PAGE二檔出庫制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司二檔文件的管理，確保二檔文件的安全、完整，便于查閱和使用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及二檔文件的出庫管理工作。（三）定義1.二檔文件：指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動等過程中形成的具有一定保存價值的文件材料，按照檔案管理要求進行整理、分類后存放于二檔庫的文件集合。2.出庫：指將二檔庫中的文件取出，提供給公司內(nèi)部相關(guān)部門或人員用于查閱、使用等目的的行為。（四）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)檔案管理標準，確保二檔出庫工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障二檔文件在出庫過程中的安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：明確出庫流程和要求，做到手續(xù)完備、操作規(guī)范、記錄清晰，確保二檔出庫工作有序進行。二、出庫申請（一）申請主體公司內(nèi)部各部門因工作需要使用二檔文件時，由部門負責(zé)人或指定專人作為申請主體提出出庫申請。（二）申請流程1.填寫申請表：申請主體需填寫《二檔文件出庫申請表》，詳細注明申請部門、申請人、申請日期、文件名稱及文號、出庫用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對申請表進行審核，確認申請的必要性和合理性，簽署審核意見并加蓋部門公章。3.提交申請：將審核通過的申請表提交至檔案管理部門。三、出庫審批（一）審批主體檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作為審批主體，對二檔文件出庫申請進行審批。（二）審批流程1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到申請后，對申請表內(nèi)容進行初審，核實文件是否存在以及是否符合出庫條件。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與申請部門溝通并要求補充或修正相關(guān)信息。2.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對申請進行全面審查，做出同意或不同意出庫的批示。3.審批結(jié)果反饋：檔案管理部門將審批結(jié)果及時反饋給申請部門。如審批通過，告知申請部門辦理出庫手續(xù)的具體時間和地點；如審批不通過，說明原因并要求申請部門重新提交申請或調(diào)整申請內(nèi)容。四、出庫辦理（一）辦理地點在檔案管理部門指定的場所辦理二檔文件出庫手續(xù)。（二）辦理人員申請部門的申請人憑有效證件（如工作證等）前往檔案管理部門辦理出庫手續(xù)。（三）辦理流程1.核對信息：檔案管理人員與申請人核對申請表信息，確認無誤后，在申請表上簽字確認。2.文件交接：檔案管理人員根據(jù)申請表上注明的文件名稱及文號，查找并取出相應(yīng)的二檔文件，與申請人進行當面清點和交接。清點內(nèi)容包括文件的數(shù)量、完整性、外觀狀況等。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時記錄并報告檔案管理部門負責(zé)人。3.填寫出庫登記表：雙方共同填寫《二檔文件出庫登記表》，詳細記錄文件出庫的時間、文件名稱及文號、申請人、檔案管理人員等信息，并由雙方簽字確認。4.領(lǐng)取文件：申請人在完成上述手續(xù)后，領(lǐng)取二檔文件。檔案管理人員應(yīng)提醒申請人妥善保管文件，嚴格按照出庫用途使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀文件。五、使用要求（一）使用范圍申請人必須按照出庫申請表中注明的用途使用二檔文件，不得擅自改變用途。（二）使用期限1.短期使用：如因工作臨時需要查閱二檔文件，使用期限一般不超過[X]個工作日。使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。2.長期使用：如需長時間使用二檔文件，如進行項目研究、撰寫報告等，應(yīng)在申請時明確預(yù)計使用期限，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。使用期限屆滿后，必須按時歸還檔案管理部門。如因特殊情況需要延長使用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準后方可延期。（三）使用方式1.查閱：申請人可在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱二檔文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)，經(jīng)批準后方可復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴格控制在工作所需范圍內(nèi)，不得隨意多印。2.