PAGE人大檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為人大工作提供有力的支持和保障，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人大檔案室對(duì)機(jī)關(guān)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理和保存工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人大檔案室的各項(xiàng)管理制度。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，并及時(shí)更新維護(hù)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織開展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，依法依規(guī)做好檔案查閱、借閱等工作。6.對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。7.做好檔案安全保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步立卷，并定期向檔案室移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案室的溝通協(xié)調(diào)。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。4.按照檔案管理要求，做好本部門檔案的安全保管和保密工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與人大工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.人大機(jī)關(guān)形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、調(diào)研材料、工作報(bào)告、決議決定、領(lǐng)導(dǎo)講話等。3.人大會(huì)議的籌備、組織、召開過程中形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程安排、會(huì)議記錄、代表發(fā)言材料、決議草案等。4.人大代表的議案、建議、批評(píng)和意見及辦理情況的文件材料。5.人大工作中開展調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等活動(dòng)形成的文件材料。6.機(jī)關(guān)人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理工作中形成的文件材料。7.機(jī)關(guān)各類活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像檔案。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理分類，確保文件材料的完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案室登記保存。3.收集檔案時(shí)，應(yīng)注意文件材料的質(zhì)量，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。4.聲像檔案應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.會(huì)議檔案：按照會(huì)議屆次、年度進(jìn)行分類。3.人大代表議案建議檔案：按照議案建議的年份、類別進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、年度、內(nèi)容進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案整理：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，區(qū)分不同年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）。按照文件的形成時(shí)間順序排列，同一事由的文件集中排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面，編制案卷目錄。2.會(huì)議檔案整理：將會(huì)議文件材料按照會(huì)議屆次、年度進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行排序、編號(hào)，編制會(huì)議文件目錄。對(duì)于重要會(huì)議，可單獨(dú)成冊(cè)或裝盒保存，并編寫會(huì)議簡(jiǎn)介。3.人大代表議案建議檔案整理：按照議案建議的年份、類別進(jìn)行分類。對(duì)每份議案建議及辦理情況進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫相關(guān)表格。建立索引，方便查詢。4.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類編號(hào)，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。制作聲像檔案目錄，同時(shí)建立電子檔案，存儲(chǔ)相關(guān)信息。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.分類準(zhǔn)確，排列有序，編號(hào)規(guī)范，編目清晰，便于查找和利用。3.檔案整理應(yīng)做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.會(huì)議檔案應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.人大代表議案建議檔案應(yīng)在議案建議辦理完畢后及時(shí)歸檔。4.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案移交檔案室，檔案室進(jìn)行再次審核。3.檔案室對(duì)符合歸檔要求的檔案進(jìn)行編目、上架，完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，分類準(zhǔn)確，排列有序，編號(hào)規(guī)范。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，記錄檔案的接收情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場(chǎng)所，保持整潔、通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和使用。3.檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序存放，盒內(nèi)文件排列有序。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映人大主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)人大工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)人大工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價(jià)值，提出檔案保管期限的初步意見，經(jīng)檔案室審核后確定。（四）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案實(shí)體和信息安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案的完好率、破損率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門和本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。4.經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止檔案丟失或泄露。九、檔案利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.人大代表依法查閱與本人履職相關(guān)的檔案。3.其他單位或個(gè)人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。（三）利用程序1.查閱檔案：利用者填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案室。檔案室根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：利用者填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱者需出具有效身份證件，領(lǐng)取檔案借閱證。借閱者應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案室。檔案室審核后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)費(fèi)用。（四）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室同意，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱進(jìn)行在線申請(qǐng)、審批和登記。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析