2026年機器人集成公司管理人員檔案建立與管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司管理人員檔案的建立、管理與使用工作，保障檔案信息的真實、完整、安全與有效利用，為管理人員選拔任用、培訓(xùn)發(fā)展、績效考核、薪酬調(diào)整等管理工作提供可靠依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實際經(jīng)營管理需求，制定本制度。第二條本制度所稱管理人員檔案，是指公司在招聘錄用、培養(yǎng)發(fā)展、日常管理及離職等全流程中，形成的能夠客觀反映管理人員個人基本情況、職業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績、專業(yè)能力等各類信息材料的集合，是公司人力資源管理的重要基礎(chǔ)資料。第三條本制度適用于公司全體中層及以上管理人員、核心業(yè)務(wù)主管及其他納入公司核心管理人才庫的崗位人員（以下統(tǒng)稱“管理人員”）的檔案建立、管理、使用與銷毀等相關(guān)工作。第四條管理人員檔案管理工作堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、真實準(zhǔn)確、安全保密、規(guī)范高效”的原則，確保檔案管理工作有序開展，充分發(fā)揮檔案的參考與支撐作用。第五條公司人力資源部門是管理人員檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，制定檔案管理細(xì)則，監(jiān)督檔案建立、保管、使用、銷毀等全流程工作；各業(yè)務(wù)部門配合人力資源部門提供管理人員相關(guān)工作信息材料，協(xié)助完成檔案信息的核實與更新；檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常整理、保管、借閱登記等具體工作。第二章檔案建立第六條檔案建立實行“一人一檔、全程追溯”的管理模式，管理人員自入職之日起3個工作日內(nèi)，啟動個人檔案建立工作，確保檔案建立的及時性與完整性。第七條檔案建立流程：（一）材料收集：人力資源部門在管理人員入職辦理中，通知其提交個人基礎(chǔ)材料；同時，主動收集招聘錄用過程中形成的面試評估表、錄用通知書等材料。后續(xù)管理中，各相關(guān)部門及管理人員本人及時補充各類動態(tài)材料。（二）材料審核：檔案管理人員對收集的材料進行審核，核實材料的真實性、完整性、規(guī)范性，對不符合要求的材料（如信息缺失、字跡模糊、復(fù)印件未加蓋公章等），及時通知相關(guān)方補充完善。（三）檔案建檔：審核通過的材料，由檔案管理人員按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理、編號、裝訂，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案，明確檔案唯一標(biāo)識，錄入公司檔案管理系統(tǒng)，形成完整的管理人員個人檔案。第八條檔案建立的基本要求：（一）真實可靠：檔案材料必須客觀反映管理人員的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料，確保檔案信息的真實性。（二）完整全面：檔案材料需涵蓋管理人員全職業(yè)周期的關(guān)鍵信息，無重要信息缺失，確保檔案能夠全面反映管理人員的職業(yè)狀況與綜合能力。（三）規(guī)范統(tǒng)一：檔案材料的格式、填寫規(guī)范、裝訂標(biāo)準(zhǔn)需統(tǒng)一，紙質(zhì)材料需清晰可辨，電子材料需符合歸檔格式要求，確保檔案管理的規(guī)范性。第三章檔案內(nèi)容第九條管理人員檔案內(nèi)容主要包括以下六大類，各類材料需按形成時間順序歸檔：（一）基礎(chǔ)信息類材料：包括個人身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件、職業(yè)資格認(rèn)證證書復(fù)印件、個人簡歷、近期免冠照片等能夠反映個人基本情況的材料；其中，學(xué)歷學(xué)位、資格認(rèn)證等材料需經(jīng)人力資源部門核實原件后歸檔。（二）招聘錄用類材料：包括招聘公告、應(yīng)聘登記表、面試評估表、背景調(diào)查記錄、錄用通知書、入職登記表、試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表等招聘錄用全流程形成的材料。（三）任職與異動類材料：包括崗位任命文件、職務(wù)調(diào)整通知、工作調(diào)動審批表、輪崗交流記錄、晉升/降職審批材料、崗位說明書等反映管理人員任職及崗位變動情況的材料。