PAGE外運(yùn)辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)外運(yùn)辦公室的管理，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，確保外運(yùn)業(yè)務(wù)的順利開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于外運(yùn)辦公室全體工作人員，包括但不限于辦公室管理人員、業(yè)務(wù)操作人員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，加強(qiáng)部門間協(xié)作，提高工作效率和質(zhì)量。3.責(zé)任明確原則：明確各崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作責(zé)任到人。4.服務(wù)至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)外運(yùn)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的招聘、培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)懲等工作，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。4.審核辦公室各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制辦公成本。5.負(fù)責(zé)處理辦公室的突發(fā)事件和重大問題，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）業(yè)務(wù)操作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)外運(yùn)業(yè)務(wù)的操作流程，包括貨物的訂艙、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、運(yùn)輸安排等。2.與客戶、供應(yīng)商、貨代、船代等相關(guān)方保持密切溝通，及時(shí)了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，解決業(yè)務(wù)問題。3.收集、整理和分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)決策提供支持。4.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件的起草、審核和歸檔工作，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。5.協(xié)助辦公室主任完成其他相關(guān)工作。（三）后勤保障人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室的物資采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)和辦公用品管理等工作，確保辦公設(shè)施的正常運(yùn)行。2.做好辦公室的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。3.負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度和管理，確保業(yè)務(wù)用車的及時(shí)供應(yīng)。4.協(xié)助業(yè)務(wù)操作人員完成貨物的裝卸和運(yùn)輸?shù)裙ぷ鳌?.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障工作。三、工作流程（一）業(yè)務(wù)受理流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢外運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)問題，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)熱情接待，詳細(xì)解答客戶疑問。2.業(yè)務(wù)洽談：根據(jù)客戶需求，業(yè)務(wù)操作人員與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，了解貨物情況、運(yùn)輸要求、目的地等信息，并向客戶介紹公司的服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、運(yùn)輸時(shí)間等。3.方案制定：業(yè)務(wù)操作人員根據(jù)客戶需求和洽談結(jié)果制定詳細(xì)的運(yùn)輸方案，包括訂艙計(jì)劃、報(bào)關(guān)報(bào)檢安排、運(yùn)輸路線選擇、費(fèi)用預(yù)算等，并提交給客戶審核。4.合同簽訂：客戶確認(rèn)運(yùn)輸方案后，雙方簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.任務(wù)分配：業(yè)務(wù)操作人員將運(yùn)輸任務(wù)分配給相關(guān)崗位人員，明確工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（二）訂艙流程1.信息收集：業(yè)務(wù)操作人員收集貨物的詳細(xì)信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、包裝形式、發(fā)貨地、目的地等，并填寫訂艙委托書。2.訂艙申請(qǐng)：業(yè)務(wù)操作人員將訂艙委托書提交給貨代或船代，向其申請(qǐng)訂艙，并提供必要的文件和資料，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單等。3.艙位確認(rèn)：貨代或船代根據(jù)訂艙申請(qǐng)，向船公司預(yù)訂艙位，并及時(shí)反饋艙位確認(rèn)情況。如艙位緊張，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)與貨代或船代協(xié)商解決方案，如調(diào)整運(yùn)輸時(shí)間、選擇其他船公司等。4.訂艙通知：業(yè)務(wù)操作人員收到艙位確認(rèn)后，及時(shí)通知客戶訂艙成功，并提供船名、航次、提單號(hào)、預(yù)計(jì)開船時(shí)間等信息。5.提單確認(rèn)：在貨物裝船前，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)與客戶核對(duì)提單內(nèi)容，確保提單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如客戶需要修改提單信息，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)與貨代或船代溝通協(xié)調(diào)。（三）報(bào)關(guān)流程1.報(bào)關(guān)資料準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)操作人員根據(jù)貨物情況和海關(guān)要求，準(zhǔn)備報(bào)關(guān)所需的文件和資料，如報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同、提單、報(bào)關(guān)委托書等。2.報(bào)關(guān)申報(bào)：業(yè)務(wù)操作人員將報(bào)關(guān)資料提交給報(bào)關(guān)行或自行通過電子口岸系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)關(guān)申報(bào)，并繳納相應(yīng)的報(bào)關(guān)費(fèi)用。3.海關(guān)查驗(yàn)：海關(guān)根據(jù)報(bào)關(guān)情況對(duì)貨物進(jìn)行查驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)與報(bào)關(guān)行或貨代溝通協(xié)調(diào)，配合海關(guān)完成查驗(yàn)工作。4.海關(guān)放行：海關(guān)查驗(yàn)無(wú)誤后，對(duì)貨物進(jìn)行放行，并出具報(bào)關(guān)單證明聯(lián)。業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取報(bào)關(guān)單證明聯(lián)，并將其交給客戶或相關(guān)部門。（四）報(bào)檢流程1.報(bào)檢資料準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)操作人員根據(jù)貨物情況和檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)要求，準(zhǔn)備報(bào)檢所需的文件和資料，如報(bào)檢單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同、提單、廠檢單等。2.報(bào)檢申報(bào)：業(yè)務(wù)操作人員將報(bào)檢資料提交給檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)或自行通過電子報(bào)檢系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)檢申報(bào)，并繳納相應(yīng)的報(bào)檢費(fèi)用。3.