PAGE規(guī)范物資合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資合同管理，規(guī)范物資采購、供應(yīng)等合同行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類物資采購合同、物資租賃合同、物資運輸合同等涉及物資相關(guān)的合同管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或惡意違約。3.風(fēng)險防控原則加強合同風(fēng)險評估與防控，提前識別潛在風(fēng)險，制定應(yīng)對措施，降低公司因合同引發(fā)的各類風(fēng)險。4.統(tǒng)一管理原則公司對物資合同實行統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，規(guī)范合同流程，提高管理效率。二、合同管理職責(zé)分工（一）歸口管理部門公司[歸口管理部門名稱]作為物資合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)以下工作：1.制定和完善物資合同管理制度及流程，并組織實施。2.參與重大物資合同的談判、起草、審核等工作。3.負(fù)責(zé)物資合同的統(tǒng)一編號、歸檔、保管及統(tǒng)計分析。4.監(jiān)督檢查物資合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.定期組織開展物資合同管理培訓(xùn)及宣傳工作，提高相關(guān)人員的合同管理意識和能力。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提出物資采購、租賃、運輸?shù)刃枨螅鞔_物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與物資合同的談判、起草工作，對合同條款的合理性、可行性負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)組織合同的簽訂、履行，及時向歸口管理部門反饋合同履行過程中的問題。4.配合歸口管理部門做好合同糾紛的處理工作。（三）法務(wù)部門1.對物資合同進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.參與重大物資合同的談判，提供法律意見和風(fēng)險防范建議。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和訴訟代理等服務(wù)。（四）財務(wù)部門1.參與物資合同的審核，對合同中的價格、付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，確保符合公司財務(wù)規(guī)定。2.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)資金的支付和核算工作，監(jiān)督合同款項的收付情況。3.定期對物資合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、合同簽訂管理（一）合同相對方選擇1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，選擇具有良好信譽、資質(zhì)和履約能力的合同相對方。2.對新的合同相對方，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等，并留存相關(guān)證明材料。3.建立合同相對方黑名單制度，對存在嚴(yán)重違約行為或不良記錄的相對方，禁止與其簽訂合同。（二）合同談判1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同談判工作，談判人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)情況，具備良好的溝通能力和談判技巧。2.談判前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定談判方案，明確談判目標(biāo)、策略和重點條款。3.談判過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄談判內(nèi)容，包括雙方的觀點、意見、分歧及協(xié)商結(jié)果等。（三）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，確保合同條款準(zhǔn)確反映雙方的協(xié)商結(jié)果，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確，包括但不限于物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。（四）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門進(jìn)行審核。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主要審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求和實際情況。3.歸口管理部門審核合同格式是否規(guī)范、流程是否合規(guī)、條款是否完整等。4.法務(wù)部門重點審查合同的合法性、有效性，防范法律風(fēng)險。5.財務(wù)部門審核合同的價格、付款方式、結(jié)算條款等是否符合財務(wù)規(guī)定。6.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出明確的審核意見，審核通過后方可簽訂合同。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.簽訂合同應(yīng)使用統(tǒng)一編號的合同文本，確保合同編號的唯一性和連續(xù)性。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交歸口管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，確保合同執(zhí)行人員熟悉合同條款和要求。2.合同交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求、付款方式等。（二）物資交付與驗收1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式交付物資，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織驗收。2.驗收人員應(yīng)依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗，填寫驗收報告。驗收合格的物資應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商處理。3.如對物資質(zhì)量存在爭議，可委托具有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測，檢測結(jié)果作為處理爭議的依據(jù)。（三）款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請。2.付款申請應(yīng)附合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分。3.經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門按照公司資金審批流程辦理款項支付手續(xù)。（四）合同變更1.在合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽訂和備案。3.合同變更后，相關(guān)部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，確保合同變更后的條款得到有效履行。（五）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.歸口管理部門應(yīng)定期對物資合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)每月向歸口管理部門報送合同履行情況報告，包括物資交付情況、驗收情況、款項支付情況、合同變更情況等。3.對合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，歸口管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定應(yīng)對措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料收集齊全，并移交歸口管理部門。2.歸口管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.歸口管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。2.對合同檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，確保檔案整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保檔案安全、完整。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護。3.合同檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期保管。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)歸口管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的合同風(fēng)險意識和防范能力。2.在合同簽訂前，充分進(jìn)行市場調(diào)研和風(fēng)險評估，明確合同條款，避免潛在糾紛。3.在合同履行過程中，加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向歸口管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案可包括協(xié)商解決、申請仲裁或提起訴訟等方式。如需申請仲裁或提起訴訟，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，提供法律支持。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，確保公司合法權(quán)益得到有效維護。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.