2026年機器人集成公司采購?fù)素浥c索賠管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購?fù)素浥c索賠管理工作，明確退貨與索賠的適用情形、操作流程及責(zé)任分工，保障公司合法權(quán)益，減少因采購質(zhì)量、履約偏差等問題造成的經(jīng)濟損失，提升采購供應(yīng)鏈風(fēng)險防控能力，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合機器人集成行業(yè)采購業(yè)務(wù)特性（含設(shè)備采購、零部件采購、服務(wù)采購等）及公司采購管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各職能部門、業(yè)務(wù)單元及全體員工，覆蓋公司采購全流程中因供應(yīng)商履約不當(dāng)引發(fā)的采購?fù)素浥c索賠全環(huán)節(jié)管理工作；涉及的采購類型包括機器人本體采購、核心零部件采購、輔助物料采購、技術(shù)服務(wù)采購、工程配套采購等各類采購業(yè)務(wù)；同時適用于與公司合作的所有供應(yīng)商（含外包服務(wù)商、合作單位）相關(guān)的退貨與索賠事宜。第三條核心原則（一）合法合規(guī)原則。退貨與索賠工作需嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)及采購合同約定，確保流程合規(guī)、依據(jù)充分、權(quán)責(zé)明晰，不得采取違規(guī)手段開展退貨與索賠。（二）及時高效原則。發(fā)現(xiàn)采購質(zhì)量、履約偏差等問題后，相關(guān)部門需第一時間啟動核查與上報流程，快速推進退貨與索賠工作，避免損失擴大。（三）證據(jù)充分原則。退貨與索賠需以采購合同、檢測報告、驗收記錄、溝通記錄等合法有效的證據(jù)為依據(jù)，確保索賠訴求合理、退貨理由充分。（四）權(quán)責(zé)明晰原則。明確各部門在退貨與索賠工作中的職責(zé)，建立“問題發(fā)現(xiàn)-核查確認-流程推進-結(jié)果落實”的閉環(huán)管理機制，確保責(zé)任到人。（五）預(yù)防為主原則。通過退貨與索賠工作復(fù)盤總結(jié)供應(yīng)商履約問題，優(yōu)化供應(yīng)商選擇與管理機制，強化采購前置管控，減少退貨與索賠事項發(fā)生。第四條管理職責(zé)（一）公司管理層：負責(zé)審定公司采購?fù)素浥c索賠管理制度及重大退貨、索賠事項（單次索賠金額超過10萬元或涉及核心供應(yīng)商）；審批重大退貨與索賠方案；協(xié)調(diào)解決退貨與索賠過程中的重大爭議與資源調(diào)配問題；監(jiān)督退貨與索賠工作整體推進情況。（二）采購部門：作為退貨與索賠工作的牽頭部門，負責(zé)接收采購問題反饋，組織相關(guān)部門開展核查；牽頭與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨、索賠事宜；起草退貨協(xié)議、索賠函等相關(guān)文件；跟蹤退貨與索賠事項的推進進度，確保結(jié)果落地；建立退貨與索賠管理臺賬，留存相關(guān)資料。（三）質(zhì)量部門：負責(zé)對采購物料/設(shè)備的質(zhì)量問題進行檢測、鑒定，出具正式的質(zhì)量檢測報告；明確質(zhì)量問題的性質(zhì)、程度及責(zé)任歸屬；參與退貨與索賠的核查與協(xié)商工作，提供質(zhì)量層面的專業(yè)意見；跟蹤不合格品的退貨處置過程。（四）財務(wù)部門：負責(zé)核算退貨與索賠相關(guān)的經(jīng)濟損失（含直接損失、間接損失）；審核退貨退款金額、索賠金額的合理性；辦理退貨相關(guān)的賬務(wù)處理（如進項稅轉(zhuǎn)出、退款沖賬等）；跟蹤索賠款項的到賬情況；對退貨與索賠的資金流向進行管控。