企業(yè)文件歸檔與存儲(chǔ)管理規(guī)范一、規(guī)范適用對(duì)象與管理主體本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類紙質(zhì)文件、電子文件的歸檔與存儲(chǔ)管理，涵蓋業(yè)務(wù)合同、人事檔案、財(cái)務(wù)相關(guān)資料、項(xiàng)目文檔、會(huì)議紀(jì)要、制度文件等所有應(yīng)長(zhǎng)期保存的企業(yè)資料。管理主體為行政部（或檔案室，以下簡(jiǎn)稱“檔案管理部門”），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌歸檔制度的執(zhí)行、監(jiān)督及檔案庫(kù)房（或存儲(chǔ)系統(tǒng)）的日常管理；各部門需指定專人（以下簡(jiǎn)稱“部門歸檔聯(lián)系人”）負(fù)責(zé)本部門文件的初步整理與移交配合。二、文件歸檔與存儲(chǔ)管理全流程文件從形成到最終歸檔存儲(chǔ)，需經(jīng)歷“文件形成→部門預(yù)整理→檔案管理部門審核→分類編號(hào)→登記備案→實(shí)體/電子存儲(chǔ)→定期維護(hù)”的全流程管理。各環(huán)節(jié)需由責(zé)任主體簽字確認(rèn)，保證文件流轉(zhuǎn)可追溯，管理責(zé)任到人。三、文件歸檔操作步驟詳解（一）文件收集與預(yù)整理文件收集范圍各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括但不限于：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、審批單、會(huì)議記錄、人事任免、培訓(xùn)材料、審計(jì)報(bào)告、客戶資料等。文件需為最終版本（如存在修改，需附版本變更說明），保證內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件）、格式規(guī)范（電子文件為通用格式，如PDF、DOC、XLS等）。部門預(yù)整理要求部門歸檔聯(lián)系人每月末對(duì)本月形成的文件進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無保存價(jià)值的文件（如臨時(shí)草稿、過期通知等）。紙質(zhì)文件按“一事一件”原則整理，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文件需修補(bǔ)平整；電子文件需按“部門-年份-月份-文件類型”建立子文件夾分類存放，文件名統(tǒng)一命名為“部門簡(jiǎn)稱-文件主題-形成日期-版本號(hào)”（如“行政部-2024年員工培訓(xùn)計(jì)劃-20240315-V1.0”）。（二）檔案管理部門審核檔案管理部門收到部門移交的文件后，2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查：文件完整性（如合同是否含雙方簽字蓋章、會(huì)議紀(jì)要是否參會(huì)人員簽字）；分類準(zhǔn)確性（是否符合本規(guī)范“文件分類標(biāo)準(zhǔn)”）；格式規(guī)范性（電子文件是否為通用格式，紙質(zhì)文件是否裝訂整齊）。審核通過后，進(jìn)入下一步；不通過的，退回部門重新整理，并注明修改意見。（三）文件分類與編號(hào)文件分類標(biāo)準(zhǔn)采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)流水”的層級(jí)分類法：一級(jí)分類：按部門劃分（如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“市場(chǎng)部”“研發(fā)部”等）；二級(jí)分類：按文件類型劃分（如“綜合類”“業(yè)務(wù)類”“人事類”“財(cái)務(wù)類”“項(xiàng)目類”等）；三級(jí)分類：按具體用途或項(xiàng)目劃分（如“綜合類”下分“制度文件”“會(huì)議紀(jì)要”；“項(xiàng)目類”下分“XX項(xiàng)目方案”“XX項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”）。文件編號(hào)規(guī)則編號(hào)格式為“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-三級(jí)流水號(hào)”，各代碼規(guī)則一級(jí)分類代碼：部門首字拼音首字母（如行政部“XZ”，財(cái)務(wù)部“CW”）；二級(jí)分類代碼：文件類型首字拼音首字母（如制度“ZD”，會(huì)議“HY”）；年份：文件形成年份（如“2024”）；三級(jí)流水號(hào)：按當(dāng)年該分類文件順序編3位流水號(hào)（從“001”開始）。示例：行政部2024年第3份制度文件編號(hào)為“XZ-ZD-2024-003”。（四）登記備案檔案管理部門對(duì)審核通過并編號(hào)的文件，分別登記《紙質(zhì)文件歸檔登記表》（表1）和《電子文件歸檔登記表》（表2），登記內(nèi)容需與文件信息一致，登記完成后由檔案管理員及部門歸檔聯(lián)系人簽字確認(rèn)，保證賬實(shí)相符。（五）移交歸檔紙質(zhì)文件移交部門歸檔聯(lián)系人將整理好的紙質(zhì)文件裝入檔案盒，盒面標(biāo)注“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份-文件起止流水號(hào)”（如“XZ-ZD-2024001-005”），并附《紙質(zhì)文件歸檔登記表》一式兩份（部門留存一份，檔案管理部門留存一份）。雙方當(dāng)面清點(diǎn)文件數(shù)量、頁(yè)數(shù)，確認(rèn)無誤后在登記表上簽字，完成移交。電子文件移交部門歸檔聯(lián)系人將電子文件至企業(yè)指定檔案管理服務(wù)器（或云存儲(chǔ)平臺(tái)），按分類規(guī)則存放至對(duì)應(yīng)文件夾，并在《電子文件歸檔登記表》中填寫存儲(chǔ)路徑、文件大小、移交日期等信息。檔案管理員核對(duì)文件情況，確認(rèn)無誤后登記備案，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行病毒查殺，保證存儲(chǔ)安全。