行政事務處理流程手冊辦公室日常事務管理指南為規(guī)范辦公室日常行政事務處理，提升工作效率，保證各項工作有序開展，特制定本手冊。本手冊梳理了行政事務的核心分類、操作流程及管理要求，為辦公室工作人員提供標準化指引，助力實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、精細化管理。手冊適用范圍與核心目標適用范圍本手冊適用于公司/機構內部所有日常行政事務處理，涵蓋文件與檔案管理、會議組織與服務、辦公物資與設備管理、訪客接待與溝通協(xié)調、印章與證照管理等核心場景，涉及行政專員、部門助理及相關崗位人員的工作指引。核心目標統(tǒng)一行政事務處理標準，減少操作差異；優(yōu)化工作流程，提升事務處理效率；保證行政工作合規(guī)有序，降低管理風險；為各部門提供高效、規(guī)范的行政服務支撐。一、文件與檔案管理（一）文件收發(fā)處理流程流程步驟簽收登記收到文件（紙質/電子）后，第一時間檢查文件完整性，確認是否破損、缺頁；在《文件收發(fā)登記表》（見表1）中詳細記錄：收文日期、來文單位/部門、文件標題、密級（普通/秘密/機密）、份數(shù)、收文人（*經(jīng)辦人）。分類編號按文件類型（如通知、報告、函件、制度等）和部門歸屬進行分類；依據(jù)公司《文件編碼規(guī)則》賦予文件唯一編號，編號格式為“部門代碼-年份-序號”（如“XZ-2024-001”）。擬辦流轉對需領導批閱的文件，填寫《文件擬辦單》（見表2），注明文件摘要、擬辦意見（如“建議由負責人審閱”“請部門牽頭辦理”），附文件原件呈報分管領導批示；領導批示后，按批示意見流轉至相關部門或經(jīng)辦人，同步在《文件傳閱記錄表》（見表3）中登記傳閱人、傳閱時限及簽收情況。催辦反饋對需限期辦理的文件，在截止日前1個工作日通過電話/系統(tǒng)提醒經(jīng)辦人；收到辦理結果后，將文件原件及處理意見整理歸檔，并在《文件催辦記錄表》中記錄反饋情況。歸檔保存辦理完畢的文件，按“年度-類別-部門”分類整理，電子文件至公司檔案管理系統(tǒng)，紙質文件裝入檔案盒并標注檔案號；涉密文件需單獨存放，加鎖保管，查閱需經(jīng)*負責人審批并登記。表1：文件收發(fā)登記表序號收文日期來文單位/部門文件標題密級份數(shù)收文人備注12024-03-01總經(jīng)理辦公室關于2024年清明節(jié)放假的通知普通1張三全公司下發(fā)22024-03-02財務部2023年度財務決算報告秘密3李四需領導批示表2：文件擬辦單文件編號文件標題來文單位收文日期摘要擬辦意見領導批示XZ-2024-002關于舉辦年度團建活動的函行政部2024-03-03建議于4月中旬組織戶外團建，預算約2萬元請*負責人審核活動方案，按權限審批同意，由行政部細化方案后執(zhí)行表3：文件傳閱記錄表文件編號文件標題傳閱范圍傳閱日期傳閱人簽收日期簽字備注XZ-2024-0012024年清明節(jié)放假通知各部門負責人2024-03-01王五2024-03-01王五已傳閱完畢（二）文件與檔案管理注意事項文件流轉需全程留痕，避免口頭傳遞，保證責任可追溯；涉密文件嚴禁通過普通郵箱、等非加密渠道傳遞，紙質文件復印需經(jīng)*負責人批準；電子文件定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；檔案保存期限參照公司《檔案管理制度》，到期檔案需經(jīng)鑒定后統(tǒng)一銷毀（銷毀時需兩人監(jiān)銷并記錄）。二、會議組織與服務（一）會議籌備與組織流程流程步驟會議申請需召開會議的部門提前填寫《會議申請表》（見表4），注明會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、議程、所需設備及物料（如投影儀、麥克風、茶水等）；會議涉及跨部門協(xié)調或超出部門預算的，需報請*分管領導審批。會前準備場地安排：根據(jù)參會人數(shù)預訂會議室，調試設備（投影、音響、燈光），保證設備正常運行；通知發(fā)布：提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)/郵件發(fā)送會議通知，附會議議程及需準備的資料；物料準備：根據(jù)需求準備會議資料、簽到表、筆、紙、茶水等，擺放于會議室指定位置。