行政辦公用品采購與管理制度一、總則為規(guī)范公司行政辦公用品的采購、領(lǐng)用與管理流程，保障日常辦公需求，提高資源使用效率，避免浪費(fèi)，特制定本制度。本制度旨在建立統(tǒng)一、透明、高效的辦公用品管理體系，保證采購行為合規(guī)有序，為各部門提供穩(wěn)定、及時(shí)的物資支持。二、制度適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）行政辦公用品的采購申請、審核、采購、驗(yàn)收、領(lǐng)用及庫存管理等全流程工作。適用物品范圍包括但不限于：辦公用紙、筆墨、文件夾、計(jì)算器、辦公耗材（如墨盒、硒鼓）、清潔用品、小型辦公設(shè)備（如訂書機(jī)、剪刀）等日常辦公消耗品及易耗品（固定資產(chǎn)類物品按公司資產(chǎn)管理制度執(zhí)行，不納入本范圍）。三、各部門職責(zé)說明（一）行政部統(tǒng)籌管理辦公用品采購與庫存，制定年度采購預(yù)算，報(bào)公司管理層審批。匯總各部門辦公用品需求，組織詢價(jià)比價(jià)，確定供應(yīng)商并下達(dá)采購訂單。負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫、登記及庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。建立辦公用品領(lǐng)用登記臺(tái)賬，監(jiān)督各部門領(lǐng)用行為，避免浪費(fèi)。定期分析采購與領(lǐng)用數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購策略，控制成本。行政部負(fù)責(zé)人*對采購流程的合規(guī)性及庫存管理的準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)。（二）各部門根據(jù)實(shí)際辦公需求，每月25日前向行政部提交下月《行政辦公用品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交。按需領(lǐng)用辦公用品，嚴(yán)禁超量申領(lǐng)或挪作他用，領(lǐng)用后簽字確認(rèn)。合理使用辦公用品，減少損耗，發(fā)覺質(zhì)量問題及時(shí)反饋至行政部。部門負(fù)責(zé)人*對本部門需求合理性及領(lǐng)用規(guī)范負(fù)管理責(zé)任。（三）財(cái)務(wù)部審核采購預(yù)算與費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，保證資金使用符合公司財(cái)務(wù)制度。根據(jù)采購訂單、驗(yàn)收單及合規(guī)憑證，辦理采購款項(xiàng)支付手續(xù)。財(cái)務(wù)部審核人*對采購費(fèi)用的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)審核責(zé)任。四、行政辦公用品采購操作流程（一）需求提報(bào)與審核需求提報(bào)：各部門每月25日前填寫《行政辦公用品需求申請表》（詳見模板1），明確物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及領(lǐng)用人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，提交至行政部。需求匯總：行政部于每月28日前匯總各部門需求，核對物品名稱、規(guī)格及數(shù)量，避免重復(fù)或遺漏。需求審核：行政部負(fù)責(zé)人對匯總需求進(jìn)行合理性審核，重點(diǎn)核查超量申領(lǐng)、非必需品采購等情況，審核通過后形成《月度辦公用品采購計(jì)劃》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）詢價(jià)比價(jià)與供應(yīng)商確定詢價(jià)比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：單次采購金額低于500元的物品，行政部可根據(jù)日常合作供應(yīng)商直接采購；單次采購金額500元（含）以上的，需至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，并填寫《行政辦公用品采購比價(jià)表》（詳見模板2），記錄供應(yīng)商名稱、物品報(bào)價(jià)、供貨周期、質(zhì)量承諾等信息。供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)“質(zhì)量優(yōu)先、價(jià)格合理、服務(wù)保障”原則，結(jié)合比價(jià)結(jié)果、供應(yīng)商過往合作記錄（如供貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率）確定供應(yīng)商，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。訂單下達(dá)：審批通過后，行政部與供應(yīng)商簽訂采購訂單（或電子訂單），明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，訂單需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人*及供應(yīng)商雙方簽字（蓋章）生效。（三）采購執(zhí)行與交付跟蹤訂單跟蹤：行政部在訂單下達(dá)后，主動(dòng)與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度及交付時(shí)間，保證物品按期送達(dá)。異常處理：若供應(yīng)商未能按期交付或物品存在潛在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，行政部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案（如延期交付、更換批次），必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商，避免影響辦公需求。