2026年機(jī)器人集成公司小額采購(gòu)簡(jiǎn)易管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司小額采購(gòu)管理工作，建立簡(jiǎn)易、高效、合規(guī)的小額采購(gòu)流程，降低采購(gòu)管理成本，保障項(xiàng)目施工、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等日常業(yè)務(wù)的小額物資與服務(wù)需求，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》《中華人民共和國(guó)民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合機(jī)器人集成行業(yè)小額采購(gòu)需求零散、頻次高、金額小的特性，制定本制度。第二條本制度適用于公司各類小額采購(gòu)活動(dòng)的全流程管理，包括小額物資采購(gòu)與小額服務(wù)采購(gòu)。其中，小額采購(gòu)界定為單批次采購(gòu)金額不超過(guò)2萬(wàn)元（含2萬(wàn)元）的采購(gòu)事項(xiàng)；覆蓋范圍包括機(jī)器人集成項(xiàng)目輔助耗材、小型工裝工具、零星辦公用品、簡(jiǎn)易檢測(cè)配件、短期技術(shù)服務(wù)、零星維修服務(wù)等各類小額物資與服務(wù)。第三條本制度所指小額采購(gòu)簡(jiǎn)易管理，是在符合法律法規(guī)及公司核心管控要求的前提下，簡(jiǎn)化采購(gòu)審批流程、精簡(jiǎn)管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)“快速響應(yīng)需求、高效完成采購(gòu)、嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)”的管理目標(biāo)，不適用于應(yīng)急采購(gòu)、高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)及特殊定制化采購(gòu)事項(xiàng)（此類采購(gòu)按公司專項(xiàng)采購(gòu)管理制度執(zhí)行）。第四條小額采購(gòu)管理堅(jiān)持“簡(jiǎn)化流程、高效便捷、合規(guī)可控、成本最優(yōu)、責(zé)任到人”的核心原則，在保障采購(gòu)效率的同時(shí)，確保采購(gòu)過(guò)程透明、資金安全、質(zhì)量達(dá)標(biāo)。第五條公司建立“歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、簡(jiǎn)易審批、全程追溯”的小額采購(gòu)管理機(jī)制，明確各部門及崗位的職責(zé)權(quán)限，避免管理冗余，保障小額采購(gòu)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化推進(jìn)。第二章組織與職責(zé)分工第六條采購(gòu)部為小額采購(gòu)的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）牽頭制定并優(yōu)化小額采購(gòu)簡(jiǎn)易管理制度及相關(guān)實(shí)施細(xì)則，明確采購(gòu)流程、管控要求及審核標(biāo)準(zhǔn)；（二）負(fù)責(zé)小額采購(gòu)的組織實(shí)施工作，包括采購(gòu)信息收集、供應(yīng)商對(duì)接、采購(gòu)合同（協(xié)議）擬定、采購(gòu)過(guò)程跟蹤等；（三）建立并維護(hù)小額采購(gòu)合格供應(yīng)商名錄（以下簡(jiǎn)稱“合格名錄”），簡(jiǎn)化供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)估流程；（四）建立小額采購(gòu)管理臺(tái)賬，記錄采購(gòu)全流程信息，確保采購(gòu)過(guò)程可追溯；（五）配合財(cái)務(wù)部開(kāi)展小額采購(gòu)資金支付審核，提供采購(gòu)相關(guān)證明材料；（六）監(jiān)督檢查小額采購(gòu)制度的落地執(zhí)行情況，收集采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題與建議，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)流程；（七）組織開(kāi)展小額采購(gòu)相關(guān)培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的采購(gòu)規(guī)范意識(shí)與業(yè)務(wù)能力。第七條需求部門的主要職責(zé)包括：（一）準(zhǔn)確、及時(shí)提報(bào)小額采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時(shí)間、預(yù)算金額等核心信息；（二）參與小額采購(gòu)的供應(yīng)商篩選（如需）、合同（協(xié)議）審核及驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性與驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性負(fù)責(zé)；（三）按規(guī)定使用采購(gòu)物資或接受服務(wù)，配合采購(gòu)部做好采購(gòu)過(guò)程跟蹤與問(wèn)題反饋；（四）負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的領(lǐng)用、保管工作，建立部門內(nèi)部領(lǐng)用臺(tái)賬，避免物資浪費(fèi)或丟失。第八條財(cái)務(wù)部的主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)小額采購(gòu)預(yù)算審核，核查采購(gòu)資金來(lái)源的合規(guī)性；（二）審核小額采購(gòu)資金支付申請(qǐng)，核查采購(gòu)合同（協(xié)議）、驗(yàn)收證明、發(fā)票等支付憑證的完整性與合規(guī)性；（三）負(fù)責(zé)小額采購(gòu)相關(guān)的賬務(wù)處理，確保資金支付安全、賬務(wù)記錄準(zhǔn)確；（四）配合采購(gòu)部開(kāi)展小額采購(gòu)成本控制與監(jiān)督工作。