（五）業(yè)務(wù)部門/項目部門：負責(zé)及時發(fā)現(xiàn)并反饋采購物料/設(shè)備/服務(wù)的履約問題（如質(zhì)量不達標、規(guī)格不符、延期交付等）；提供問題發(fā)生的具體場景、損失情況等基礎(chǔ)信息；配合采購部門、質(zhì)量部門開展問題核查與證據(jù)收集；參與退貨與索賠的效果評估。（六）技術(shù)部門：負責(zé)對采購設(shè)備與物料的技術(shù)規(guī)格偏差、性能不達標等問題進行技術(shù)鑒定，出具技術(shù)評估報告；明確技術(shù)層面的整改要求或退貨依據(jù)；參與重大技術(shù)類退貨與索賠的協(xié)商工作，提供技術(shù)支持。（七）法務(wù)部門：負責(zé)審核退貨協(xié)議、索賠函等文件的合規(guī)性與法律效力；協(xié)助處理退貨與索賠過程中的法律爭議；為通過法律途徑解決索賠糾紛提供專業(yè)支持（如起草法律文書、參與訴訟準備等）；指導(dǎo)各部門規(guī)范開展退貨與索賠工作，防范法律風(fēng)險。（八）全體相關(guān)人員：嚴格遵守本制度規(guī)定，及時反饋采購過程中發(fā)現(xiàn)的履約問題；配合相關(guān)部門開展問題核查、證據(jù)收集等工作；保守退貨與索賠過程中的商業(yè)秘密。第二章采購?fù)素浥c索賠的適用情形第五條采購?fù)素涍m用情形出現(xiàn)以下情形之一的，可啟動采購?fù)素浟鞒蹋海ㄒ唬┵|(zhì)量不合格。采購的機器人本體、核心零部件等物料不符合國家/行業(yè)質(zhì)量標準、采購合同約定的質(zhì)量要求，經(jīng)質(zhì)量部門檢測鑒定確認存在質(zhì)量缺陷（如機器人重復(fù)定位精度不達標、零部件材質(zhì)不符、設(shè)備運行故障等），且無法通過整改達到使用要求的。（二）規(guī)格與約定不符。采購物料/設(shè)備的型號、參數(shù)、尺寸、性能等技術(shù)規(guī)格與采購合同約定、采購需求不符，導(dǎo)致無法適配項目使用場景，且無法通過技術(shù)調(diào)整彌補的。（三）延期交付且無法滿足需求。供應(yīng)商未按采購合同約定的時間交付物料/設(shè)備，導(dǎo)致項目進度嚴重受阻，后續(xù)交付已無法滿足業(yè)務(wù)需求的。（四）數(shù)量短缺或錯發(fā)。到貨物料/設(shè)備的數(shù)量與采購訂單、到貨清單不符，存在短缺、多發(fā)或錯發(fā)型號等問題，經(jīng)核實后供應(yīng)商無法及時補齊或調(diào)換的。（五）服務(wù)履約不達標。采購的技術(shù)服務(wù)、工程配套等服務(wù)未按合同約定的標準完成，服務(wù)成果存在嚴重缺陷，無法滿足業(yè)務(wù)需求，且供應(yīng)商拒絕整改或整改后仍不合格的。（六）其他符合退貨條件的情形。如供應(yīng)商存在虛假承諾、隱瞞產(chǎn)品缺陷等欺詐行為，或因政策調(diào)整、項目變更等原因?qū)е虏少徫锪?設(shè)備無法使用，且符合采購合同退貨約定的。第六條采購索賠適用情形出現(xiàn)以下情形之一的，可啟動采購索賠流程：（一）質(zhì)量問題導(dǎo)致?lián)p失。因采購物料/設(shè)備質(zhì)量不合格，導(dǎo)致項目停工、返工、報廢，或造成設(shè)備損壞、人員傷亡、聲譽損失等經(jīng)濟損失的。（二）延期交付違約金。供應(yīng)商未按采購合同約定的時間交付物料/設(shè)備/服務(wù)，構(gòu)成違約，且采購合同明確約定延期交付違約金計算標準的。（三）規(guī)格不符導(dǎo)致額外支出。因采購物料/設(shè)備規(guī)格與約定不符，需緊急采購替代物料/設(shè)備或采取臨時補救措施，產(chǎn)生的額外采購成本、人工成本等。（四）虛假承諾或欺詐行為。供應(yīng)商在投標、報價或履約過程中存在虛假承諾（如虛假標注產(chǎn)品參數(shù)、隱瞞企業(yè)資質(zhì)缺陷等），導(dǎo)致公司產(chǎn)生經(jīng)濟損失的。（五）拒絕履行或不完全履行合同。