公司內(nèi)部公文管理規(guī)范細(xì)則為規(guī)范公司公文管理工作，提升公文處理效率，確保公文流轉(zhuǎn)規(guī)范、安全、高效，充分發(fā)揮公文在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的指揮、協(xié)調(diào)、溝通作用，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及企業(yè)管理相關(guān)要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理規(guī)范細(xì)則。一、適用范圍本細(xì)則適用于公司各職能部門、下屬分（子）公司及各項(xiàng)目組在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類公文（含電子公文）的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔及保管等全流程管理。二、公文種類及適用場(chǎng)景結(jié)合公司運(yùn)營(yíng)管理需求，公文主要分為以下類別，各類別適用場(chǎng)景及行文要求如下：（一）請(qǐng)示用于下級(jí)部門就具體事項(xiàng)向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用。行文要求：一事一請(qǐng)，需明確請(qǐng)示事項(xiàng)、背景依據(jù)及具體訴求，主送機(jī)關(guān)僅限一個(gè)，不得多頭請(qǐng)示。（二）報(bào)告用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作進(jìn)展、反映情況、答復(fù)詢問或提交專項(xiàng)調(diào)研成果。行文要求：客觀陳述事實(shí)，避免夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，可根據(jù)內(nèi)容分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告等。（三）通知用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)工作要求、安排工作任務(wù)、任免人員或告知重要事項(xiàng)。行文要求：內(nèi)容明確具體，需清晰說明執(zhí)行主體、時(shí)間、要求及相關(guān)事項(xiàng)，可分為發(fā)布性通知、指示性通知、事務(wù)性通知等。（四）決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。行文要求：表述嚴(yán)謹(jǐn)權(quán)威，需闡明決定依據(jù)、具體內(nèi)容及執(zhí)行要求。（五）函用于平行部門或與外部單位之間商洽工作、詢問答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。行文要求：語氣得體，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明確，分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請(qǐng)求函等。（六）會(huì)議紀(jì)要用于記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及行動(dòng)安排。行文要求：準(zhǔn)確提煉會(huì)議核心內(nèi)容，明確責(zé)任主體、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及落實(shí)要求，需經(jīng)參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。三、公文格式規(guī)范公文格式需嚴(yán)格遵循規(guī)范性要求，確保格式統(tǒng)一、美觀、易讀，具體規(guī)范如下：（一）版頭部分1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：使用公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“XX有限公司”），字體為小標(biāo)宋體，字號(hào)以醒目、美觀為原則（一般不小于22號(hào)字）。2.發(fā)文字號(hào)：由機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成（如“XX發(fā)〔2024〕X號(hào)”），年份用六角括號(hào)標(biāo)注，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字、不編虛位。3.簽發(fā)人：上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，居右空一字編排，發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，二者與紅色分隔線距離相等。（二）主體部分1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成（如“XX有限公司關(guān)于XX事項(xiàng)的通知”），字體為二號(hào)小標(biāo)宋體，居中編排，回行時(shí)詞意完整、排列對(duì)稱。2.主送機(jī)關(guān)：頂格標(biāo)注主送部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)或逗號(hào)分隔（同系統(tǒng)部門用頓號(hào)，不同系統(tǒng)用逗號(hào)）。3.正文：字體為三號(hào)仿宋_GB2312，首行縮進(jìn)2字符，行距設(shè)置為28磅（或單倍行距1.2倍），結(jié)構(gòu)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，分條列項(xiàng)時(shí)可使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等層級(jí)序號(hào)。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.XX文件”（附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，多個(gè)附件以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)）。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居右空四字編排；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如2024年X月X日），居發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，二者上下對(duì)齊。6.印章：加蓋與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致的公章，騎年蓋月，印章端正、清晰，不得出現(xiàn)空白印章。（三）版記部分1.抄送機(jī)關(guān)：標(biāo)注需要知曉公文內(nèi)容的平級(jí)或下級(jí)部門，居左空一字編排，“抄送”二字后加全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)為公司行政部（或負(fù)責(zé)公文印發(fā)的部門），印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，與印發(fā)機(jī)關(guān)并列居右編排，二者之間空一字。