行政單位辦公自動化操作手冊前言本手冊旨在幫助行政單位工作人員熟練掌握辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）的操作流程，提升公文處理、信息管理、會議組織等工作的效率與規(guī)范性。手冊涵蓋系統(tǒng)登錄、核心功能操作、設(shè)備維護(hù)、安全規(guī)范及常見問題處理等內(nèi)容，適用于全體使用OA系統(tǒng)的工作人員。第一章系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置1.1賬號與權(quán)限管理賬號獲?。盒氯肼毴藛T由單位信息管理部門根據(jù)崗位需求分配OA賬號，賬號關(guān)聯(lián)個人身份信息與崗位權(quán)限，首次登錄需經(jīng)OA系統(tǒng)管理端審核通過。權(quán)限說明：不同崗位權(quán)限存在差異（如辦公室人員可處理公文流轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)人員可查看經(jīng)費(fèi)模塊）。權(quán)限調(diào)整需提交書面申請至信息管理部門，經(jīng)審批后完成更新。1.2登錄流程網(wǎng)頁端登錄2.進(jìn)入登錄界面，輸入賬號（工號/分配的用戶名）、密碼（首次登錄為初始密碼，需登錄后修改），點(diǎn)擊“登錄”。3.若開啟短信驗(yàn)證，在彈出窗口輸入手機(jī)接收的驗(yàn)證碼，完成登錄。移動端登錄2.選擇“單位賬號登錄”，輸入賬號密碼；或使用統(tǒng)一身份認(rèn)證（如人臉識別、指紋，需提前在系統(tǒng)中錄入生物信息）。1.3密碼管理規(guī)范首次登錄后，需在“個人設(shè)置-賬號安全”中修改初始密碼，密碼需包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符（如`@`、`#`），長度不少于8位，每90天強(qiáng)制修改一次。第二章核心功能操作指南2.1公文處理2.1.1收文管理1.收文登記：收到外部公文（紙質(zhì)文件需先掃描為PDF），在“收文管理”模塊點(diǎn)擊“新建收文”，填寫來文單位、文號、標(biāo)題等信息，上傳文件附件，選擇擬辦部門，點(diǎn)擊“提交登記”。2.擬辦與批辦：擬辦部門負(fù)責(zé)人在“待辦事項(xiàng)”中查看收文，填寫擬辦意見（如“請XX科室閱辦，提出意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)”），提交至批辦環(huán)節(jié)；分管領(lǐng)導(dǎo)查看后填寫批辦意見，流轉(zhuǎn)至承辦部門。3.承辦與歸檔：承辦部門接收后，在“我的待辦”中處理，辦結(jié)后填寫辦理結(jié)果、上傳材料，點(diǎn)擊“辦結(jié)”；辦公室定期將辦結(jié)公文歸檔至“檔案管理”模塊，標(biāo)記“已歸檔”。2.1.2發(fā)文管理1.發(fā)文擬稿：在“發(fā)文管理”點(diǎn)擊“新建發(fā)文”，選擇文件類型（通知、請示等），填寫標(biāo)題、正文（可使用系統(tǒng)模板），添加附件，設(shè)置發(fā)文范圍，填寫擬稿人、核稿人。2.審核與簽發(fā)：核稿人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性，點(diǎn)擊“通過”后流轉(zhuǎn)至辦公室（檢查文號、格式），再提交至領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，系統(tǒng)自動生成文號，擬稿人可在“已簽發(fā)”中查看。3.印發(fā)與存檔：辦公室在“發(fā)文印發(fā)”中選擇印發(fā)方式（電子/紙質(zhì)），電子發(fā)文直接推送至收文單位OA系統(tǒng)，紙質(zhì)印發(fā)需打印蓋章后掃描上傳至“發(fā)文存檔”。2.2信息發(fā)布與通知管理信息發(fā)布：具備權(quán)限的人員（如宣傳部門）在“信息發(fā)布”模塊點(diǎn)擊“新建信息”，填寫標(biāo)題、內(nèi)容（支持圖文），選擇發(fā)布范圍、時間，點(diǎn)擊“發(fā)布”；發(fā)布后可查看閱讀統(tǒng)計(jì)。通知管理：在“通知公告”中新建通知，填寫標(biāo)題、正文、附件，選擇通知對象，設(shè)置提醒方式（系統(tǒng)消息、短信），發(fā)布后可查看回執(zhí)情況（是否已讀、參會確認(rèn)）。