（四）驗(yàn)收入庫與登記驗(yàn)收流程：物品送達(dá)后，行政部驗(yàn)收員*與采購員共同核對物品信息：數(shù)核對：對照采購訂單，清點(diǎn)物品數(shù)量是否一致，多出或短缺需當(dāng)場記錄；質(zhì)核查：檢查物品規(guī)格、型號是否符合要求，包裝是否完好，有無破損或質(zhì)量問題；證核對：供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證（如適用）及送貨清單，與訂單信息一致方可簽收。入庫登記：驗(yàn)收合格后，填寫《行政辦公用品驗(yàn)收入庫單》（詳見模板3），注明采購單號、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期及驗(yàn)收人等信息，行政部臺(tái)賬管理員*同步更新庫存臺(tái)賬，保證庫存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確。不合格品處理：驗(yàn)收不合格的物品，行政部需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商退換貨，并保留溝通記錄，退換貨流程完成后方可重新入庫。（五）領(lǐng)用登記與費(fèi)用報(bào)銷領(lǐng)用流程：各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《行政辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見模板4），注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，到行政部領(lǐng)取。行政部發(fā)放時(shí)核對領(lǐng)用信息與庫存情況，保證領(lǐng)用量不超過申領(lǐng)量。費(fèi)用報(bào)銷：采購?fù)瓿珊螅姓繎{采購訂單、驗(yàn)收入庫單、供應(yīng)商發(fā)票（或合規(guī)收據(jù)）及《采購比價(jià)表》（金額500元及以上），填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。五、常用表格模板模板1：行政辦公用品需求申請表申請部門部門負(fù)責(zé)人*申請日期序號物品名稱規(guī)格型號1A4復(fù)印紙80g2中性筆0.5mm黑色………審核意見：部門負(fù)責(zé)人*簽字：____________________行政部審核：____________________模板2：行政辦公用品采購比價(jià)表采購單號采購日期物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量CG20240012024-03-01A4復(fù)印紙80g包20供應(yīng)商信息報(bào)價(jià)（元/包）總價(jià)（元）供貨周期（天）質(zhì)量承諾備注供應(yīng)商A24.50490.003符合國標(biāo)長期合作供應(yīng)商B24.80496.002符合國標(biāo)-供應(yīng)商C25.00500.001符合國標(biāo)包送貨比價(jià)結(jié)論：選擇供應(yīng)商A，總價(jià)490.00元，供貨周期3天。審批人*簽字：____________________模板3：行政辦公用品驗(yàn)收入庫單采購單號CG2024001驗(yàn)收日期2024-03-05序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4復(fù)印紙80g包驗(yàn)收人：____________________臺(tái)賬管理員：____________________行政部負(fù)責(zé)人*：____________________模板4：行政辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領(lǐng)用事由部門負(fù)責(zé)人*簽字2024-03-06市場部王五A4復(fù)印紙80g包5項(xiàng)目資料打印趙六2024-03-06財(cái)務(wù)部周七中性筆0.5mm黑色支10日常記賬吳八備注：領(lǐng)用后請及時(shí)核對物品數(shù)量與規(guī)格，如有問題請于領(lǐng)用當(dāng)日反饋至行政部。六、執(zhí)行規(guī)范與注意事項(xiàng)需求管理規(guī)范：各部門應(yīng)本著“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則提交需求，嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)；行政部對月度需求總量進(jìn)行合理性控制，避免庫存積壓。采購紀(jì)律要求：采購人員必須遵守廉潔自律規(guī)定，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商回扣、禮品等不當(dāng)利益；供應(yīng)商選擇需堅(jiān)持公開、公平、公正原則，禁止指定單一供應(yīng)商（長期合作除外且需備選）。庫存管理要求：行政部每月末進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，盤點(diǎn)差異需查明原因并書面報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*；庫存物品需分類存放，標(biāo)注清晰，避免受潮、損壞。領(lǐng)用行為規(guī)范：辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁私用或外借；領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管所領(lǐng)物品，延長使用壽命，避免人為損壞。應(yīng)急處理機(jī)制：遇突發(fā)辦公需