審批。檔案館負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的重要性、保密性等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.如借閱申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，申請(qǐng)人應(yīng)與檔案館管理人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期間的責(zé)任和義務(wù)，包括妥善保管檔案、不得擅自轉(zhuǎn)借他人、按時(shí)歸還等。4.檔案館管理人員根據(jù)審批結(jié)果，向申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱人姓名、單位名稱、借閱檔案名稱、文號(hào)、日期、借閱期限等信息。5.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案館管理人員提出申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案館管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。7.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)將檔案資料歸還檔案館。檔案館管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與借閱人溝通解決。四、安全管理要求（一）門禁管理1.檔案館門禁系統(tǒng)應(yīng)保持正常運(yùn)行狀態(tài)，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保門禁設(shè)備的安全性和可靠性。2.門禁卡僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)門禁卡丟失或被盜，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并及時(shí)到檔案館管理部門辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。3.未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自破壞或繞過(guò)門禁系統(tǒng)進(jìn)入檔案館。如發(fā)現(xiàn)門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知檔案館管理人員進(jìn)行維修處理。（二）檔案保管環(huán)境安全1.檔案館應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.保持檔案館內(nèi)環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案館內(nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.嚴(yán)格控制檔案館內(nèi)的用電安全，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器設(shè)備。如因工作需要使用電器設(shè)備，應(yīng)提前向檔案館管理人員申請(qǐng)，并在其指導(dǎo)下進(jìn)行操作。（三）人員行為規(guī)范1.進(jìn)入檔案館的人員應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩或制造噪音，以免影響檔案資料的保管環(huán)境和其他人員的工作。2.嚴(yán)禁在檔案館內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等行為。如需飲水，應(yīng)使用自帶的密封容器，不得在檔案館內(nèi)隨意倒水。3.不得在檔案館內(nèi)進(jìn)行任何可能損壞檔案資料或設(shè)備的行為，如敲打、刻劃、折疊檔案等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料或設(shè)備有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案館管理人員報(bào)告。4.未經(jīng)檔案館管理人員允許，不得擅自拍照、錄像或復(fù)制檔案資料。如因特殊工作需要進(jìn)行拍照、錄像或復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定的范圍內(nèi)進(jìn)行操作。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館管理部門應(yīng)定期對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括人員進(jìn)出登記、檔案查閱借閱手續(xù)、安全管理措施等方面。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋，并督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。3.定期召開內(nèi)部監(jiān)督工作會(huì)議，總結(jié)分析制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案館進(jìn)出管理制度。（二）外部審計(jì)1.本公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案館進(jìn)出制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度的合規(guī)性、有效性和完整性。2.審計(jì)部門可通過(guò)查閱相關(guān)文件、記錄，實(shí)地觀察，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)工作，并出具審計(jì)報(bào)告。3.根據(jù)審計(jì)報(bào)告中提出的問(wèn)題和建議，檔案館管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行和檔案資料的安全管理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自進(jìn)入檔案館區(qū)域。2.未按規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，擅自查閱、借閱檔案資料。3.違反檔案安全管理規(guī)定，如在檔案館內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾，損壞檔案資料或設(shè)備等。4.擅自將檔案資料帶出檔案館或轉(zhuǎn)借他人。5.未按時(shí)歸還借閱的檔案資料。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較重的人員，將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、暫停工作權(quán)限、解除勞動(dòng)合同等處理措施。3.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