PAGE規(guī)范行文規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的規(guī)范化管理，確保各類文件、資料的行文質(zhì)量，提高工作效率，促進信息傳遞的準確性和及時性，特制定本規(guī)范行文規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各崗位在文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的行文工作。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標準的要求，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：文件表述應(yīng)準確、清晰、簡潔，避免歧義，數(shù)據(jù)準確無誤，邏輯嚴謹。3.規(guī)范性原則：嚴格遵循公文格式、語言規(guī)范和行文規(guī)則，確保文件格式統(tǒng)一、規(guī)范。4.時效性原則：根據(jù)工作需要及時行文，確保信息傳遞的及時性，避免延誤工作。5.保密性原則：涉及公司/組織機密信息的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行處理，確保信息安全。二、行文格式規(guī)范（一）文件構(gòu)成一份完整的文件通常由版頭、主體、版記三部分組成。1.版頭份號：一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。緊急程度：如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。發(fā)文字號：編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。2.主體標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。主送機關(guān)：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記，標注方法見7.4.2。正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。3.版記抄送機關(guān)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（二）字體字號1.標題：一般用2號小標宋體字。2.正文：一般用3號仿宋體字。3.一級標題：用3號黑體字。4.二級標題：用3號楷體字。5.三級標題：用3號仿宋體字加粗。6.其他：如份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等，一般用4號仿宋體字。（三）排版要求1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙型，頁邊距上、下各為2.54cm，左、右各為3.17cm。2.行距：一般為28磅，也可根據(jù)實際情況適當調(diào)整，但要保持全文行距一致。3.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司/組織內(nèi)部各部門之間的行文應(yīng)根據(jù)各自的職責和工作需要，遵循隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，一般不得越級行文。2.上行文應(yīng)主送一個上級機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。3.下行文可以主送多個下級機關(guān)，也可以根據(jù)需要抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)。4.平行文應(yīng)直接主送相關(guān)機關(guān)或部門。（二）聯(lián)合行文1.聯(lián)合行文的機關(guān)必須是同級機關(guān)，聯(lián)合行文應(yīng)當確有必要，且單位不宜過多。2.聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。3.聯(lián)合行文的文稿由主辦機關(guān)負責起草，也可由各聯(lián)署機關(guān)共同起草或委托其中一個機關(guān)起草。文稿形成后，由主辦機關(guān)送各聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。（三）部門行文1.部門行文應(yīng)當確有必要，注重實效，堅持少而精的原則。可發(fā)可不發(fā)的文件不發(fā)，可長可短的文件要短。2.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。（四）請示與報告1.請示請示應(yīng)當一文一事，不得在報告中夾帶請示事項。請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當在請示中寫明。2.報告報告不得夾帶請示事項。報告應(yīng)當及時、準確地反映工作情況，不得夸大成績，隱瞞問題。四、行文流程（一）起草1.承辦部門或人員根據(jù)工作需要和領(lǐng)導指示，負責文件的起草工作。起草人應(yīng)深入了解相關(guān)情況，收集必要的資料，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.文件起草應(yīng)符合本規(guī)范行文規(guī)章制度的要求，做到格式規(guī)范、語言嚴謹、邏輯清晰。內(nèi)容應(yīng)重點突出，條理分明，避免冗長和繁瑣。3.起草完成后，起草人應(yīng)認真核對文件內(nèi)容，確保無錯別字、語病和數(shù)據(jù)錯誤等問題，并在文件首頁注明起草人姓名和日期。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至本部門負責人進行初審。初審主要審核文件內(nèi)容是否符合工作要求，格式是否規(guī)范，語言是否準確等。部門負責人應(yīng)提出明確的審核意見，對不符合要求的地方提出修改建議。2.