檢驗(yàn)檢疫：檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)根據(jù)報(bào)檢情況對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫，如發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)與檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，配合完成檢驗(yàn)檢疫工作。4.出證放行：檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)檢疫合格后，出具檢驗(yàn)檢疫證書，并對(duì)貨物進(jìn)行放行。業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取檢驗(yàn)檢疫證書，并將其交給客戶或相關(guān)部門。（五）運(yùn)輸安排流程1.車輛調(diào)度：后勤保障人員根據(jù)運(yùn)輸任務(wù)和業(yè)務(wù)操作人員的要求，調(diào)度車輛前往指定地點(diǎn)提貨，并確保車輛按時(shí)到達(dá)。2.貨物裝卸：業(yè)務(wù)操作人員或后勤保障人員負(fù)責(zé)組織貨物的裝卸工作，確保貨物安全、完好地裝上車輛。在裝卸過程中，應(yīng)注意貨物的包裝形式、重量、體積等，避免貨物損壞或丟失。3.運(yùn)輸跟蹤：業(yè)務(wù)操作人員通過貨代或船代提供的運(yùn)輸信息跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，如是否按時(shí)起航、是否到達(dá)目的港等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與貨代或船代溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。4.貨物交付：貨物到達(dá)目的地后，業(yè)務(wù)操作人員或后勤保障人員負(fù)責(zé)組織貨物的交付工作，確保貨物按時(shí)交付給客戶。在交付過程中，應(yīng)要求客戶簽收貨物，并核對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量等情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，解決問題。四、文件管理（一）文件分類1.業(yè)務(wù)文件：包括運(yùn)輸合同、訂艙委托書、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單、提單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同等。2.管理文件：包括公司制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：包括費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）文件編號(hào)為了便于文件的管理和查詢，對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。文件編號(hào)格式為：年份+部門代碼+文件類別代碼+流水號(hào)。例如：2023WYBW001，表示2023年外運(yùn)辦公室業(yè)務(wù)文件第001號(hào)。（三）文件起草與審核1.文件起草：業(yè)務(wù)操作人員或相關(guān)崗位人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，確保文件符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)。（四）文件歸檔與保管1.文件歸檔：文件審核通過后，業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔，按照文件類別和編號(hào)順序進(jìn)行整理存放。2.文件保管：文件應(yīng)妥善保管，確保文件的安全和完整。對(duì)于重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止文件丟失或損壞。（五）文件查閱與借閱1.文件查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理人員處查閱。查閱人員應(yīng)遵守文件查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播文件內(nèi)容。2.文件借閱：公司外部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到文件管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞文件。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.部門例會(huì)：外運(yùn)辦公室每周召開一次部門例會(huì)，總結(jié)上周工作情況，安排本周工作任務(wù)。2.業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，不定期召開業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。3.專題會(huì)議：針對(duì)特定的業(yè)務(wù)問題或工作事項(xiàng)，召開專題會(huì)議進(jìn)行研究和討論。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)提前發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等信息。2.會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等。3.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，并形成會(huì)議紀(jì)要。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。3.會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽電話或玩手機(jī)。（四）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理形成，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)間等信息。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會(huì)議組織者審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門，并按照要求進(jìn)行落實(shí)和跟蹤。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.辦公室主任應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定外運(yùn)辦公室年度費(fèi)用預(yù)算，包括人員工資、辦公費(fèi)用、業(yè)務(wù)費(fèi)用、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用不超預(yù)算。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.業(yè)務(wù)操作人員或相關(guān)崗位人員因工作需要發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司規(guī)定填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核費(fèi)用報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷不予批準(zhǔn)。3.費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，方可報(bào)銷。報(bào)銷款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)支付給報(bào)銷人員。（三）費(fèi)用控制1.辦公室主任應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用控制中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。2.各崗位人員應(yīng)嚴(yán)格遵守費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用。如發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為，將嚴(yán)肅處理。七、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密：包括公司的業(yè)務(wù)信息、客戶資料、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.國(guó)家機(jī)密：涉及國(guó)家機(jī)密的文件和信息，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。（二）保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工保密意識(shí)。2.對(duì)涉及保密信息的文件和資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