第九條倉(cāng)儲(chǔ)部（如需）的主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)小額采購(gòu)物資的入庫(kù)驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管與出庫(kù)登記工作，核對(duì)物資信息與采購(gòu)需求的一致性；（二）建立小額采購(gòu)物資庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存信息，配合采購(gòu)部與需求部門做好物資盤點(diǎn)工作。第十條小額采購(gòu)相關(guān)人員的主要職責(zé)包括：（一）采購(gòu)執(zhí)行人員：嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展采購(gòu)工作，確保采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、透明，及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度；（二）需求提報(bào)人員：精準(zhǔn)提報(bào)采購(gòu)需求，避免因需求偏差導(dǎo)致采購(gòu)浪費(fèi)或延誤；（三）驗(yàn)收人員：客觀、嚴(yán)謹(jǐn)開(kāi)展驗(yàn)收工作，如實(shí)記錄驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)驗(yàn)收質(zhì)量負(fù)責(zé)；（四）審批人員：嚴(yán)格按照審批權(quán)限開(kāi)展審核審批工作，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)，確保采購(gòu)事項(xiàng)合規(guī)、合理。第三章小額采購(gòu)流程第十一條小額采購(gòu)流程實(shí)行簡(jiǎn)易化管理，主要包括需求提報(bào)、采購(gòu)申請(qǐng)、審核審批、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收確認(rèn)、資金支付六個(gè)核心環(huán)節(jié)，具體要求如下：（一）需求提報(bào)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《小額采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的核心信息、預(yù)算金額及需求時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部；（二）采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)部收到需求申請(qǐng)后，在1個(gè)工作日內(nèi)完成需求核查，確認(rèn)需求明確、預(yù)算合理后，協(xié)助需求部門填寫《小額采購(gòu)審批表》，附《小額采購(gòu)需求申請(qǐng)表》一并提交審核；（三）審核審批：?jiǎn)闻尾少?gòu)金額5000元以下（含5000元）：經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核同意后，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；單批次采購(gòu)金額5000元-2萬(wàn)元（含2萬(wàn)元）：經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核同意后，由分管采購(gòu)的副總經(jīng)理審批；審核審批過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)需求不明確、預(yù)算不合理或存在其他問(wèn)題的，審核人需及時(shí)反饋需求部門與采購(gòu)部，完善后重新提交審核；審核通過(guò)的，方可推進(jìn)后續(xù)采購(gòu)工作；（四）采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部?jī)?yōu)先從合格名錄中選擇供應(yīng)商，采用詢價(jià)、比價(jià)等簡(jiǎn)易采購(gòu)方式，確保采購(gòu)價(jià)格合理；單批次采購(gòu)金額1萬(wàn)元以下的，可采用口頭詢價(jià)方式，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商；單批次采購(gòu)金額1萬(wàn)元-2萬(wàn)元的，需至少向2家及以上合格供應(yīng)商書面詢價(jià)，留存詢價(jià)記錄；確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂簡(jiǎn)易采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議，明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨（服務(wù)）時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等核心條款；單批次采購(gòu)金額5000元以下的，可采用簡(jiǎn)化協(xié)議或訂單形式；采購(gòu)部跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商、需求部門溝通對(duì)接，確保采購(gòu)物資或服務(wù)按時(shí)交付；（五）驗(yàn)收確認(rèn)：采購(gòu)物資或服務(wù)交付后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收，倉(cāng)儲(chǔ)部（如需）配合；驗(yàn)收需核對(duì