初審?fù)ㄟ^后，文件應(yīng)提交至公司/組織的綜合管理部門（或指定的審核部門）進行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從文件的合法性、準確性、規(guī)范性、完整性等方面進行全面審核，并對文件的質(zhì)量進行評估。復(fù)審人員應(yīng)出具詳細的審核報告，提出審核意見和建議。3.對于涉及重要事項、重大決策或?qū)I(yè)性較強的文件，還應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M行會審。會審人員應(yīng)充分發(fā)表意見，對文件內(nèi)容進行深入討論和研究，確保文件的科學性和可行性。（三）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核通過后，應(yīng)按照公司/組織的發(fā)文審批程序提交至相應(yīng)的領(lǐng)導進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，對文件的準確性、規(guī)范性和可行性負責，并簽署明確的意見。2.一般文件由部門負責人或分管領(lǐng)導簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件或需公司/組織主要領(lǐng)導決策的文件，應(yīng)由公司/組織主要領(lǐng)導簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)在文件首頁的簽發(fā)欄內(nèi)簽署姓名和日期。如簽發(fā)人對文件內(nèi)容進行了修改，起草人應(yīng)根據(jù)簽發(fā)意見及時進行修改，并重新提交審核和簽發(fā)。（四）印發(fā)1.文件經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門（或指定的發(fā)文部門）負責印發(fā)。印發(fā)人員應(yīng)按照公文格式規(guī)范對文件進行排版、校對和印制，確保文件質(zhì)量。2.在印發(fā)過程中，應(yīng)嚴格控制文件的份數(shù)和發(fā)放范圍，按照規(guī)定的程序進行登記和分發(fā)。對于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行印制、分發(fā)和管理。3.文件印發(fā)后，印發(fā)人員應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版分別存檔，并將文件的發(fā)放情況反饋給相關(guān)部門和人員。（五）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版按照檔案管理的要求進行整理和歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準確，能夠反映文件的形成過程和歷史面貌。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準對歸檔文件進行分類、編號和裝訂，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。3.對于重要文件和具有長期保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保管，并定期進行檢查和清理，防止檔案的損壞和丟失。五、行文語言規(guī)范（一）用詞準確1.應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語詞匯，避免使用生僻、模糊、歧義的詞匯。2.對于專業(yè)術(shù)語和特定概念，應(yīng)使用準確、統(tǒng)一的表述，確保不同人員對其理解一致。3.用詞應(yīng)恰當、貼切，能夠準確表達文件的意圖和內(nèi)容，避免使用過于夸張、華麗或口語化的詞匯。（二）語句通順1.句子結(jié)構(gòu)應(yīng)完整，成分搭配合理，避免出現(xiàn)殘缺、贅余、雜糅等語病。2.語句應(yīng)通順流暢，邏輯連貫，符合語言表達習慣，避免出現(xiàn)晦澀難懂、佶屈聱牙的表述。3.對于較長的句子，應(yīng)適當進行斷句和停頓，使語句層次分明，易于理解。（三）表述簡潔1.應(yīng)盡量簡化文件內(nèi)容，去除冗余信息，做到言簡意賅，突出重點。2.避免使用冗長、復(fù)雜的句子和段落，能用簡短的語句表達清楚的，就不要使用復(fù)雜的表述。3.在表達相同意思時，應(yīng)選擇簡潔明了的詞匯和句式，避免重復(fù)和啰嗦。（四）語氣恰當1.根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，選擇恰當?shù)恼Z氣。上行文應(yīng)體現(xiàn)尊重、謙遜的態(tài)度；下行文應(yīng)體現(xiàn)嚴肅、權(quán)威的口吻；平行文應(yīng)體現(xiàn)平等、協(xié)商的語氣。2.避免使用命令式、祈使式過于強硬的語氣，也不要使用過于委婉、模糊的表述，應(yīng)做到語氣得體、恰當。六、特殊情況處理（一）緊急文件1.對于緊急文件，應(yīng)按照緊急程度的要求，優(yōu)先處理，確保文件能夠及時傳達和執(zhí)行。2.緊急文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)壓縮時間，提高工作效率，但不得降低文件質(zhì)量。3.在緊急情況下，如無法按照正常流程進行審核和簽發(fā)，可采取特批程序，但事后應(yīng)及時補辦相關(guān)手續(xù)。（二）涉密文件1.涉密文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行操作，確保文件的保密性和安全性。2.涉密文件應(yīng)明確標注密級和保密期限，限定知悉范圍，采取加密存儲、專人傳遞等措施，防止信息泄露。3.接觸和處理涉密文件的人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓，簽訂保密協(xié)議，嚴格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密文件內(nèi)容。（三）電子文件1.隨著信息化辦公的推進