企業(yè)行政管理文件歸檔管理制度（保存與查找便利版）一、適用范圍與日常應(yīng)用場景本制度適用于企業(yè)各類行政管理文件的歸檔管理，涵蓋但不限于：日常辦公文件（通知、報告、會議紀要）、項目文件（立項、驗收、總結(jié)）、人事文件（招聘、培訓、考核）、財務(wù)相關(guān)文件（預算、報銷憑證，不含敏感票據(jù)）、合同協(xié)議類文件、制度規(guī)范類文件等。應(yīng)用場景示例：當行政部門完成年度工作總結(jié)后，需按制度歸檔至檔案室，便于次年查閱對比；項目組在項目結(jié)束后，將全套項目文件移交檔案室，保證項目資料完整可追溯；員工辦理離職手續(xù)時，人事部門將其在職期間的考核文件、培訓記錄歸檔，作為后續(xù)人事查詢依據(jù)；財務(wù)部門完成季度預算編制后，將預算方案及審批文件歸檔，配合審計或財務(wù)檢查。二、文件歸檔管理全流程操作指南（一）文件形成與初步整理責任人：文件形成部門經(jīng)辦人（如行政專員、項目負責人、人事專員*等）。操作步驟：文件定稿后，經(jīng)辦人需檢查文件完整性，保證、附件、審批簽字頁等要素齊全；清理文件中的重復內(nèi)容或草稿，僅保留最終版本；對文件進行初步排序，按時間順序或邏輯關(guān)系排列頁碼（如需裝訂，左側(cè)裝訂，保證無倒頁、缺頁）。輸出成果：整理完畢的紙質(zhì)文件1份（電子文件同步命名備份）。（二）文件分類與編碼分類原則：按“部門-文件類型-年度”三級分類法，保證分類清晰、無交叉。一級分類（部門）：行政部、人事部、財務(wù)部、項目部、市場部等（以企業(yè)實際部門為準）；二級分類（文件類型）：綜合管理（通知、報告）、會議管理（會議紀要）、人事管理（招聘、考核）、項目管理（立項、驗收）、合同管理（協(xié)議、合同）、制度規(guī)范（管理辦法、細則）；三級分類（年度）：按文件形成年度，如“2024年”。編碼規(guī)則：采用“部門代碼-文件類型代碼-年度-流水號”格式，保證編碼唯一。部門代碼：行政部（XZ）、人事部（RS）、財務(wù)部（CW）、項目部（XM）、市場部（SC）；文件類型代碼：綜合管理（ZH）、會議管理（HY）、人事管理（RL）、項目管理（XM）、合同管理（HT）、制度規(guī)范（ZD）；示例：XZ-ZH-2024-001（行政部2024年第1號綜合管理文件）。操作步驟：經(jīng)辦人根據(jù)文件內(nèi)容確定三級分類，填寫《文件分類標簽》（貼于文件首頁右上角）；按編碼規(guī)則為文件編制唯一編號，標注于文件首頁左上角及檔案盒側(cè)面。（三）文件移交與歸檔責任人：文件形成部門經(jīng)辦人、檔案管理員*。操作步驟：經(jīng)辦人填寫《文件歸檔移交清單》（一式兩份），列明文件名稱、編號、頁數(shù)、形成日期、分類等信息，簽字確認后連同整理好的文件一并提交檔案室；檔案管理員核對文件與移交清單是否一致，檢查分類、編碼是否正確，核對無誤后在清單上簽字，返還一份給經(jīng)辦人留存；檔案管理員將文件按分類存入對應(yīng)檔案盒，盒外標注“部門-文件類型-年度-起止流水號”（如“行政部-綜合管理-2024-001-010”），并填寫《檔案盒內(nèi)文件目錄》置于盒內(nèi)。時限要求：文件形成后5個工作日內(nèi)完成歸檔（跨年度文件次年1月15日前完成歸檔）。（四）文件保存與保管保存方式：紙質(zhì)文件與電子文件同步保存，保證雙備份。紙質(zhì)文件：存入符合檔案管理標準的檔案柜，柜外標注部門及分類名稱；涉密文件（如未公開制度、薪酬信息）單獨存放于帶鎖保密柜，由專人管理；電子文件：存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，按分類建立文件夾（如“XZ/ZH/2024”），文件名與紙質(zhì)文件編號一致（如“XZ-ZH-2024-001.docx”）。環(huán)境要求：檔案室保持干燥（濕度40%-60%）、通風、避光，配備防火、防蟲、防鼠設(shè)備，溫度控制在14-24℃；定期檢查檔案柜及文件狀態(tài)，發(fā)覺問題及時處理。