四、文件存儲(chǔ)管理具體要求（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)存儲(chǔ)環(huán)境檔案庫(kù)房需保持干燥（濕度控制在45%-60%）、通風(fēng)（溫度控制在14℃-24℃），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備（如滅火器、防盜門窗、溫濕度計(jì)、防蟲藥等）；檔案盒豎直存放于專用檔案柜中，同一檔案柜內(nèi)文件按編號(hào)順序排列，標(biāo)識(shí)朝外，便于查找；定期檢查庫(kù)房環(huán)境（每周至少1次），記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)覺異常及時(shí)處理。存儲(chǔ)期限永久保存文件：如公司章程、年度審計(jì)報(bào)告、重大合同等；長(zhǎng)期保存（10-30年）：如項(xiàng)目資料、管理制度、人事檔案等；短期保存（5-10年）：如會(huì)議通知、臨時(shí)性工作總結(jié)等。保存期滿需銷毀的文件，由檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由2人以上共同監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀清單。（二）電子文件存儲(chǔ)存儲(chǔ)介質(zhì)與位置電子文件存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器或經(jīng)認(rèn)證的云存儲(chǔ)平臺(tái)，禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、移動(dòng)硬盤等非指定設(shè)備；涉密電子文件需單獨(dú)加密存儲(chǔ)，訪問權(quán)限僅限授權(quán)人員（如涉密項(xiàng)目文件僅項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*及檔案管理員可查看）。備份與恢復(fù)實(shí)行“本地備份+異地備份”雙備份機(jī)制：本地備份每日凌晨自動(dòng)完成，異地備份每月末由檔案管理員手動(dòng)操作，備份數(shù)據(jù)需保留至少3年；每季度進(jìn)行一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，保證備份數(shù)據(jù)可用性。權(quán)限管理檔案管理員擁有最高權(quán)限，可進(jìn)行文件、修改、刪除等操作；部門人員僅能查看本部門歸檔文件，需修改時(shí)提交申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及檔案管理員審批后由檔案管理員操作；離職員工需在辦理離職手續(xù)時(shí)，由檔案管理員注銷其檔案訪問權(quán)限。五、常用管理表格模板表1：紙質(zhì)文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）歸檔人接收人歸檔日期存放位置（檔案柜號(hào)-盒號(hào)）備注XZ-ZD-2024-0012024年行政管理制度行政部2024-01-0512內(nèi)部張*李*2024-01-10A-01-001含制度修訂說明CW-YW-2024-002Q1供應(yīng)商合同匯總財(cái)務(wù)部2024-03-3025內(nèi)部王*李*2024-04-02B-03-005合同掃描件附后表2：電子文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱存儲(chǔ)路徑文件大小（KB）形成日期密級(jí)移交人接收人移交日期最后修改人備份日期XZ-HY-2024-0033月部門經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要服務(wù)器/行政部/2024/03/會(huì)議紀(jì)要2562024-03-15內(nèi)部趙*李*2024-03-20劉*2024-04-01M-YX-2024-004XX市場(chǎng)推廣方案服務(wù)器/市場(chǎng)部/2024/04/項(xiàng)目方案10242024-04-10秘密陳*李*2024-04-12陳*2024-04-30六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）及時(shí)性與完整性文件需在業(yè)務(wù)完成后5個(gè)工作日內(nèi)完成部門預(yù)整理，每月最后一個(gè)工作日前向檔案管理部門移交，避免文件積壓；涉及多部門協(xié)作的文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集完整版本，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料，保證文件內(nèi)容完整。（二）安全性與保密性紙質(zhì)檔案庫(kù)房嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入，鑰匙由檔案管理員專人保管，備用鑰匙存放于公司保險(xiǎn)柜，開啟需總經(jīng)理*簽字；電子文件嚴(yán)禁通過郵件、等非加密渠道傳輸，涉密文件需使用企業(yè)內(nèi)部加密通訊工具；查閱涉密文件需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員陪同下查閱，查閱過程需全程記錄（查閱人、查閱時(shí)間、查閱用途）。（三）定期維護(hù)與更新檔案管理部門每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，核對(duì)數(shù)量與登記表是否一致，檢查檔案盒是否破損、文件是否受潮；每年末對(duì)電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查，清理冗余文件，更新存儲(chǔ)路徑索引，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定；當(dāng)公司組織架構(gòu)或部門名稱變更時(shí)，檔案管理部門需及時(shí)更新文件分類代碼，保證歸檔編號(hào)連續(xù)性。（四）人員培訓(xùn)與責(zé)任追溯每年組