（四）培訓(xùn)與發(fā)展類材料：包括培訓(xùn)需求調(diào)研表、培訓(xùn)報名表、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績單、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)合格證明、外出培訓(xùn)審批材料、學(xué)歷提升或資格認(rèn)證培訓(xùn)相關(guān)材料、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書等反映管理人員培訓(xùn)與職業(yè)發(fā)展情況的材料。（五）績效與獎懲類材料：包括年度績效考核表、季度績效考核記錄、專項工作考核材料、績效面談記錄、評優(yōu)評先審批表及獲獎證明、違紀(jì)違規(guī)處理決定、表彰通報、合理化建議采納證明及獎勵材料等反映管理人員工作業(yè)績與獎懲情況的材料。（六）其他相關(guān)材料：包括勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、離職申請、離職審批表、離職面談記錄、工作交接清單等勞動關(guān)系相關(guān)材料；以及與管理人員管理相關(guān)的其他重要材料（如重大項目參與證明、專項工作匯報等）。第十條檔案材料的補充與更新：管理人員崗位變動、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、績效考核、獎懲等情況發(fā)生后，相關(guān)部門及管理人員本人需在10個工作日內(nèi)，將相關(guān)材料提交至人力資源部門，檔案管理人員及時對檔案進行補充更新，確保檔案信息的時效性。第四章檔案管理第十一條檔案保管實行“紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理、分級保管”的方式：（一）紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等防護設(shè)施，確保檔案庫房環(huán)境符合檔案保管要求。檔案管理人員需定期檢查檔案保管情況，做好溫濕度記錄，及時處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（二）電子檔案保管：依托公司指定的檔案管理系統(tǒng)存儲電子檔案，建立電子檔案備份機制，實行定期備份（至少每月備份1次），備份數(shù)據(jù)需異地存放，確保電子檔案的安全性與可恢復(fù)性。同時，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，設(shè)置密碼保護與操作日志，記錄電子檔案的訪問、修改、下載等操作情況。第十二條檔案保管期限：（一）管理人員在職期間，其個人檔案長期保管，確保全職業(yè)周期檔案信息的連續(xù)性與完整性。（二）管理人員離職后，其檔案保管期限為離職后5年；對于擔(dān)任關(guān)鍵管理崗位的人員，檔案保管期限延長至離職后10年。保管期限屆滿后，按照本制度規(guī)定的檔案銷毀流程處理。（三）涉及勞動爭議、法律糾紛等特殊情況的管理人員檔案，保管期限需延長至相關(guān)爭議或糾紛完全解決后5年，確保檔案的憑證作用。第十三條檔案日常管理規(guī)范：（一）檔案管理人員需對檔案進行定期整理，核對檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性，及時清理無效材料，更新檔案目錄，確保檔案管理有序。（二）嚴(yán)禁擅自涂改、抽取、損毀、丟失檔案材料，檔案管理人員需嚴(yán)格遵守檔案管理紀(jì)律，確保檔案的原始性與安全性。（三）檔案管理人員崗位變動時，需辦理檔案交接手續(xù)，編制檔案交接清單，明確交接的檔案數(shù)量、種類、保管情況等，由交接雙方簽字確認(rèn)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。第五章檔案使用第十四條檔案使用堅持“按需使用、嚴(yán)格審批、規(guī)范登記”的原則，僅限公司內(nèi)部人力資源管理、干部選拔任用、績效考核、培訓(xùn)發(fā)展等工作使用，嚴(yán)禁用于與公司管理無關(guān)的用途。第十五條檔案使用權(quán)限劃分：（一）人力資源部門管理人員：可根據(jù)工作需要，查閱分管范圍內(nèi)管理人員的檔案信息，涉及高層管理人員檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（二）公司高層管理人員：可查閱公司全體管理人員的檔案信息，查閱前需通知人力資源部門檔案管理人員。（三）其他部門及人員：因工作需要查閱管理人員檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人雙重審批，方可查閱相關(guān)檔案信息。（四）外部單位：未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，嚴(yán)禁向任何外部單位或個人提供管理人員檔案信息；因法律規(guī)定、政府部門檢查等特殊情況需提供的，需經(jīng)公司管理層審批，并由人力資源部門統(tǒng)一對接，提供復(fù)印件（加蓋公章），同時留存相關(guān)審批文件與使用記錄。