會中服務提前15分鐘開放會議室，引導參會人員簽到（簽到表見表5）；會議期間全程在場，負責設備保障、茶水添加及突發(fā)情況處理（如設備故障及時聯(lián)系IT支持）；重要會議需安排專人記錄會議內容，形成《會議紀要》（模板見表6），會后1個工作日內經(jīng)主持人審核后分發(fā)。會后整理收回會議室物品，關閉設備電源，整理桌面，保持環(huán)境整潔；將會議資料、簽到表、紀要等整理歸檔，電子版存入會議文件夾，紙質版交行政部留存；對需跟進的事項，在《會議事項跟蹤表》（見表7）中登記責任部門、完成時限及進展，定期催辦。表4：會議申請表會議名稱2024年第一季度工作總結會會議時間2024-03-1514:00-16:00會議地點3樓第一會議室參會人員各部門負責人、分管領導主持人*總經(jīng)理議程1.各部門匯報Q1工作；2.分管領導總結；3.Q2工作部署所需設備投影儀、麥克風、激光筆物料需求會議資料15份、礦泉水24瓶、簽到表1份申請部門行政部申請人趙六表5：會議簽到表會議名稱2024年第一季度工作總結會日期2024-03-15序號部門姓名職務1銷售部周七經(jīng)理2技術部吳八主管3財務部鄭九經(jīng)理表6：會議紀要模板會議紀要會議名稱：2024年第一季度工作總結會時間：2024年3月15日14:00-16:00地點：3樓第一會議室主持人：*總經(jīng)理參會人員：各部門負責人、分管領導記錄人：趙六一、會議議程銷售部、技術部、財務部依次匯報Q1工作完成情況；分管領導總結Q1整體工作成效與不足；*總經(jīng)理部署Q2重點工作。二、主要內容各部門匯報：銷售部：Q1銷售額完成目標的85%，新客戶拓展未達預期，需加強市場推廣；技術部：完成3個項目交付，研發(fā)進度滯后2周，需優(yōu)化資源配置；財務部：成本控制良好，Q1利潤同比增長5%。分管領導總結：肯定各部門努力，指出跨部門協(xié)作需加強，建議建立周例會溝通機制。*總經(jīng)理部署：Q2重點推進新客戶開發(fā)計劃，銷售部需在4月底前制定詳細方案；技術部需在3月25日前完成研發(fā)項目趕工計劃，保證按期交付；各部門于3月20日前提交Q2工作計劃至行政部。三、待辦事項序號事項內容責任部門完成時限責任人1制定新客戶開發(fā)方案銷售部2024-03-31周七2提交研發(fā)項目趕工計劃技術部2024-03-25吳八3提交Q2工作計劃各部門2024-03-20各部門負責人表7：會議事項跟蹤表序號事項內容責任部門責任人計劃完成時間實際完成時間進展說明備注1新客戶開發(fā)方案銷售部周七2024-03-312024-03-30已提交方案，待領導審核2研發(fā)項目趕工計劃技術部吳八2024-03-252024-03-25已按計劃提交（二）會議組織注意事項會議通知需明確“禁止無故缺席”，如有特殊情況無法參會，需提前1個工作日向主持人請假并報行政部備案；重要會議（如董事會、年度總結會）需提前預演設備流程，保證萬無一失；會議紀要需客觀準確記錄決議事項，避免模糊表述（如“盡快”“盡量”等）；會議室使用遵循“先申請先使用”原則，部門間沖突時由行政部協(xié)調安排。三、辦公物資與設備管理（一）物資申領與發(fā)放流程流程步驟需求提報部門根據(jù)實際需求填寫《辦公物資申領表》（見表8），注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、申領人；日常消耗品（如筆、紙、文件夾）按月度申領，固定資產（如電腦、打印機）需填寫《固定資產申購單》并經(jīng)*負責人審批。審核采購行政部收到申領表后，核對庫存情況：庫存充足：直接發(fā)放，更新庫存臺賬；庫存不足：匯總需求，制定采購計劃，報*分管領導審批后實施采購。驗收入庫物資到貨后，行政部與采購人共同驗收，核對物資名稱、數(shù)量、質量是否與訂單一致，驗收合格后填寫《物資入庫單》（見表9），錄入庫存臺賬。發(fā)放登記申領人到行政部領取物資，在《物資發(fā)放登記表》（見表10）中簽字確認，注明領取日期、數(shù)量；固定資產發(fā)放時，需粘貼資產標簽（編號、使用部門、責任人），并在《固定資產臺賬》中登記。