供應(yīng)商無正當(dāng)理由拒絕履行采購合同約定的義務(wù)，或未按合同要求完成履約，導(dǎo)致公司采購目的無法實現(xiàn)的。（六）其他違約情形。供應(yīng)商存在其他違反采購合同約定的行為，導(dǎo)致公司產(chǎn)生直接或間接經(jīng)濟損失，且符合合同索賠條款或法律法規(guī)規(guī)定的。第三章采購?fù)素浟鞒痰谄邨l退貨申請與初步核查（一）申請?zhí)峤?。業(yè)務(wù)部門/項目部門或采購部門發(fā)現(xiàn)符合退貨情形的問題后，需在3個工作日內(nèi)填寫《采購?fù)素浬暾埍怼?，詳細說明采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、物料/設(shè)備名稱、數(shù)量、退貨原因、問題描述等信息，并附上初步證據(jù)（如驗收記錄、現(xiàn)場照片、檢測初步結(jié)果等），經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）初步核查。采購部門收到退貨申請后，2個工作日內(nèi)組織質(zhì)量部門、技術(shù)部門（涉及技術(shù)問題時）開展初步核查，核實退貨原因的真實性、證據(jù)的完整性；對需要進一步檢測的，由質(zhì)量部門/技術(shù)部門在5個工作日內(nèi)完成專項檢測/評估，出具正式檢測報告或技術(shù)評估報告。（三）審核審批。初步核查確認符合退貨條件的，由采購部門將《采購?fù)素浬暾埍怼芳跋嚓P(guān)證據(jù)、檢測/評估報告提交財務(wù)部門、法務(wù)部門審核；審核通過后，按以下權(quán)限審批：單次退貨金額低于5萬元的，由采購部門負責(zé)人審批；單次退貨金額5-10萬元的，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次退貨金額超過10萬元或涉及核心供應(yīng)商的，報公司管理層審批。審核未通過的，退回申請部門補充完善或終止退貨流程。第八條退貨協(xié)商與協(xié)議簽訂（一）協(xié)商溝通。退貨申請審批通過后，采購部門在3個工作日內(nèi)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，告知退貨原因、依據(jù)及初步退貨方案（含退貨數(shù)量、退貨時間、運輸責(zé)任等），開展退貨協(xié)商；協(xié)商過程中需做好溝通記錄，留存相關(guān)書面或電子溝通憑證。（二）協(xié)議簽訂。雙方就退貨事宜達成一致后，采購部門牽頭起草《采購?fù)素泤f(xié)議》，明確退貨范圍、數(shù)量、運輸方式及責(zé)任、退貨驗收標準、退款金額及到賬時限、違約責(zé)任等核心條款；《采購?fù)素泤f(xié)議》經(jīng)法務(wù)部門審核、相關(guān)部門會簽后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂生效；若供應(yīng)商拒絕退貨或協(xié)商無法達成一致的，由采購部門聯(lián)合法務(wù)部門制定后續(xù)處理方案（如啟動索賠流程、法律途徑解決等）。第九條退貨執(zhí)行與驗收（一）退貨準備。采購部門根據(jù)《采購?fù)素泤f(xié)議》要求，組織相關(guān)部門做好退貨準備工作，如對退貨物料/設(shè)備進行整理、包裝、標識，明確運輸方式及對接人；若協(xié)議約定由供應(yīng)商負責(zé)運輸，采購部門需督促供應(yīng)商按時安排運輸車輛；若由公司負責(zé)運輸，需選擇合格的運輸服務(wù)商，確保物料/設(shè)備在運輸過程中不發(fā)生二次損壞。（二）退貨發(fā)出。退貨物料/設(shè)備發(fā)出前，采購部門、倉庫管理人員共同核對退貨數(shù)量、規(guī)格，簽署《退貨發(fā)出確認單》；運輸過程中需跟蹤物流進度，確保退貨物料/設(shè)備安全送達供應(yīng)商指定地點。（三）退貨驗收。