PAGE公證審批制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公證審批工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保公證質(zhì)量，維護公證的公信力，根據(jù)《中華人民共和國公證法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有公證業(yè)務(wù)的審批流程及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公證審批工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公證行為合法合規(guī)。2.公正公平原則：在審批過程中，應(yīng)秉持公正公平的態(tài)度，不受任何因素干擾，確保每一項公證業(yè)務(wù)都能得到客觀、公正的審查。3.質(zhì)量至上原則：把保證公證質(zhì)量作為審批工作的核心目標，通過嚴格的審批流程，確保每一份公證書真實、合法、有效。4.效率與質(zhì)量兼顧原則：在保證公證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化審批流程，提高審批效率，避免不必要的拖延，及時滿足當(dāng)事人的公證需求。二、審批機構(gòu)及職責(zé)（一）審批機構(gòu)設(shè)置設(shè)立公證審批委員會，作為公司/組織內(nèi)公證業(yè)務(wù)的最高審批機構(gòu)。審批委員會由公司/組織內(nèi)資深公證員、業(yè)務(wù)主管及相關(guān)法律專家組成。（二）審批委員會職責(zé)1.審議和決定重大、復(fù)雜公證業(yè)務(wù)的審批事項。2.對公證業(yè)務(wù)的質(zhì)量標準、審批流程等制度規(guī)范進行研究和修訂。3.對公證業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的疑難問題進行討論和決策，為具體審批工作提供指導(dǎo)意見。4.監(jiān)督公證審批工作的執(zhí)行情況，確保審批流程嚴格按照制度規(guī)范進行。（三）審批人員職責(zé)1.初審人員職責(zé)負責(zé)對公證申請材料進行初步審查，核實材料的真實性、完整性和合法性。對申請公證事項進行初步的事實調(diào)查，了解相關(guān)背景情況，判斷是否符合公證受理條件。撰寫初審意見，明確申請事項的基本情況、審查情況及初步結(jié)論，提交給復(fù)審人員。2.復(fù)審人員職責(zé)對初審意見及相關(guān)材料進行全面復(fù)審，重點審查公證事項的法律關(guān)系、證據(jù)鏈條、公證程序的合規(guī)性等。對于存在疑問的事項，可進一步調(diào)查核實或要求初審人員補充材料。綜合考慮各種因素，對初審結(jié)論進行評估和調(diào)整，撰寫復(fù)審意見，提交給審批委員會。3.審批委員會成員職責(zé)認真審閱復(fù)審意見及相關(guān)材料，對公證業(yè)務(wù)進行最終審批決策。在審批過程中充分發(fā)表意見，對存在爭議的問題進行深入討論，依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準做出公正、合理的決定。對審批結(jié)果負責(zé)，確保每一項公證業(yè)務(wù)都經(jīng)過嚴格審查，符合質(zhì)量要求。三、公證申請與受理（一）申請材料要求1.當(dāng)事人申請公證，應(yīng)提交真實、合法、有效的身份證明及相關(guān)證明材料。身份證明包括居民身份證、戶口簿、護照等，證明材料根據(jù)不同公證事項的要求提供，如合同公證需提交合同文本、營業(yè)執(zhí)照等。2.申請材料應(yīng)清晰、完整，能夠充分證明申請公證事項的真實性和合法性。對于材料不齊全或不符合要求的，應(yīng)一次性告知當(dāng)事人需要補充的內(nèi)容。（二）受理條件1.申請人與申請公證事項有利害關(guān)系。2.申請公證事項屬于本公司/組織的公證業(yè)務(wù)范圍。3.申請材料符合要求。4.申請事項真實、合法，不存在違反法律法規(guī)或社會公共利益的情形。對于符合受理條件的申請，應(yīng)予以受理，并出具受理通知書；對于不符合受理條件的申請，應(yīng)向當(dāng)事人說明理由，不予受理，并出具不予受理決定書。四、審批流程（一）初審流程1.受理公證申請后，初審人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對申請材料進行詳細審查。審查內(nèi)容包括材料的形式要件和實質(zhì)要件，如文件的簽字、蓋章是否齊全，內(nèi)容是否符合法律規(guī)定等。2.同時，初審人員應(yīng)對申請公證事項的事實進行必要的調(diào)查核實?？梢酝ㄟ^詢問當(dāng)事人、查閱相關(guān)資料、實地走訪等方式，了解事實真相，確保申請事項真實可靠。3.初審人員完成審查和調(diào)查后，撰寫初審意見。初審意見應(yīng)客觀、準確地反映審查情況，明確申請事項是否符合受理條件，是否存在需要進一步核實或補充材料的問題。如認為申請事項基本符合要求，可提出初步的公證建議；如發(fā)現(xiàn)存在重大問題，應(yīng)明確指出并說明理由。4.初審意見撰寫完成后，初審人員將申請材料及初審意見一并提交給復(fù)審人員。（二）復(fù)審流程1.復(fù)審人員收到初審材料和初審意見后，對整個公證申請進行全面復(fù)審。復(fù)審重點在于審查公證事項的法律關(guān)系是否清晰，證據(jù)是否充分、確鑿，公證程序是否嚴格遵守相關(guān)規(guī)定。2.針對初審意見中提出的問題及疑問，復(fù)審人員進一步核實情況。可以與初審人員溝通，要求其補充相關(guān)材料或提供更多信息；也可以自行開展調(diào)查，深入了解申請事項的細節(jié)。3.在復(fù)審過程中，復(fù)審人員應(yīng)綜合考慮各種因素，對初審結(jié)論進行評估。如認為初審意見正確，可在復(fù)審意見中予以確認；如發(fā)現(xiàn)初審存在疏漏或判斷有誤，應(yīng)及時調(diào)整初審結(jié)論，并詳細說明理由。