表8：辦公物資申領表申領部門市場部申領日期2024-03-05申領人孫十用途日常辦公使用序號物資名稱規(guī)格型號單位1A4復印紙80g包2簽字筆0.5mm黑色支3文件夾A4藍色個表9：物資入庫單入庫日期2024-03-08供應商XX辦公用品公司序號物資名稱規(guī)格型號單位1A4復印紙80g包2簽字筆0.5mm黑色支表10：物資發(fā)放登記表發(fā)放日期物資名稱規(guī)格型號單位發(fā)放數(shù)量領取部門領取人簽字2024-03-10A4復印紙80g包10市場部孫十孫十2024-03-10簽字筆0.5mm黑色支20市場部孫十孫十（二）辦公物資與設備管理注意事項物資申領需遵循“按需申領、杜絕浪費”原則，嚴禁虛報冒領；庫存物資定期盤點（每月1次），保證賬實相符，盤盈盤虧需查明原因并報*負責人審批；辦公設備（如打印機、碎紙機）使用前需閱讀操作說明，人為損壞需照價賠償；固定資產報廢需填寫《固定資產報廢申請表》，經(jīng)技術部門鑒定、*負責人審批后，由行政部統(tǒng)一處置。四、訪客接待與溝通協(xié)調（一）訪客接待流程流程步驟訪客預約提前與訪客確認到訪時間、事由、人數(shù)、身份（客戶、合作伙伴、上級單位等），并記錄訪客聯(lián)系人及聯(lián)系方式；如需安排領導接待，需提前與領導秘書確認時間。接待準備根據(jù)訪客身份和事由，準備接待方案：普通訪客：引導至會議室，提供茶水；重要訪客：準備公司宣傳資料、名片，必要時安排*負責人或分管領導出面接待；確認會議室整潔，設備正常，擺放茶水、紙巾等。迎客接待訪客到達時，前臺人員主動起身問候：“您好，請問找哪位？”確認身份后，通知被訪人；被訪人親自或安排行政專員到前臺迎接，引導訪客至會議室，途中可簡單介紹公司環(huán)境。接待服務會議期間，根據(jù)需求續(xù)添茶水，避免隨意打斷談話；如需陪同參觀公司，提前規(guī)劃路線，保證安全有序。送客與記錄訪客離開時，被訪人或接待人員送至公司門口，禮貌道別；當日填寫《訪客接待記錄表》（見表11），記錄訪客信息、接待過程及反饋意見，存檔備查。表11：訪客接待記錄表接待日期2024-03-12接待時間10:00-11:30訪客姓名錢十一單位XX科技有限公司職務總經(jīng)理接待部門市場部接待人周七（市場部經(jīng)理）接待事由商談2024年合作方案接待過程1.前臺引導至會議室；2.周七介紹公司業(yè)務及合作優(yōu)勢；3.雙方就合作細節(jié)進行溝通訪客反饋對公司實力認可，愿意進一步推進合作，下周提供具體方案備注已贈送公司宣傳冊及產品樣品（二）訪客接待與溝通協(xié)調注意事項接待人員需著裝整潔、態(tài)度熱情，展現(xiàn)公司良好形象；未經(jīng)允許，禁止泄露公司商業(yè)機密或敏感信息；對于未預約訪客，需確認身份及事由，如無緊急事項可建議提前預約；跨部門溝通事項需明確責任主體，避免推諉，必要時由行政部協(xié)調推進。五、印章與證照管理（一）印章使用流程流程步驟用印申請使用印章（公章、合同章、財務章等）需填寫《印章使用申請表》（見表12），注明用印單位/部門、用印事由、文件名稱、份數(shù)、申請人；合同類文件用印需附經(jīng)審批的合同文本，非合同類文件（如證明、函件）需附相關材料復印件。審核審批部門負責人審核用印事由的合規(guī)性；根據(jù)印章權限分級審批：日常辦公用?。ㄈ缤ㄖ⒑翰块T負責人審批；合同、協(xié)議等重要文件用?。?分管領導審批；涉及公司重大利益的用印：需報請*總經(jīng)理審批。用印登記審批通過后，申請人持《印章使用申請表》及文件至印章保管處，由印章保管人核對文件內容與申請表是否一致；核對無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》（見表13）中登記用印日期、文件名稱、申請人、審批人、印章類型。文件留存用印文件需留存1-2份（復印件/原件），交行政部歸檔，電子版同步存檔。表12：印章使用申請表用印部門行政部用印日期2024-03-15申請人趙六聯(lián)系方式（內部號）用印事由與XX公司簽訂辦公用品采購合同文件名稱2024年辦公用品采購合同份數(shù)2份（正本1份，副本1份）附件經(jīng)審批的合同文本、對方資質復印件部門負責人意見同意用印簽字*部門負責人分管領導意見同意用印簽字*分管領導表13：印章使用登記表用印日期印章類型文件名稱用印事由申請人審批人留存情況2024-03-15合同章2024年辦公用品采購合同簽訂合同趙六*分管領導正本、副本各1份留存（二）印章