四、公文處理流程公文處理需遵循“擬稿→審核→簽發(fā)→校對(duì)→印發(fā)→簽收→流轉(zhuǎn)→歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)要求如下：（一）擬稿1.內(nèi)容要求：擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰、表述嚴(yán)謹(jǐn)，符合國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度；涉及專業(yè)數(shù)據(jù)或政策條款的，需經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)。2.格式要求：嚴(yán)格按照本細(xì)則“公文格式規(guī)范”執(zhí)行，擬稿完成后需自查格式、錯(cuò)別字及語句通順性。3.會(huì)簽流程：公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)或需協(xié)作執(zhí)行的，擬稿人需發(fā)起會(huì)簽；會(huì)簽部門應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為無異議。（二）審核1.部門審核：擬稿部門負(fù)責(zé)人需對(duì)公文內(nèi)容的合規(guī)性、可行性及部門職責(zé)關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查是否符合部門工作目標(biāo)及管理要求，審核通過后簽署意見。2.綜合審核：行政部（或公文管理部門）對(duì)公文格式、行文規(guī)則、政策合規(guī)性及會(huì)簽意見落實(shí)情況進(jìn)行審核；發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)退回?cái)M稿人修改，審核周期不超過1個(gè)工作日。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告）：由公司總經(jīng)理（或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)；平行文、下行文（通知、決定、函等）：由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，涉及重大事項(xiàng)的需報(bào)總經(jīng)理審批；會(huì)議紀(jì)要：由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，確保紀(jì)要內(nèi)容與會(huì)議決議一致。2.簽發(fā)要求：簽發(fā)人需在公文簽發(fā)欄簽署姓名及日期，明確簽署“同意印發(fā)”或具體修改意見；無明確意見的公文不得進(jìn)入印發(fā)環(huán)節(jié)。（四）校對(duì)公文印發(fā)前需進(jìn)行雙人校對(duì)，校對(duì)人需對(duì)照簽發(fā)稿逐字逐句核對(duì)內(nèi)容、格式及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確保與簽發(fā)稿完全一致；校對(duì)人需在校對(duì)記錄單上簽字確認(rèn)。（五）印發(fā)1.印發(fā)方式：根據(jù)公文性質(zhì)及受眾范圍，可選擇紙質(zhì)印發(fā)、電子公文系統(tǒng)發(fā)布或郵件送達(dá)；紙質(zhì)公文需加蓋公章，電子公文需確保傳輸安全（如設(shè)置閱讀權(quán)限、水印等）。2.印發(fā)登記：行政部需建立《公文印發(fā)登記表》，記錄公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)日期、份數(shù)、接收人等信息，確保可追溯。（六）簽收與流轉(zhuǎn)1.簽收要求：收文部門需指定專人負(fù)責(zé)公文簽收，核對(duì)公文份數(shù)、格式無誤后在《公文簽收登記表》上簽字確認(rèn)；電子公文需在系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊“已簽收”。2.流轉(zhuǎn)管理：公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容要求及時(shí)流轉(zhuǎn)至相關(guān)責(zé)任人；涉及跨部門協(xié)作的，需明確流轉(zhuǎn)時(shí)限（一般不超過2個(gè)工作日）；重要公文需安排專人跟蹤流轉(zhuǎn)進(jìn)度，確保事項(xiàng)有效落實(shí)。（七）歸檔1.歸檔時(shí)間：公文辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)，由發(fā)文部門或行政部按檔案管理要求完成歸檔，電子公文需同步上傳至公司檔案系統(tǒng)。2.歸檔要求：歸檔公文需完整（含正文、附件、會(huì)簽單、簽發(fā)稿等）、準(zhǔn)確；紙質(zhì)公文需裝訂成冊(cè)，電子公文需確?？勺x取、無病毒；歸檔后需編制《公文歸檔目錄》便于檢索。五、公文歸檔與保管（一）保管期限根據(jù)公文重要程度及使用價(jià)值，保管期限分為永久、定期（3年、5年、10年等），具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、規(guī)章制度、人事任免及具有歷史價(jià)值的公文；定期保管：一般性工作通知、日常報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限由行政部結(jié)合實(shí)際確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放于公司檔案專用庫房，需具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件；檔案柜需分類編號(hào)，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)于公司服務(wù)器或云平臺(tái)，定期進(jìn)行備份，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全；電子檔案需與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)索引。（三）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱公文檔案的，需填寫《公文借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部辦理借閱手續(xù)。2.借閱要求：借閱人需妥善保管公文，不得涂改、損毀、轉(zhuǎn)借；借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)需經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后簽收。六、監(jiān)督與考核（一）檢查機(jī)制行政部每季度對(duì)各部門公文管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查公文格式規(guī)范性、流程合規(guī)性、歸檔完整性及流轉(zhuǎn)及時(shí)性，檢查結(jié)果在公司內(nèi)部通報(bào)。（二）考核指標(biāo)1.格式規(guī)范率：檢查中格式符合要求的公文數(shù)量占比，目標(biāo)值≥95%；2.流轉(zhuǎn)及時(shí)率：按規(guī)定時(shí)限完成流轉(zhuǎn)的公文數(shù)量占比，目標(biāo)值≥90%；3.歸檔完整率：歸檔公文完整（含附件、簽報(bào)等）的數(shù)量占比，目標(biāo)值≥98%。（三）違規(guī)處理對(duì)公文管理中出現(xiàn)以下情形的，視情節(jié)輕重進(jìn)行處理：1.格式