第十六條檔案使用流程：（一）申請：使用人填寫《管理人員檔案使用申請表》，注明使用事由、使用范圍、使用方式（查閱、復(fù)制、借閱等），按權(quán)限提交審批。（二）審批：審批部門根據(jù)使用人身份、使用事由等情況，對申請進行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，不符合要求的駁回申請并說明理由。（三）使用：經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按要求提供檔案使用服務(wù)。查閱紙質(zhì)檔案需在指定的檔案查閱室進行，嚴(yán)禁帶出檔案庫房；復(fù)制檔案材料需經(jīng)檔案管理人員審核，加蓋檔案證明章；借閱檔案需明確借閱期限（一般不超過7個工作日），辦理借閱登記手續(xù)。（四）歸還：借閱的檔案需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，檔案管理人員核對檔案材料的完整性后，辦理歸還登記手續(xù)，將檔案放回原處。第十七條檔案使用過程中，使用人需嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)禁泄露檔案信息；嚴(yán)禁在檔案材料上勾畫、批注、涂改，確保檔案的完整性與原始性。第六章檔案銷毀第十八條檔案銷毀需嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，僅對保管期限屆滿、且無保留價值的檔案進行銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀任何檔案材料。第十九條檔案銷毀流程：（一）鑒定：保管期限屆滿后，由人力資源部門牽頭，組織相關(guān)部門對檔案進行鑒定，形成《管理人員檔案銷毀鑒定表》，明確擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（二）審批：《管理人員檔案銷毀鑒定表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批；涉及重要管理人員檔案銷毀的，需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。（三）銷毀：經(jīng)審批通過后，由人力資源部門組織專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程需有2名及以上監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，確保檔案材料完全銷毀，無殘留。紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式銷毀，電子檔案需徹底刪除并進行數(shù)據(jù)清零處理。（四）記錄：檔案銷毀完成后，銷毀人員與監(jiān)銷人員需在《管理人員檔案銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時間、地點、方式、數(shù)量、參與人員等信息，該記錄表需歸檔長期保管。第二十條對雖已超過保管期限，但仍涉及勞動爭議、法律糾紛、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，需繼續(xù)保管，暫不銷毀，直至相關(guān)事項完全解決后，再按規(guī)定流程處理。第七章保障措施第二十一條組織保障：公司建立健全檔案管理工作責(zé)任制，明確人力資源部門及各相關(guān)部門的檔案管理職責(zé)，將檔案管理工作納入人力資源管理工作考核范圍，確保各項檔案管理要求落實到位。第二十二條人員保障：配備專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員需具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與檔案管理專業(yè)能力，熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及公司制度；公司定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案管理水平。第二十三條設(shè)施保障：加大檔案管理設(shè)施投入，完善檔案庫房、檔案柜、防護設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)等硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)保障；定期對檔案管理設(shè)施進行維護與更新，確保設(shè)施正常運行。第二十四條制度保障：人力資源部門定期對本制度的執(zhí)行情況進行檢查與評估，根據(jù)實際情況及法律法規(guī)變化，及時修訂完善本制度；同時，加強檔案管理宣傳教育，提高全體管理人員對檔案管理工作的重視程度，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。第二十五條責(zé)任追究：對在檔案建立、管理、使用、銷毀等工作中，存在偽造篡改檔案、泄露檔案信息、擅