采購流程標(biāo)準(zhǔn)化及審批流程管理工具一、適用場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（中小型、集團(tuán)型）的日常采購管理場景，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、固定資產(chǎn)采購等多種類型，特別適用于需要規(guī)范跨部門協(xié)作、強(qiáng)化成本控制、滿足審計合規(guī)要求的組織。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與審批節(jié)點(diǎn)設(shè)計，可解決采購需求模糊、審批效率低下、責(zé)任界定不清、流程追溯困難等問題，實(shí)現(xiàn)采購活動的“透明化、規(guī)范化、高效化”，降低運(yùn)營風(fēng)險，提升資源使用效益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）具體動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途說明、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、比價資料等）。需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查“是否為必需采購”“是否與現(xiàn)有資源重復(fù)”“預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)”，審核通過后簽字確認(rèn)，提交至采購部門。關(guān)鍵輸出：《采購申請表》（含部門負(fù)責(zé)人初審意見）（二）需求審批與預(yù)算確認(rèn)操作主體：采購部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理具體動作：采購部門收到《采購申請表》后，對采購內(nèi)容的技術(shù)參數(shù)、市場行情進(jìn)行復(fù)核，保證需求描述清晰、預(yù)算預(yù)估合理，必要時組織技術(shù)部門會審。財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查“是否超出年度/季度預(yù)算”“預(yù)算科目是否匹配”，超預(yù)算需求需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，按權(quán)限審批。根據(jù)采購金額及企業(yè)授權(quán)體系，逐級提交審批：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門→*分管副總5000元＜金額≤50000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門→財務(wù)部門→*分管副總金額＞50000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門→財務(wù)部門→*總經(jīng)理/董事長所有審批節(jié)點(diǎn)通過后，采購部門正式啟動采購流程。關(guān)鍵輸出：審批通過的《采購申請表》、財務(wù)部門預(yù)算確認(rèn)意見（三）供應(yīng)商尋源與評估操作主體：采購部門、需求部門、技術(shù)部門（必要時）具體動作：尋源方式：根據(jù)采購類型選擇合適渠道，如公開招標(biāo)（金額大、標(biāo)準(zhǔn)通用）、邀請招標(biāo)（長期合作供應(yīng)商）、詢比價（金額適中、供應(yīng)商明確）、單一來源（特殊定制、唯一供應(yīng)商）等。供應(yīng)商篩選：公開/邀請招標(biāo)：發(fā)布招標(biāo)公告，接收供應(yīng)商報名，對供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)許可證等）進(jìn)行預(yù)審。詢比價：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求在規(guī)定時間內(nèi)反饋報價及供貨方案。供應(yīng)商評估：組織需求部門、技術(shù)部門成立評估小組，從價格（占比30%）、質(zhì)量（占比30%）、交期（占比20%）、服務(wù)（占比15%）、資質(zhì)（占比5%）等維度打分，形成《供應(yīng)商評估表》，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商評估表》、招標(biāo)/詢比價記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件（四）采購執(zhí)行與合同簽訂操作主體：采購部門、法務(wù)部門（必要時）、供應(yīng)商具體動作：采購部門與選定供應(yīng)商確認(rèn)采購細(xì)節(jié)（最終價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等），擬定《采購合同》。法務(wù)部門（或指定審核人）對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)核查“權(quán)利義務(wù)是否對等”“違約責(zé)任是否明確”“知識產(chǎn)權(quán)、保密條款是否完善”，審核通過后提交雙方簽字蓋章。合同簽訂后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號、物品信息、交付地址、聯(lián)系人等，并同步抄送需求部門及財務(wù)部門。關(guān)鍵輸出：《采購合同》（雙方蓋章版）、《采購訂單》（五）訂單跟蹤與交付驗(yàn)收操作主體：采購部門、需求部門、倉庫管理部門具體動作：訂單跟蹤：采購部門定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、物流信息，保證按期交付；若出現(xiàn)延期風(fēng)險，及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整計劃或啟動備用供應(yīng)商。交付驗(yàn)收：供應(yīng)商按訂單交付后，需求部門與倉庫管理部門共同現(xiàn)場驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量等，填寫《驗(yàn)收單》。涉及技術(shù)參數(shù)或功能的，需由技術(shù)部門出具《檢測報告》作為驗(yàn)收依據(jù)。驗(yàn)收合格：需求部門、倉庫管理部門簽字確認(rèn)，物品入庫；驗(yàn)收不合格：填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期退換貨或整改，整改后重新驗(yàn)收。關(guān)鍵輸出：《驗(yàn)收單》（或《不合格品處理單》）、《檢測報告》（如有）（六）付款結(jié)算與資料歸檔操作主體：采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商具體動作：采購部門根據(jù)合同約定及驗(yàn)收情況，整理付款資料（《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等），填寫《付款申請表》，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門核對付款資料完整性、金額準(zhǔn)確性、發(fā)票合規(guī)性，確認(rèn)無誤后按審批流程付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。