行政日常事務(wù)處理SOP手冊為規(guī)范公司行政日常事務(wù)處理流程，提高工作效率，保證各項事務(wù)有序開展，特制定本手冊。本手冊旨在為行政人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，明確職責(zé)分工與工作要求，保障辦公環(huán)境整潔有序、物資管理規(guī)范高效、會議與訪客接待妥善周到，助力公司日常運(yùn)營順利進(jìn)行。手冊適用范圍與事務(wù)類型本手冊適用于公司行政部及各部門負(fù)責(zé)行政事務(wù)對接的人員，涵蓋以下日常事務(wù)類型：辦公環(huán)境維護(hù)（包括辦公區(qū)域清潔、綠植養(yǎng)護(hù)、設(shè)施報修等）辦公用品管理（包括申領(lǐng)、采購、入庫、盤點(diǎn)等）會議組織與保障（包括會議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等）訪客接待（包括預(yù)約登記、引導(dǎo)服務(wù)、離場送別等）文件與檔案歸檔（包括行政類文件分類、整理、保管等）一、辦公環(huán)境維護(hù)操作流程（一）日常巡檢與問題記錄巡檢頻次：行政專員每日上午9:00前完成辦公區(qū)域（前臺、會議室、走廊、茶水間等）全面巡檢，各部門文員協(xié)助檢查本部門辦公區(qū)域。檢查內(nèi)容：地面、桌面、門窗是否清潔，無雜物堆積；照明、空調(diào)、辦公設(shè)備等設(shè)施是否正常運(yùn)行；綠植是否缺水、枯萎，需及時養(yǎng)護(hù)；消防器材是否在指定位置，無遮擋或損壞。問題記錄：發(fā)覺異常后，立即填寫《辦公環(huán)境問題登記表》（見模板一），詳細(xì)記錄問題位置、類型（如清潔/設(shè)施/綠植）、緊急程度，并同步拍照留存。（二）問題上報與整改跟進(jìn)分級處理：一般問題（如地面污漬、綠植缺水）：24小時內(nèi)協(xié)調(diào)保潔或綠化人員處理；緊急問題（如水管漏水、電路故障）：立即聯(lián)系維修人員，同步上報行政主管*經(jīng)理，并通知相關(guān)部門臨時規(guī)避風(fēng)險。整改跟蹤：問題處理后，行政專員需現(xiàn)場驗收，在《辦公環(huán)境問題登記表》中記錄處理結(jié)果及時間，保證問題徹底解決。（三）定期清潔與綠植養(yǎng)護(hù)安排清潔安排：每日下班后由保潔人員進(jìn)行全面清潔，重點(diǎn)區(qū)域（如前臺、茶水間）增加清潔頻次；每周五組織全員辦公區(qū)域大掃除，各部門文員負(fù)責(zé)本部門桌面及文件整理。綠植養(yǎng)護(hù)：每月聯(lián)系專業(yè)綠植養(yǎng)護(hù)人員對辦公區(qū)域綠植進(jìn)行修剪、施肥、病蟲害防治，保證綠植存活率及美觀度。二、辦公用品管理操作流程（一）需求統(tǒng)計與申領(lǐng)需求提報：每月25日前，各部門文員根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《辦公用品月度申領(lǐng)表》（見模板二），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管簽字后提交行政部。緊急申領(lǐng)：突發(fā)性需求（如會議急需物資），可通過企業(yè)提交《緊急用品申領(lǐng)單》，經(jīng)行政主管*經(jīng)理審批后，行政專員優(yōu)先協(xié)調(diào)庫存或臨時采購。（二）采購與入庫管理采購執(zhí)行：行政專員匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計劃》，經(jīng)審批后聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行采購；大宗采購需簽訂采購合同，小額采購保留采購憑證（如報價單、收據(jù)）。入庫驗收：物品到貨后，行政專員與采購員共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》（見模板三），并在物品外包裝標(biāo)注入庫日期及管理員姓名。（三）發(fā)放與盤點(diǎn)發(fā)放流程：各部門文員憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)取物品，行政專員核對申領(lǐng)信息后發(fā)放，領(lǐng)用人在《辦公用品發(fā)放登記表》（見模板四）簽字確認(rèn)。定期盤點(diǎn)：每月最后1個工作日，行政專員組織對辦公用品庫存進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)際庫存，編制《月度辦公用品盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧情況查明原因并上報處理，保證賬實(shí)相符。三、會議組織與保障操作流程（一）會議預(yù)訂與準(zhǔn)備會議預(yù)訂：申請人提前通過企業(yè)“會議室預(yù)訂系統(tǒng)”提交申請，填寫《會議室使用申請表》（見模板五），注明會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人數(shù)、設(shè)備需求（如投影儀、麥克風(fēng)、白板）、茶水需求等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管及行政部審批后生效。會前準(zhǔn)備：行政專員提前30分鐘檢查會議室環(huán)境（桌椅擺放、清潔衛(wèi)生）、設(shè)備調(diào)試（投影、音響、網(wǎng)絡(luò)），保證正常運(yùn)行；根據(jù)需求準(zhǔn)備會議物資（如文具、飲用水、會議資料、茶水點(diǎn)心），放置于會議室指定位置。