借閱：對于需要帶出檔案管理部門使用的二檔文件，申請人應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱時，檔案管理人員應(yīng)對借閱文件進行密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。申請人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得將其帶出公司規(guī)定的使用范圍，不得在借閱文件上進行任何標記、涂改或損壞。（四）安全保密措施1.使用場所安全：申請人在使用二檔文件時，應(yīng)確保使用場所的安全，防止文件丟失、被盜或受到其他安全威脅。如在公司內(nèi)部其他部門使用文件，應(yīng)在使用完畢后及時歸還至檔案管理部門指定的存放地點。2.保密要求：申請人應(yīng)對二檔文件的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露文件信息。在使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如妥善保管文件、避免在公共場所談?wù)撐募?nèi)容等。如因工作需要向第三方提供文件內(nèi)容，必須事先經(jīng)過檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準，并與第三方簽訂保密協(xié)議。六、歸還管理（一）歸還期限申請人應(yīng)按照出庫申請表中注明的預(yù)計歸還日期按時歸還二檔文件。如因特殊情況無法按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。（二）歸還流程1.檢查文件：申請人在歸還二檔文件時，檔案管理人員應(yīng)與申請人共同對文件進行檢查，確認文件的數(shù)量、完整性、外觀狀況等是否與出庫時一致。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、缺失、涂改等情況，申請人應(yīng)說明原因并承擔相應(yīng)責(zé)任。2.填寫歸還登記表：雙方共同填寫《二檔文件歸還登記表》，詳細記錄文件歸還的時間、文件名稱及文號、申請人、檔案管理人員等信息，并由雙方簽字確認。3.文件入庫：檔案管理人員在確認文件無誤后，將歸還的二檔文件按照檔案管理要求進行整理、歸位，放入二檔庫相應(yīng)位置。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司內(nèi)部審計部門或其他指定的監(jiān)督機構(gòu)作為二檔出庫制度執(zhí)行情況的監(jiān)督主體。（二）檢查內(nèi)容1.出庫申請與審批：檢查出庫申請是否符合規(guī)定流程，申請表填寫是否完整、準確，審批手續(xù)是否齊全。2.出庫辦理：檢查出庫辦理過程中文件交接是否規(guī)范，出庫登記表填寫是否真實、準確。3.使用情況：檢查申請人是否按照規(guī)定的使用范圍、期限和方式使用二檔文件，是否存在違規(guī)轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀文件等情況。4.歸還管理：檢查文件歸還是否按時、完整，歸還登記表填寫是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督機構(gòu)定期對二檔出庫制度的執(zhí)行情況進行全面檢查，一般每[X]個月或每季度進行一次。2.不定期抽查：監(jiān)督機構(gòu)不定期對二檔出庫相關(guān)環(huán)節(jié)進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為：監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改完成后，提交整改報告。2.對于造成文件丟失、損壞、泄露等嚴重后果的：按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門或人員的責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分或法律制裁。八、檔案管理人員職責(zé)（一）制度執(zhí)行嚴格執(zhí)行二檔出庫制度規(guī)范，確保出庫工作流程規(guī)范、操作準確。（二）文件管理1.負責(zé)二檔文件的日常管理，包括文件的整理、分類、存放等，確保文件存放有序，便于查找和使用。2.定期對二檔文件進行清查盤點，核對文件數(shù)量、完整性等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。（三）出庫辦理1.認真審核出庫申請，對不符合規(guī)定的申請及時與申請部門溝通并要求修正。2.按照規(guī)定流程辦理二檔文件出庫手續(xù)，確保文件交接準確無誤，填寫相關(guān)登記表清晰規(guī)范。3.提醒申請人遵守使用要求和安全保密規(guī)定，對申請人在使用過程中提出的問題進行解答和指導(dǎo)。（四）歸還監(jiān)督1.在文件歸還時，認真檢查文件狀況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與申請人核實并記錄。2.確保歸還文件及時入庫，并做好相關(guān)登記工作。（五）培訓(xùn)與宣傳1.定期對公司內(nèi)部相關(guān)人員進行二檔出庫制度培訓(xùn)，提高大家對制度的認識和執(zhí)行能力。2.向公司員工宣傳二