4.復(fù)審人員完成復(fù)審后，撰寫復(fù)審意見。復(fù)審意見應(yīng)明確闡述對申請事項的最終審查結(jié)論，包括是否批準公證、批準的條件和要求等。同時，如果存在需要特別說明的事項或風(fēng)險提示，也應(yīng)在復(fù)審意見中注明。5.復(fù)審意見撰寫完成后，復(fù)審人員將申請材料、初審意見及復(fù)審意見一并提交給審批委員會。（三）審批委員會審批流程1.審批委員會收到復(fù)審材料后，召開審批會議。會議由審批委員會主任主持，全體成員參加。2.在會議上，復(fù)審人員向?qū)徟瘑T會匯報申請事項的審查情況，包括初審意見、復(fù)審過程及復(fù)審結(jié)論。其他成員可就相關(guān)問題進行提問、發(fā)表意見和建議。3.審批委員會成員對申請事項進行充分討論，重點圍繞公證事項的合法性、真實性、公正性以及潛在風(fēng)險等方面展開。成員們應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合自身專業(yè)知識和經(jīng)驗，對審批結(jié)果進行審慎決策。4.對于簡單的公證業(yè)務(wù)，審批委員會成員可通過傳閱材料、電話溝通等方式進行審批；對于重大、復(fù)雜的公證業(yè)務(wù)，應(yīng)進行集體討論，并形成書面決議。5.審批委員會做出審批決定后，應(yīng)及時將決定通知復(fù)審人員。如批準公證，應(yīng)明確公證的具體內(nèi)容和要求；如不予批準，應(yīng)說明理由，并告知當(dāng)事人。五、公證文書制作與送達（一）公證文書制作要求1.公證員應(yīng)根據(jù)審批委員會的決定，按照公證文書格式和內(nèi)容要求，制作公證書。公證書應(yīng)語言規(guī)范、表述準確、邏輯嚴謹，確保真實、合法、有效。2.在制作公證書過程中，公證員應(yīng)認真核對申請材料和審批意見，確保公證書內(nèi)容與申請事項及審批結(jié)果一致。對于涉及重要事實、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等內(nèi)容，應(yīng)再次核實無誤后填寫。3.公證書制作完成后，應(yīng)進行嚴格的校對和審核。校對人員應(yīng)仔細檢查公證書的文字表述、格式排版、簽字蓋章等是否正確無誤。審核人員應(yīng)對公證書的內(nèi)容和質(zhì)量進行全面審查，確保符合質(zhì)量標準。（二）送達程序1.公證書制作完成后，應(yīng)及時送達當(dāng)事人。送達方式可根據(jù)當(dāng)事人的要求和實際情況選擇直接送達、郵寄送達或委托送達等。2.對于直接送達的，應(yīng)要求當(dāng)事人在送達回執(zhí)上簽字確認；對于郵寄送達的，應(yīng)保留郵寄憑證；對于委托送達的，應(yīng)確保受托人具備合法的委托手續(xù)，并要求受托人在送達回執(zhí)上簽字。3.如當(dāng)事人無法直接簽收公證書，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定采取留置送達、公告送達等方式。留置送達時，應(yīng)邀請有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回執(zhí)上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把公證書留在受送達人的住所；公告送達時，應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布公告，并保留公告記錄。六、檔案管理（一）檔案收集1.在公證業(yè)務(wù)辦理過程中，承辦人員應(yīng)及時收集與公證事項相關(guān)的各類材料，包括申請材料、調(diào)查記錄、審批意見、公證書副本等。2.收集的材料應(yīng)確保真實、完整，能夠全面反映公證業(yè)務(wù)的辦理過程和結(jié)果。對于材料的原件和復(fù)印件，應(yīng)進行分類整理，并做好標識。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理人員收到承辦人員移交的材料后，應(yīng)按照檔案管理的要求進行整理。整理內(nèi)容包括對材料進行分類、編號、裝訂等，確保檔案整齊、有序。2.根據(jù)公證業(yè)務(wù)的類別和時間順序，將整理好的檔案進行歸檔。歸檔后的檔案應(yīng)便于查詢和保管，同時應(yīng)建立相應(yīng)的檔案索引和目錄，方便快速查找所需檔案。（三）檔案保管與查閱1.檔案保管應(yīng)具備安全、保密的條件，防止檔案損壞、丟失或泄露。檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的完整性和安全性。2.嚴格限制檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對公證審批工作進行檢查。監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)不同部門的人員組成，負責(zé)對公證業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過抽查公證檔案、檢查審批流程執(zhí)行情況、聽取當(dāng)事人反饋等方式，對公證審批工作進行全面監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.加強對審批人員的職業(yè)道德教育和培訓(xùn)，提高審批人員的責(zé)任意識和風(fēng)險意識。審批人員應(yīng)嚴格遵守審批制度規(guī)范，自覺接受內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督與投訴處理1.積極接受司法行政機關(guān)、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求及時提供相關(guān)材料和信息，配合外部監(jiān)督工作的開展。2.設(shè)立投訴舉報渠道，公開投訴電話、郵箱等信息，方便當(dāng)事人對公證業(yè)務(wù)提出投訴和建議。對于當(dāng)事人的投訴，應(yīng)及時受