（二）會議期間服務(wù)現(xiàn)場引導(dǎo)：重要會議（如客戶會議、管理層會議），行政專員提前10分鐘在會議室門口迎接參會人員，引導(dǎo)入座。應(yīng)急處理：會議期間如遇設(shè)備故障，立即聯(lián)系技術(shù)支持人員協(xié)助解決，同時準(zhǔn)備備用會議室（如需）；茶水點(diǎn)心根據(jù)會議時長及時補(bǔ)充，保證參會人員需求。（三）會后整理與反饋場地復(fù)原：會議結(jié)束后，行政專員檢查會議室物資是否齊全、設(shè)備是否關(guān)閉、環(huán)境是否整潔，確認(rèn)無誤后鎖門。反饋收集：對大型或重要會議，可通過問卷收集參會人員對會議組織、場地、服務(wù)的反饋意見，整理后作為后續(xù)改進(jìn)依據(jù)。四、訪客接待操作流程（一）訪客預(yù)約與信息登記預(yù)約確認(rèn)：訪客來訪前，需由對接部門提前1個工作日通過企業(yè)向行政部提交《訪客預(yù)約信息表》（見模板六），注明訪客姓名、單位、來訪事由、人數(shù)、到訪及離開時間、對接人*姓名及聯(lián)系方式。信息登記：訪客到訪時，前臺人員核對預(yù)約信息，請訪客填寫《訪客登記表》（見模板七），領(lǐng)取《訪客證》（佩戴于左胸前），并通知對接人員前往接待。（二）接待與服務(wù)引導(dǎo)服務(wù)：對接人員到達(dá)前臺后，引導(dǎo)訪客至?xí)h室或接待區(qū)，途中簡要介紹公司環(huán)境（如企業(yè)文化墻、茶水間位置）。需求保障：根據(jù)訪客需求提供茶水、咖啡、紙巾等物品；如需等待，可提供公司宣傳冊、行業(yè)期刊等讀物。（三）離場與送別送別禮儀：訪客離開時，對接人員應(yīng)送至公司門口或電梯口，禮貌道別；前臺人員收回《訪客證》，并在《訪客登記表》中記錄離場時間。信息歸檔：每日下班前，前臺人員將《訪客登記表》提交行政專員，整理歸檔，保證訪客信息可追溯。五、文件與檔案歸檔操作流程（一）文件收集與分類收集范圍：行政部日常工作中形成的文件，包括但不限于會議紀(jì)要、工作報告、制度文件、合同協(xié)議、物資臺賬、訪客記錄等。分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件類型分為“綜合管理類”“會議類”“物資類”“接待類”，每類按年度-月份順序編號（如“綜合管理-2023-001”）。（二）整理與歸檔文件整理：對收集的文件進(jìn)行排序、去除釘書針等金屬物，破損文件需修補(bǔ)；重要文件（如合同）需復(fù)印一份，原件單獨(dú)存放。歸檔要求：文件放入統(tǒng)一檔案盒，盒面標(biāo)注“類別-年度-月份-起止編號”，編制《行政檔案歸檔清單》（見模板八），一式兩份，行政專員與檔案室各存一份。（三）保管與查閱保管條件：檔案柜存放于干燥、通風(fēng)、防火的行政檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理，定期檢查檔案受潮、蟲蛀情況。查閱流程：因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》（見模板九），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人主管及行政主管經(jīng)理審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱后歸還并簽字確認(rèn)。六、常用模板表格模板一：辦公環(huán)境問題登記表日期問題位置問題類型（清潔/設(shè)施/綠植）問題描述緊急程度（一般/緊急）處理結(jié)果處理時間責(zé)任人模板二：辦公用品月度申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申請人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人簽字模板三：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格供應(yīng)商數(shù)量單價總價驗收人管理員模板四：辦公用品發(fā)放登記表發(fā)放日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人審批人發(fā)放人模板五：會議室使用申請表申請部門申請人申請日期會議名稱會議時間地點(diǎn)參會人數(shù)設(shè)備需求茶水需求部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審批模板六：訪客預(yù)約信息表預(yù)約日期對接部門對接人訪客姓名訪客單位到訪時間離開時間來訪事由聯(lián)系方式模板七：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位來訪事由接待人到訪時間離場時間《訪客證》編號模板八：行政檔案歸檔清單檔案編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級（普通/秘密）存放位置歸檔人歸檔日期模板九：檔案查閱申請表查閱人所在部門查閱日期檔案編號文件名稱查閱原因部門負(fù)責(zé)人簽字行政主管簽字歸還時間七、注意事項規(guī)范操作：嚴(yán)格按照本手冊流程執(zhí)行各項事務(wù)，不得簡化步驟或違規(guī)操作，保證工作有據(jù)可依。及時響應(yīng)：對辦公環(huán)境問題、物資需求、訪客接待等事務(wù)需在規(guī)定時間內(nèi)響