供應(yīng)商收到退貨物料/設(shè)備后，采購部門需督促供應(yīng)商在協(xié)議約定的時限內(nèi)完成驗收；驗收合格的，由供應(yīng)商出具《退貨驗收確認單》；若供應(yīng)商對退貨物料/設(shè)備提出異議，采購部門需組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進一步核實，協(xié)商解決爭議；爭議無法解決的，按《采購?fù)素泤f(xié)議》約定的爭議解決方式處理。第十條退貨賬務(wù)處理與臺賬更新（一）賬務(wù)處理。采購部門將《采購?fù)素泤f(xié)議》《退貨驗收確認單》等相關(guān)憑證提交財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)憑證及時辦理賬務(wù)處理，如沖減采購成本、辦理進項稅轉(zhuǎn)出、跟蹤退款到賬情況；若存在已支付貨款的，需督促供應(yīng)商在協(xié)議約定時限內(nèi)退還貨款；退款到賬后，財務(wù)部門及時核對確認，完成賬務(wù)閉環(huán)。（二）臺賬更新。采購部門及時將退貨申請、審核審批記錄、協(xié)商記錄、《采購?fù)素泤f(xié)議》、退貨驗收記錄、賬務(wù)處理結(jié)果等信息錄入采購?fù)素浌芾砼_賬，確保所有退貨環(huán)節(jié)可追溯；同時將退貨信息同步至供應(yīng)商管理檔案，作為供應(yīng)商評價的重要依據(jù)。第四章采購索賠流程第十一條索賠申請與證據(jù)收集（一）申請?zhí)峤弧I(yè)務(wù)部門/項目部門或采購部門發(fā)現(xiàn)符合索賠情形的問題后，需在5個工作日內(nèi)填寫《采購索賠申請表》，詳細說明采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、索賠原因、損失情況、索賠金額及計算依據(jù)等信息，附上相關(guān)證據(jù)（如采購合同、檢測報告、損失清單、溝通記錄、現(xiàn)場照片、誤工證明等），經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）證據(jù)收集與核實。采購部門收到索賠申請后，牽頭組織財務(wù)部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門開展證據(jù)收集與損失核實工作；財務(wù)部門負責(zé)核算直接損失與間接損失的具體金額，出具損失核算報告；質(zhì)量部門/技術(shù)部門負責(zé)核實問題責(zé)任歸屬，補充相關(guān)檢測/評估證據(jù)；采購部門需確保收集的證據(jù)合法、真實、完整，能夠支撐索賠訴求。第十二條索賠審核與審批（一）審核流程。采購部門將《采購索賠申請表》、損失核算報告、相關(guān)證據(jù)等資料提交財務(wù)部門、法務(wù)部門審核；財務(wù)部門審核索賠金額的合理性、損失核算的準確性；法務(wù)部門審核索賠依據(jù)的合法性、證據(jù)的有效性及索賠流程的合規(guī)性；審核過程中發(fā)現(xiàn)證據(jù)不足或信息不完整的，退回采購部門補充完善。（二）審批權(quán)限。審核通過后，按以下權(quán)限審批：單次索賠金額低于2萬元的，由采購部門負責(zé)人審批；單次索賠金額2-10萬元的，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次索賠金額超過10萬元或涉及核心供應(yīng)商、可能引發(fā)法律糾紛的，報公司管理層審批。審批未通過的，終止索賠流程或退回補充完善。第十三條索賠協(xié)商與談判（一）索賠通知。索賠申請審批通過后，采購部門在3個工作日內(nèi)起草《采購索賠函》，經(jīng)法務(wù)部門審核后送達供應(yīng)商，明確告知索賠原因、依據(jù)、索賠金額及處理要求，督促供應(yīng)商在7個工作日內(nèi)予以答復(fù)。（二）協(xié)商談判。