2.3會議管理1.會議申請：在“會議管理”點(diǎn)擊“新建會議申請”，填寫主題、時間、地點(diǎn)（線下會議室需選擇，線上需填會議號）、參會人員、議程，上傳材料，提交至辦公室審核。2.會議室預(yù)訂：辦公室審核時，同步查看會議室日程，選擇空閑會議室（線下會議）或直接通過（線上會議）。3.會議記錄與紀(jì)要：會議結(jié)束后，記錄人在“我的會議”中填寫記錄（支持語音轉(zhuǎn)文字），生成紀(jì)要后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，分發(fā)至參會人員并歸檔。2.4檔案管理檔案上傳：各部門在“檔案管理-部門檔案”中點(diǎn)擊“新建檔案”，選擇類型，填寫標(biāo)題、年度、保管期限，上傳文件（命名規(guī)范：`年份-部門-文件標(biāo)題`），提交至檔案管理員審核。檔案移交：每年年底，各部門整理當(dāng)年檔案，提交“檔案移交申請”，檔案管理員核對實(shí)體與電子檔案后，標(biāo)記“已移交”。第三章設(shè)備與軟件維護(hù)規(guī)范3.1硬件設(shè)備維護(hù)打印機(jī)/復(fù)印機(jī)：日常檢查紙張、墨盒余量，單次打印不超過50頁；每周清理進(jìn)紙口灰塵，每月檢查墨盒安裝；卡紙時關(guān)閉電源后緩慢取紙，故障時聯(lián)系設(shè)備維護(hù)人員。掃描儀：掃描前整理文件，去除裝訂物；每周用軟布蘸酒精擦拭玻璃臺；掃描出現(xiàn)黑線時，檢查玻璃臺或聯(lián)系維修。辦公電腦：保持桌面整潔，每月清理文件，每季度殺毒、清理緩存；卡頓/藍(lán)屏?xí)r先重啟，問題持續(xù)則聯(lián)系信息部門（勿自行重裝系統(tǒng)）。3.2軟件與系統(tǒng)維護(hù)OA系統(tǒng)更新：系統(tǒng)推送更新時，在非高峰時段點(diǎn)擊“更新”，更新中勿關(guān)閉瀏覽器/客戶端；更新后異常時，聯(lián)系信息部門并提供錯誤截圖?？蛻舳司彺媲謇恚阂苿佣嗣堪肽暝凇霸O(shè)置-緩存清理”刪除臨時文件；網(wǎng)頁端在瀏覽器設(shè)置中清除OA緩存（如Chrome：設(shè)置-隱私-清除數(shù)據(jù)-勾選“緩存圖片和文件”）。軟件兼容性：安裝新軟件時選擇單位推薦版本，確認(rèn)與OA/系統(tǒng)兼容；若導(dǎo)致OA異常，卸載后聯(lián)系信息部門。第四章安全操作與保密規(guī)范4.1數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)備份：重要文件每周備份至單位云盤/加密移動硬盤，備份后驗(yàn)證完整性。4.2權(quán)限與保密權(quán)限管理：嚴(yán)格按崗位權(quán)限操作，不得越權(quán)訪問他人文件；臨時借用賬號需經(jīng)審批，使用后立即改密。涉密信息處理：涉密文件不得通過OA傳輸（使用涉密系統(tǒng)），非涉密文件確認(rèn)接收方權(quán)限；打印涉密文件需在涉密打印機(jī)，廢棄文件碎紙銷毀。4.3網(wǎng)絡(luò)安全網(wǎng)絡(luò)連接：辦公電腦僅連單位內(nèi)網(wǎng)，禁止連公共WiFi；移動設(shè)備用移動數(shù)據(jù)或合規(guī)VPN（遠(yuǎn)程辦公）。第五章常見問題與解決方法5.1登錄類問題賬號/密碼錯誤：確認(rèn)賬號大小寫、密碼特殊字符，遺忘則按1.3節(jié)重置；賬號鎖定后等待30分鐘或聯(lián)系解鎖。移動端身份驗(yàn)證失?。簷z查網(wǎng)絡(luò)、生物識別一致性，問題持續(xù)則卸載重裝客戶端。5.2功能操作類問題公文流轉(zhuǎn)失?。簷z查必填項(xiàng)、附件格式（支持PDF/DOC，≤50MB），仍失敗則聯(lián)系信息部門并提供截圖。信息發(fā)布不顯示：確認(rèn)發(fā)布范圍、時間（定時發(fā)布需到點(diǎn)后顯示），設(shè)置正確仍異常則聯(lián)系宣傳/信息部門。5.3設(shè)備類問題打印機(jī)不打?。簷z查開機(jī)、連接、紙張，刪除失敗任務(wù)后重試；故障時聯(lián)系維護(hù)人員。掃描上傳失?。簷z查文件大小（≤100MB）、格式、網(wǎng)絡(luò)，仍失敗則壓縮后上傳或聯(lián)系維修。5.4安全類問題可疑郵件/短信：立即刪除，不點(diǎn)擊/回復(fù)，向信息部門報(bào)告；不慎操作則改密、殺毒。設(shè)備丟失：掛