會議室預約及使用記錄管理模板一、適用場景與價值二、標準化操作步驟（一）會議室資源查詢與預約申請查詢可用性：申請人需提前通過會議室管理系統(tǒng)（或線下登記表）查詢目標會議室的空閑時段，重點關注日期、時間段、會議室容量（如容納10人/20人/50人）、設備配置（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板、麥克風等）是否匹配會議需求。提交預約申請：線上：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、釘釘/飛書審批模塊等填寫《會議室預約申請表》，填寫信息包括：會議室名稱、預約日期、具體時間段（開始時間-結束時間）、申請人（*）、所屬部門、會議主題、預計參會人數(shù)、所需設備清單、特殊需求（如茶水服務、桌型布置等）。線下：至行政部門領取紙質《會議室預約申請表》，填寫完整后提交至會議室管理員處。申請時限要求：常規(guī)會議需提前至少2個工作日提交預約；緊急會議（臨時突發(fā)）需提前1小時聯(lián)系管理員協(xié)調(diào)，說明緊急原因并配合調(diào)整已有預約（若有沖突）。（二）預約審核與確認審核流程：管理員收到申請后，1個工作日內(nèi)審核會議室可用性及申請合理性：若會議室空閑且申請符合規(guī)范，通過預約并反饋結果至申請人；若會議室已被占用或申請信息不全（如未填寫設備需求），與申請人溝通調(diào)整時間段或補充信息后重新提交；若涉及跨部門重要會議，需抄送部門負責人確認。預約確認憑證：審核通過后，系統(tǒng)自動《會議室使用憑證》（含預約編號、會議室信息、時間、聯(lián)系人等），或由管理員加蓋公章/簽字確認紙質憑證，申請人需妥善留存。（三）使用前準備與現(xiàn)場規(guī)范使用前準備：申請人憑《會議室使用憑證》提前30分鐘至會議室，與管理員確認設備狀態(tài)（如投影儀開關、麥克風電量、白板筆是否充足），或按需領取會議室鑰匙（若為鑰匙管理模式）；如需布置場地（如擺放座椅、調(diào)試設備），應在預約時間段開始前30分鐘內(nèi)完成，避免影響后續(xù)使用。使用中規(guī)范：嚴格遵守預約時間段，不得提前占用或延遲超時（超時30分鐘以上需重新申請）；會議期間保持場地安靜，禁止在會議室吸煙、飲食（特殊會議需提前申請飲食服務）；愛護會議室設備，按操作規(guī)程使用，如遇設備故障立即聯(lián)系管理員處理，不得擅自拆卸維修。（四）使用后記錄與整理使用記錄填寫：會議結束后，申請人需在《會議室使用記錄表》中如實填寫：實際使用時間、設備使用情況（正常/故障及故障描述）、場地整潔度（是否清理垃圾、復位桌椅）、有無特殊問題反饋（如設備損壞、他人占用等）。設備與場地復原：關閉所有電源（投影儀、空調(diào)、照明等），整理座椅至初始狀態(tài)，帶走個人物品及會議資料，保證會議室整潔。鑰匙與憑證歸還：如為鑰匙管理模式，使用后立即歸還鑰匙；線上預約則系統(tǒng)自動更新使用狀態(tài)。（五）數(shù)據(jù)整理與優(yōu)化管理員每周/每月匯總《會議室使用記錄表》，統(tǒng)計分析會議室使用率、高頻使用時段、設備故障率等數(shù)據(jù)，定期公示會議室使用情況，并根據(jù)實際需求調(diào)整會議室開放策略（如增加熱門時段預約名額、淘汰低效設備等）。三、核心模板設計（一）會議室預約申請及審批表預約編號會議室名稱預約日期時間段（開始-結束）申請人（*）所屬部門聯(lián)系方式（內(nèi)線）預計參會人數(shù)會議主題所需設備（多選）：□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風□激光筆□其他________特殊需求（如桌型布置：□課桌式□圓桌式□劇院式；其他需求：________________）審批人（*）審批意見：□同意□不同意（原因：________）審批日期備注（如取消預約請?zhí)崆?小時告知，否則將影響后續(xù)預約權限）（二）會議室使用記錄表使用日期使用時間段會議室名稱使用人（*）實際使用時長設備使用情況□正?！豕收希ü收厦枋觯篲_______________）□未使用（請注明設備：________）場地整潔度□優(yōu)（無垃圾、設備復位）□良（少量垃圾、輕微未復位）□中（需清理）□差（嚴重臟亂）問題反饋（如設備損壞、他人占用沖突、建議等：________________）檢查人（*）檢查時間四、使用規(guī)范與提醒預約優(yōu)先級：遵循“先申請先得、重要會議優(yōu)先”原則，部門級會議與公司級會議沖突時，優(yōu)先保障公司級會議使用。取消與變更：如需取消或變更預約，需提前1個工作日通過原申請渠道告知管理員，無故爽約3次以上將暫停1周預約權限。禁止違規(guī)占用：不得通過虛假預約、長時間低效占用（如僅1人使用20人會議室）等方式浪費資源，管理員有權對超時或違規(guī)占用行為進行清場。設備責任：因使用不當造成設備損壞，需按組織規(guī)定承擔賠償