保管期限：根據(jù)文件價值劃分，具體永久保存：企業(yè)章程、年度工作報告、重大合同、核心制度文件；長期保存（10-30年）：會議紀要、項目文件、人事檔案、財務(wù)憑證（不含涉密票據(jù)）；短期保存（3-5年）：日常通知、臨時性報告、非核心制度。（五）文件借閱與查閱借閱范圍：僅限企業(yè)內(nèi)部因工作需要查閱文件，外部人員借閱需經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導*審批。操作步驟：借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、編號、借閱事由、借閱期限（最長不超過7個工作日），經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案室；檔案管理員核對審批手續(xù)，確認無誤后登記《文件借閱登記表》，將文件交借閱人；涉密文件借閱需額外經(jīng)總經(jīng)理*審批，且借閱時需有檔案管理員在場監(jiān)督；借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時檔案管理員檢查文件完整性，確認無誤后在登記表上注銷；如需續(xù)借，需提前1天重新申請。注意事項：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得擅自復制（涉密文件禁止復制），如需復制需經(jīng)部門負責人審批，檔案管理員監(jiān)督復制過程。（六）文件定期清理與銷毀清理周期：每年12月底，檔案室牽頭組織各部門對到期文件進行清理。操作步驟：檔案管理員編制《到期文件清單》，列出文件名稱、編號、保管期限、到期日期，提交各部門負責人核對；核對無誤后，由檔案室填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后，方可銷毀；銷毀時需由2名以上人員監(jiān)銷（檔案管理員+審計人員*），保證文件徹底銷毀（紙質(zhì)文件粉碎，電子文件徹底刪除），并在《文件銷毀登記表》上簽字確認，記錄銷毀時間、地點、監(jiān)銷人等信息。三、常用管理表格模板（一）文件歸檔移交清單序號文件名稱文件編號頁數(shù)形成日期分類（部門-類型-年度）經(jīng)辦人備注12024年度工作總結(jié)XZ-ZH-2024-001152024-12-25行政部-綜合管理-2024張*2第三季度項目例會紀要XZ-HY-2024-00582024-09-10行政部-會議管理-2024李*（二）文件借閱登記表借閱日期文件名稱文件編號借閱人部門借閱事由審批人歸還日期備注2024-10-112024年招聘計劃RS-RL-2024-002王*人事部核對新員工入職信息趙*2024-10-152024-10-12項目A驗收報告XM-XM-2023-018劉*項目部配合審計檢查孫*2024-10-16涉密（三）文件銷毀審批表文件名稱文件編號分類（部門-類型-年度）保管期限到期日期銷毀原因經(jīng)辦人部門負責人意見分管領(lǐng)導意見總經(jīng)理意見2022年臨時通知XZ-ZH-2022-005行政部-綜合管理-20223年2024-12-31保管期滿陳*同意同意同意（四）檔案盒內(nèi)文件目錄序號文件名稱文件編號頁數(shù)歸檔日期備注1年度工作總結(jié)XZ-ZH-2024-001152024-12-282會議紀要XZ-HY-2024-00582024-09-153制度修訂通知XZ-ZD-2024-00362024-11-10四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點及時歸檔：文件形成后需在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔，避免積壓導致文件丟失或損壞；分類準確：嚴格按照三級分類法執(zhí)行，保證文件歸類清晰，避免跨類混放；編碼唯一：文件編碼需按規(guī)則編制，不得重復或遺漏，便于后續(xù)檢索；保密管理：涉密文件需單獨存放，限制借閱權(quán)限，防止信息泄露；借閱規(guī)范：嚴格執(zhí)行借閱審批和登記制