)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合需求要求，填寫《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員及需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收合格的，方可辦理入庫(kù)（如需）或領(lǐng)用手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，需求部門需及時(shí)告知采購(gòu)部，由采購(gòu)部協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行退換貨、返工或賠償處理，直至驗(yàn)收合格；（六）資金支付：需求部門將《小額采購(gòu)審批表》《采購(gòu)合同（協(xié)議）》《驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票等相關(guān)憑證提交至采購(gòu)部，采購(gòu)部審核無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部核查憑證完整合規(guī)后，按合同約定的付款方式及審批權(quán)限辦理支付手續(xù)。第十二條簡(jiǎn)化流程說(shuō)明：對(duì)于緊急小額采購(gòu)需求（如影響項(xiàng)目進(jìn)度的零星配件采購(gòu)），可簡(jiǎn)化審批流程，需求部門可先口頭向?qū)?yīng)審批人請(qǐng)示，經(jīng)同意后由采購(gòu)部先行推進(jìn)采購(gòu)工作，后續(xù)2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊書面審批手續(xù)及相關(guān)資料。第四章小額采購(gòu)管控要求第十三條需求管控要求：需求部門需精準(zhǔn)提報(bào)采購(gòu)需求，避免重復(fù)采購(gòu)、過(guò)度采購(gòu)；對(duì)于頻繁使用的小額物資，可實(shí)行批量集中采購(gòu)，降低采購(gòu)成本；提報(bào)需求時(shí)，需嚴(yán)格控制預(yù)算，確保預(yù)算金額真實(shí)、合理。第十四條供應(yīng)商管控要求：（一）采購(gòu)部建立簡(jiǎn)易的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、報(bào)價(jià)合理、服務(wù)響應(yīng)及時(shí)的供應(yīng)商納入合格名錄，準(zhǔn)入時(shí)需核查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明等基礎(chǔ)材料；（二）采購(gòu)部每半年對(duì)合格名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行一次簡(jiǎn)易評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等；對(duì)評(píng)估不合格的供應(yīng)商，及時(shí)從合格名錄中移除；（三）小額采購(gòu)原則上需從合格名錄中選擇供應(yīng)商，因特殊情況需選擇名錄外供應(yīng)商的，需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及分管采購(gòu)的副總經(jīng)理審批，說(shuō)明理由并補(bǔ)充供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，后續(xù)納入合格名錄管理。第十五條采購(gòu)過(guò)程管控要求：（一）采購(gòu)部需確保采購(gòu)過(guò)程透明，嚴(yán)禁暗箱操作、收受供應(yīng)商回扣或其他不正當(dāng)利益；（二）單批次采購(gòu)金額1萬(wàn)元及以上的，需留存詢價(jià)記錄、比價(jià)表等相關(guān)證明材料，確保采購(gòu)價(jià)格合理；（三）采購(gòu)合同（協(xié)議）需經(jīng)采購(gòu)部、需求部門審核，必要時(shí)可征求公司法務(wù)人員意見(jiàn)（如需），確保合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)明確；（四）嚴(yán)禁將大額采購(gòu)事項(xiàng)拆分為多個(gè)小額采購(gòu)事項(xiàng)規(guī)避審批，違反本規(guī)定的，采購(gòu)申請(qǐng)不予審批，相關(guān)責(zé)任人將承擔(dān)對(duì)應(yīng)責(zé)任。第十六條驗(yàn)收與資金支付管控要求：（一）驗(yàn)收工作需客觀、嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)禁弄虛作假；驗(yàn)收不合格的，不得辦理資金支付手續(xù)；（二）財(cái)務(wù)部嚴(yán)格核查資金支付憑證，對(duì)憑證不完整、不合規(guī)的，有權(quán)拒絕支付；（三）資金支付需嚴(yán)格按照合同約定的方式及時(shí)間執(zhí)行，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，嚴(yán)禁現(xiàn)金支付大額小額采購(gòu)款項(xiàng)（5000元以上）。第十七條物資保管管控要求：需求部門或倉(cāng)儲(chǔ)部需妥善保管采購(gòu)物資，建立領(lǐng)用或庫(kù)存臺(tái)賬，定期開(kāi)展盤點(diǎn)；對(duì)閑置或報(bào)廢的小額物資，按公司資產(chǎn)管理規(guī)定處置，避免資源浪費(fèi)。