供應(yīng)商對索賠事宜無異議的，雙方協(xié)商確定索賠款項支付方式、時限等細節(jié)，簽訂《采購索賠協(xié)議》；若供應(yīng)商對索賠訴求提出異議，采購部門組織財務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)技術(shù)人員與供應(yīng)商開展談判，談判過程中需做好詳細記錄，留存談判紀要；談判可采取面對面溝通、視頻會議等方式開展，必要時可邀請第三方機構(gòu)參與調(diào)解。（三）爭議處理。若協(xié)商談判無法達成一致，法務(wù)部門需對爭議事項進行法律分析，評估通過法律途徑解決的可行性與風(fēng)險，提出處理建議；經(jīng)公司管理層審批后，可啟動仲裁、訴訟等法律程序，由法務(wù)部門牽頭負責(zé)相關(guān)法律事務(wù)，各相關(guān)部門配合提供證據(jù)支持。第十四條索賠執(zhí)行與款項追蹤（一）索賠執(zhí)行。雙方達成索賠協(xié)議或通過法律途徑確定索賠結(jié)果后，采購部門負責(zé)跟蹤索賠款項的支付進度，督促供應(yīng)商按約定時限足額支付索賠款；若供應(yīng)商以抵扣貨款等方式履行索賠義務(wù)，采購部門需與財務(wù)部門協(xié)同核實抵扣金額的準確性，確保抵扣流程合規(guī)。（二）款項確認。索賠款項到賬后，財務(wù)部門及時核對確認，辦理相關(guān)賬務(wù)處理，沖減對應(yīng)損失或成本，并將到賬情況反饋給采購部門；若供應(yīng)商未按約定履行索賠義務(wù)，采購部門需及時告知法務(wù)部門，啟動后續(xù)追責(zé)程序。第十五條索賠后續(xù)管理（一）臺賬更新。采購部門將索賠申請、審核審批記錄、協(xié)商記錄、《采購索賠協(xié)議》、索賠款項到賬記錄等信息錄入采購索賠管理臺賬，確保索賠全流程可追溯；同時將索賠信息納入供應(yīng)商信用檔案，作為供應(yīng)商分級、評價及后續(xù)合作的重要依據(jù)。（二）復(fù)盤總結(jié)。采購部門每季度對索賠事項進行復(fù)盤總結(jié)，分析索賠事項發(fā)生的原因、管理過程中存在的問題，提出優(yōu)化采購管控的改進措施，避免類似問題重復(fù)發(fā)生；復(fù)盤結(jié)果需形成報告提交公司管理層。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督機制（一）日常監(jiān)督。采購部門對退貨與索賠全流程開展日常監(jiān)督，重點核查申請的及時性、證據(jù)的完整性、流程的合規(guī)性及結(jié)果的落實情況，建立監(jiān)督臺賬，及時糾正存在的問題；對超過時限未推進的事項，及時督促相關(guān)責(zé)任人處理。（二）專項監(jiān)督。公司管理層每半年組織開展一次退貨與索賠專項監(jiān)督檢查，由采購部門、審計部門、財務(wù)部門聯(lián)合實施，重點核查重大退貨與索賠事項的處理流程、證據(jù)留存、款項追蹤及賬務(wù)處理情況，評估退貨與索賠工作的成效，形成專項監(jiān)督報告，提出整改建議并督促落實。（三）審計監(jiān)督。審計部門將采購?fù)素浥c索賠管理工作納入年度內(nèi)部審計范圍，定期對退貨與索賠的真實性、合規(guī)性、準確性進行審計，核查是否存在虛假退貨、虛假索賠、徇私舞弊等違規(guī)行為，防范管理風(fēng)險。第十七條考核機制將采購?fù)素浥c索賠管理工作納入各相關(guān)部門及崗位的績效評價體系，核心考核指標包括：退貨/索賠申請及時率、證據(jù)完整性、流程合規(guī)率、索賠成功率、款項到賬及時率、供應(yīng)商后續(xù)管理有效性等；采購部門牽頭制定具體考核指標體系與評分標準。考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先、崗位調(diào)整直接掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門及個人（如及時發(fā)現(xiàn)重大履約問題、成功追回大額索賠款的）給