2026年機(jī)器人集成公司采購(gòu)付款審批管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司采購(gòu)付款審批全流程管理，明確付款審批權(quán)限、流程及責(zé)任，防范采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的資金風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，確保資金使用安全、高效，保障公司采購(gòu)業(yè)務(wù)與資金管理的有序銜接，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司機(jī)器人集成業(yè)務(wù)采購(gòu)管理實(shí)際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)類付款的審批管理，涵蓋工業(yè)機(jī)器人本體、控制系統(tǒng)、傳感器、機(jī)械結(jié)構(gòu)件等物資采購(gòu)付款，以及外協(xié)加工、技術(shù)服務(wù)、物流運(yùn)輸?shù)确?wù)采購(gòu)付款；包括預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款、質(zhì)保金等各類付款類型。公司采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)需求部門、審批管理層均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)付款審批需符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、公司財(cái)務(wù)管理制度及采購(gòu)合同約定，付款依據(jù)真實(shí)、合法、完整，嚴(yán)禁無(wú)依據(jù)、超合同約定付款。2.權(quán)責(zé)匹配原則：根據(jù)付款金額、采購(gòu)類型劃分審批權(quán)限，不同層級(jí)審批人對(duì)其審批范圍內(nèi)的付款事項(xiàng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，嚴(yán)禁越權(quán)審批、違規(guī)審批。3.流程閉環(huán)原則：采購(gòu)付款需完成“采購(gòu)驗(yàn)收-單據(jù)審核-層級(jí)審批-財(cái)務(wù)復(fù)核-資金支付”的完整流程，每個(gè)環(huán)節(jié)留痕可追溯，確保付款全程可控。4.效率與風(fēng)險(xiǎn)兼顧原則：在保障資金安全、審核嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那疤嵯拢瑑?yōu)化審批流程，縮短審批周期，滿足采購(gòu)業(yè)務(wù)正常的付款時(shí)效需求。第二章付款審批前置條件第四條合同及訂單要求1.所有采購(gòu)付款均需以生效的采購(gòu)合同或經(jīng)審批的采購(gòu)訂單為依據(jù)，未簽訂正式采購(gòu)合同、無(wú)合法有效采購(gòu)訂單的，一律不予審批付款。2.采購(gòu)合同需明確付款條件、付款金額、付款時(shí)間、付款方式及發(fā)票要求等核心條款，付款審批需嚴(yán)格遵循合同約定，不得擅自變更付款條件。3.緊急采購(gòu)無(wú)正式合同的，需先辦理《緊急采購(gòu)審批單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批同意后，方可啟動(dòng)付款審批流程，后續(xù)需在規(guī)定期限內(nèi)補(bǔ)簽正式合同。第五條驗(yàn)收及單據(jù)要求1.物資采購(gòu)付款前，需完成到貨驗(yàn)收：倉(cāng)儲(chǔ)部門核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門驗(yàn)證物資質(zhì)量及技術(shù)參數(shù)，驗(yàn)收合格后出具《采購(gòu)驗(yàn)收單》，經(jīng)驗(yàn)收人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；未驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得審批付款。2.服務(wù)采購(gòu)付款前，需由業(yè)務(wù)需求部門確認(rèn)服務(wù)完成情況，出具《服務(wù)驗(yàn)收單》，明確服務(wù)完成質(zhì)量、進(jìn)度是否符合合同約定，驗(yàn)收合格后方可啟動(dòng)付款審批。3.付款申請(qǐng)需附齊完整單據(jù)：付款申請(qǐng)書、采購(gòu)合同/訂單復(fù)印件、驗(yàn)收單、合法有效的發(fā)票、入庫(kù)單（物資采購(gòu)）、服務(wù)確認(rèn)單（服務(wù)采購(gòu)）等，單據(jù)缺失或不符合要求的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)退回。第三章付款審批權(quán)限劃分第六條審批權(quán)限劃分依據(jù)1.公司根據(jù)采購(gòu)付款金額、采購(gòu)類別劃分審批權(quán)限，審批權(quán)限分為采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批四個(gè)層級(jí)，具體權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)規(guī)模制定，權(quán)限調(diào)整需經(jīng)管理層審議通過(guò)。2.同一筆付款事項(xiàng)不得由同一人完成全部審批流程，審批人需對(duì)其審批事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁審批人審批自身經(jīng)辦的采購(gòu)付款事項(xiàng)。第七條不同金額付款審批權(quán)限1.小額采購(gòu)付款：付款金額在規(guī)定小額限額內(nèi)的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后，即可完成審批流程，提交財(cái)務(wù)部門付款。2.中等金額采購(gòu)付款：付款金額超出小額限額、在中等金額限額內(nèi)的，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后，報(bào)分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.大額采購(gòu)付款：付款金額超出中等金額限額的，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；單筆付款金額達(dá)到重大資金使用標(biāo)準(zhǔn)的，需提交公司管理層會(huì)議審議通過(guò)后，方可審批付款。4.預(yù)付款審批：所有采購(gòu)預(yù)付款（無(wú)論金額大小），除按上述金額權(quán)限審批外，還需額外提交《預(yù)付款申請(qǐng)說(shuō)明》，明確預(yù)付款用途、回款/到貨保障措施，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人專項(xiàng)審核后，方可進(jìn)入后續(xù)審批流程。