第五章監(jiān)督檢查與獎(jiǎng)懲第十八條監(jiān)督檢查機(jī)制：（一）日常監(jiān)督：采購(gòu)部通過(guò)核查采購(gòu)臺(tái)賬、抽查采購(gòu)憑證、走訪需求部門等方式，對(duì)小額采購(gòu)全流程開(kāi)展常態(tài)化監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為；（二）專項(xiàng)監(jiān)督：公司每季度組織一次小額采購(gòu)專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查采購(gòu)流程合規(guī)性、價(jià)格合理性、驗(yàn)收規(guī)范性、資金支付安全性等；每年開(kāi)展一次全面評(píng)估，形成專項(xiàng)評(píng)估報(bào)告；（三）內(nèi)部監(jiān)督：設(shè)立小額采購(gòu)?fù)对V舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的弄虛作假、暗箱操作、違規(guī)拆分采購(gòu)、收受回扣等行為進(jìn)行舉報(bào)；相關(guān)部門對(duì)舉報(bào)信息及時(shí)核查處理，并為舉報(bào)人保密。第十九條考核指標(biāo)：將小額采購(gòu)及時(shí)率、采購(gòu)成本控制率、驗(yàn)收合格率、流程合規(guī)率等指標(biāo)納入采購(gòu)部及需求部門的年度績(jī)效考核。第二十條獎(jiǎng)勵(lì)措施：（一）嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，小額采購(gòu)管理工作成效顯著，年度考核指標(biāo)優(yōu)異的部門或個(gè)人，給予部門獎(jiǎng)勵(lì)1000-3000元；個(gè)人給予一次性獎(jiǎng)金500-1500元，并優(yōu)先推薦參與公司年度評(píng)優(yōu)評(píng)先；（二）提出合理化采購(gòu)建議，顯著降低小額采購(gòu)成本、提升采購(gòu)效率的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)500-2000元；（三）及時(shí)發(fā)現(xiàn)小額采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為或重大風(fēng)險(xiǎn)，避免公司損失的個(gè)人，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)800-2500元。第二十一條懲處措施：（一）未按規(guī)定提報(bào)采購(gòu)需求、需求信息錯(cuò)誤或虛假，導(dǎo)致采購(gòu)浪費(fèi)、延誤或質(zhì)量問(wèn)題的，給予相關(guān)責(zé)任人100-500元的經(jīng)濟(jì)處罰；（二）未按審批流程開(kāi)展采購(gòu)、擅自選擇合格名錄外供應(yīng)商且未履行審批手續(xù)的，給予采購(gòu)執(zhí)行人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人200-800元的經(jīng)濟(jì)處罰；（三）采購(gòu)過(guò)程中存在暗箱操作、收受供應(yīng)商回扣或其他不正當(dāng)利益，或違規(guī)拆分采購(gòu)規(guī)避審批的，給予相關(guān)責(zé)任人500-2000元的經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、解除勞動(dòng)合同處理；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任；（四）驗(yàn)收過(guò)程中弄虛作假、隱瞞質(zhì)量問(wèn)題的，給予驗(yàn)收人員及需求部門負(fù)責(zé)人200-600元的經(jīng)濟(jì)處罰；導(dǎo)致公司損失的，照價(jià)賠償；（五）財(cái)務(wù)部未按規(guī)定審核資金支付憑證，導(dǎo)致資金支付安全風(fēng)險(xiǎn)或損失的，給予相關(guān)審核人員200-800元的經(jīng)濟(jì)處罰；（六）未按規(guī)定建立采購(gòu)臺(tái)賬、留存采購(gòu)憑證，導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程無(wú)法追溯的，給予采購(gòu)部相關(guān)責(zé)任人100-400元的經(jīng)濟(jì)處罰。第六章小額采購(gòu)檔案管理第二十二條小額采購(gòu)相關(guān)檔案實(shí)行“歸口管理、簡(jiǎn)易歸檔、全程追溯”的原則，由采購(gòu)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)歸集、整理、保管與歸檔，確保檔案完整、安全、可查詢。第二十三條小額采購(gòu)檔案主要包括以下內(nèi)容：《小額采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《小額采購(gòu)審批表》、詢價(jià)記錄、采購(gòu)合同（協(xié)議）或訂單、《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票、資金支付憑證等。第二十四條檔案管理規(guī)范要求：（一）檔案資料需及時(shí)歸檔，小額采購(gòu)工作完成后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部需完成相關(guān)檔案的歸集與整理；（二）電子檔案需分類建立文件夾，按采購(gòu)事項(xiàng)規(guī)范命名，存儲(chǔ)在加密專用服務(wù)器，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)檔案需分類整理，裝訂成冊(cè)并標(biāo)注歸檔編號(hào)，存放在專用檔案柜，做好防潮、防火、防盜、防篡改措施；（三）檔案借閱需履行審批手續(xù)：內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《小額采購(gòu)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批同意后，登記借閱信息方可借閱；借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日；（四）外部單位如需查閱檔案，需提供有效證明文件，經(jīng)公司管理層審批同意后，由專