采購部門將采購全流程資料（申請表、審批記錄、供應(yīng)商評估表、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，建立“一采購一檔案”，保存期限不少于3年。關(guān)鍵輸出：《付款申請表》、付款憑證、采購檔案袋三、核心工具表格模板（一）采購申請表申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類型□物料□服務(wù)□固定資產(chǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目需求描述（含用途、技術(shù)參數(shù)等）：附件清單（圖紙、比價資料等）：部門負(fù)責(zé)人初審意見：簽字：日期：采購部門復(fù)核意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：簽字：日期：最終審批意見：簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評估日期采購項目名稱采購金額評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分權(quán)重資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等）資質(zhì)齊全且有效，得10分；缺項每項扣2分5%價格（與市場均價對比）最低價得10分，每高1%扣1分30%質(zhì)量（歷史合作/樣品檢測）優(yōu)得10分，良得8分，中得6分30%交期（承諾交付時間）按期得10分，每延期1天扣2分20%服務(wù)（售后、響應(yīng)速度）優(yōu)得10分，良得8分，中得6分15%綜合得分100%評估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰評估小組簽字：（三）采購合同模板（簡化版）合同編號：_________簽訂日期：____年_月_日甲方（采購方）：________________________地址：________________________聯(lián)系人：_________電話：_________乙方（供應(yīng)商）：________________________地址：________________________聯(lián)系人：_________電話：_________第一條采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間合計金額（大寫）：________________________（小寫）：_________第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方提供的物品/服務(wù)需符合甲方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，附《技術(shù)附件》作為合同組成部分。第三條交付與驗(yàn)收：交付地點(diǎn)：________________________驗(yàn)收方式：甲方在收到物品后____個工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；服務(wù)類項目按階段驗(yàn)收，具體標(biāo)準(zhǔn)見《服務(wù)方案》。第四條付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的___%；到貨款：驗(yàn)收合格后_個工作日內(nèi)，支付至總金額的___%；質(zhì)保金：剩余______%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（______個月）滿后無質(zhì)量問題無息支付。第五條違約責(zé)任：乙方延期交付：每延期1天，按延期金額的______%支付違約金；延期超過______天，甲方有權(quán)解除合同。甲方逾期付款：每逾期1天，按逾期金額的______%支付違約金。第六條爭議解決：雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________授權(quán)代表簽字：_________授權(quán)代表簽字：_________（四）驗(yàn)收單驗(yàn)收編號采購申請編號供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果：□合格：□外觀完好□功能正?！鯀?shù)達(dá)標(biāo)（可附頁說明）□不合格：□_________□_________（具體問題描述）驗(yàn)收人簽字：||使用部門確認(rèn)：||

倉庫確認(rèn)（如涉及入庫）：||||（五）付款申請表申請編號合同編號供應(yīng)商名稱付款金額（元）付款方式付款事由：□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金□其他：_________附件清單：□《采購合同》□《驗(yàn)收單》□《發(fā)票》□其他：_________采購部門意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核：簽字：日期：審批意見：簽字：日期：四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)優(yōu)先，杜絕“流程倒置”所有采購活動必須先履行審批流程，再開展供應(yīng)商尋源、合同簽訂等工作，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)單”。涉及集中采購、國企招標(biāo)的項目，需嚴(yán)格遵守《采購法》等相關(guān)法規(guī)，保證公開、公平、公正。（二）預(yù)算剛性，嚴(yán)控“超支風(fēng)險”財務(wù)部門需建立采購預(yù)算臺賬，實(shí)時監(jiān)控各部門采購支出情況，超預(yù)算采購必須提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明超支原因及解決方案，經(jīng)高層審批后方可執(zhí)行。（三）供應(yīng)商管理，建立“動態(tài)名錄”采購部門應(yīng)定期（每半年/每年）對合作供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評，評估其履約能力、質(zhì)量穩(wěn)定性、價格競爭力等，將不合格供應(yīng)商移出名錄，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，避免“單一供應(yīng)商依賴”。（四）文檔留存，保證“全程可追溯”采購全流程資料（申請、審批、合同、驗(yàn)收、付款等）需分類歸檔，電子檔與紙質(zhì)檔同步保存，保證審計、爭議時能快速調(diào)取完整記錄，保存期限不少于3年（重大項目建議