第四章付款審批流程第八條付款申請(qǐng)發(fā)起1.采購(gòu)部門經(jīng)辦人根據(jù)采購(gòu)合同約定及驗(yàn)收情況，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)書》，明確付款單位、付款金額、付款方式、合同編號(hào)、付款事由等信息，并附齊相關(guān)支撐單據(jù)，提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核。2.《采購(gòu)付款申請(qǐng)書》需字跡清晰、信息完整，不得涂改；附件需按“申請(qǐng)書-合同-驗(yàn)收單-發(fā)票-其他單據(jù)”的順序整理，確保單據(jù)之間信息一致、邏輯閉環(huán)。第九條部門層級(jí)審核1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核付款事由是否真實(shí)、付款金額是否與合同/驗(yàn)收單一致、單據(jù)是否完整，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核；審核不通過(guò)的，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合法性、合規(guī)性，付款金額的準(zhǔn)確性，付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度，是否符合資金管理要求，復(fù)核通過(guò)后簽字確認(rèn)；復(fù)核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，退回采購(gòu)部門整改。第十條管理層審批1.需分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門復(fù)核通過(guò)后，按權(quán)限層級(jí)提交對(duì)應(yīng)管理層審批；審批人需查閱完整付款資料，對(duì)付款事項(xiàng)的合規(guī)性、必要性進(jìn)行審核，審批通過(guò)后簽字確認(rèn)；審批不通過(guò)的，說(shuō)明理由并退回采購(gòu)部門。2.審批過(guò)程中，任何層級(jí)審批人提出疑問(wèn)的，采購(gòu)部門經(jīng)辦人需及時(shí)解答并補(bǔ)充相關(guān)證明材料，材料未補(bǔ)充到位的，審批流程暫停。第十一條財(cái)務(wù)付款執(zhí)行1.完成所有審批流程的付款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門資金管理崗核對(duì)審批簽字完整性、單據(jù)合規(guī)性，確認(rèn)無(wú)誤后，按公司資金支付流程安排付款。2.財(cái)務(wù)部門需通過(guò)公司對(duì)公賬戶向供應(yīng)商指定的對(duì)公賬戶付款，嚴(yán)禁向個(gè)人賬戶支付采購(gòu)款項(xiàng)（符合國(guó)家規(guī)定的零星采購(gòu)除外）；付款后及時(shí)登記資金臺(tái)賬，留存付款憑證。3.付款完成后，財(cái)務(wù)部門需將付款回單復(fù)印件反饋至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門經(jīng)辦人需跟蹤供應(yīng)商收款情況，確保資金到賬。第五章特殊情況處理第十二條付款變更審批1.已提交審批的付款申請(qǐng)，如需變更付款金額、付款單位、付款方式等關(guān)鍵信息，需由經(jīng)辦人撤回原申請(qǐng)，重新填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)書》并說(shuō)明變更原因，按原審批流程重新審批。2.因供應(yīng)商信息變更（如賬戶變更）需調(diào)整付款信息的，需要求供應(yīng)商提供加蓋公章的信息變更說(shuō)明，作為付款申請(qǐng)附件，方可進(jìn)行變更審批。第十三條逾期付款處理1.因?qū)徟鞒萄诱`、單據(jù)缺失等公司內(nèi)部原因?qū)е掠馄诟犊畹模少?gòu)部門需向供應(yīng)商說(shuō)明情況，協(xié)商延期付款事宜，并追究?jī)?nèi)部相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.因供應(yīng)商未按合同約定履約導(dǎo)致暫停付款的，采購(gòu)部門需出具《暫停付款通知書》，明確暫停理由及恢復(fù)付款條件，經(jīng)審批后送達(dá)供應(yīng)商，同時(shí)報(bào)備財(cái)務(wù)部門。第十四條退款及補(bǔ)付款處理1.因付款金額錯(cuò)誤、重復(fù)付款等原因需供應(yīng)商退款的，采購(gòu)部門需與供應(yīng)商溝通確認(rèn)退款事宜，財(cái)務(wù)部門配合跟蹤退款到賬情況，退款到賬后按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。2.因合同補(bǔ)充約定、驗(yàn)收后調(diào)價(jià)等原因需補(bǔ)付款的，需按新增付款申請(qǐng)?zhí)幚?，附齊補(bǔ)充協(xié)議、調(diào)價(jià)說(shuō)明等單據(jù)，按本制度規(guī)定的審批流程審批后付款。第六章責(zé)任追究與監(jiān)督第十五條監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門每季度對(duì)采購(gòu)付款審批情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查審批權(quán)限執(zhí)行情況、單據(jù)完整性、付款合規(guī)性，形成《采購(gòu)付款審批檢查報(bào)告》，上報(bào)管理層。2.財(cái)務(wù)部門每月對(duì)付款審批流程及執(zhí)行情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正審批不規(guī)范、單據(jù)缺失等問(wèn)題，確保付款審批制度落地執(zhí)行。第十六條責(zé)任追究1.經(jīng)辦人提供虛假單據(jù)、虛報(bào)付款金額的，給予警告、罰款等處罰，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任。2.審批人未按權(quán)限審批、未審核單據(jù)即簽字批準(zhǔn)，或明知違規(guī)仍審批付款的，給予通報(bào)批評(píng)、降職等處罰，造成資金損失的，與經(jīng)辦人承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。3.財(cái)務(wù)部門未履行復(fù)核職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)付款的，追究財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)整工作崗位。第七章附則第十七條制度培訓(xùn)公司每年組織采購(gòu)、財(cái)務(wù)及審批管理層開展本制度專項(xiàng)培訓(xùn)，新入職采購(gòu)、財(cái)務(wù)人員需完成制度培訓(xùn)并考核合格后，方可參與采購(gòu)付款審批