PAGE行政用房制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政用房的管理，合理配置資源，提高使用效率，確保行政工作的正常開(kāi)展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有行政用房，包括辦公室、會(huì)議室、接待室、檔案室等各類(lèi)用房。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員規(guī)模，科學(xué)合理地規(guī)劃行政用房的布局和使用功能。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用行政用房資源，提高用房的使用效率，避免浪費(fèi)。3.公平公正原則：行政用房的分配和使用應(yīng)遵循公平公正的原則，確保各部門(mén)和人員享有平等的權(quán)利。4.規(guī)范管理原則：建立健全行政用房管理制度，加強(qiáng)對(duì)用房的日常管理和監(jiān)督，確保使用規(guī)范、安全。二、行政用房規(guī)劃與配置（一）規(guī)劃依據(jù)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍以及人員數(shù)量等因素，綜合考慮未來(lái)發(fā)展需求，制定行政用房的整體規(guī)劃。（二）用房標(biāo)準(zhǔn)1.辦公室：根據(jù)不同崗位和職責(zé)，合理確定辦公室面積標(biāo)準(zhǔn)。一般管理人員辦公室面積不低于[X]平方米，部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室面積不低于[X]平方米，特殊崗位可根據(jù)實(shí)際工作需要適當(dāng)調(diào)整。2.會(huì)議室：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和使用頻率，設(shè)置不同規(guī)格的會(huì)議室。小型會(huì)議室面積一般為[X]平方米左右，可容納[X]人；中型會(huì)議室面積為[X]平方米左右，可容納[X]人；大型會(huì)議室面積根據(jù)實(shí)際需求確定，應(yīng)滿(mǎn)足公司重要會(huì)議和對(duì)外接待的要求。3.接待室：接待室應(yīng)根據(jù)公司接待規(guī)格和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)和裝修，面積一般為[X]平方米左右，配備必要的接待設(shè)施和設(shè)備。4.檔案室：檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能，面積根據(jù)檔案存儲(chǔ)量和管理要求確定，一般不少于[X]平方米。（三）配置程序1.需求申報(bào)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)行政用房需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明用房類(lèi)型、面積、使用人數(shù)等信息，并提交至行政部門(mén)。2.審核評(píng)估：行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，結(jié)合公司用房規(guī)劃和實(shí)際情況，評(píng)估用房需求的合理性和必要性。3.審批確定：經(jīng)行政部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)整體情況進(jìn)行審批，確定最終的行政用房配置方案。三、行政用房分配與使用（一）分配原則1.按需分配原則：根據(jù)各部門(mén)的工作職能和實(shí)際需求，合理分配行政用房，確保用房與工作任務(wù)相匹配。2.集中辦公原則：為提高工作效率，便于溝通協(xié)作，同一部門(mén)的人員應(yīng)盡量集中在同一區(qū)域辦公。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動(dòng)情況，適時(shí)對(duì)行政用房進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保資源的合理利用。（二）分配方式1.直接分配：對(duì)于明確的部門(mén)用房需求，行政部門(mén)按照審批后的配置方案直接將用房分配給相關(guān)部門(mén)。2.公開(kāi)招標(biāo)：對(duì)于一些特殊用途或較大規(guī)模的行政用房項(xiàng)目，如大型會(huì)議室裝修、檔案室建設(shè)等，可采用公開(kāi)招標(biāo)的方式確定承建單位或使用部門(mén)。（三）使用規(guī)定1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照分配的用房區(qū)域和用途使用，不得擅自改變使用功能或私自占用其他部門(mén)用房。2.保持用房?jī)?nèi)的整潔衛(wèi)生，愛(ài)護(hù)公共設(shè)施和設(shè)備，不得隨意損壞或丟棄。3.節(jié)約使用水電等能源資源，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備，避免浪費(fèi)。4.因工作需要臨時(shí)調(diào)整用房的，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。5.嚴(yán)禁在行政用房?jī)?nèi)從事違法違規(guī)活動(dòng)，不得將用房出租、出借或用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他用途。四、行政用房維護(hù)與管理（一）維護(hù)責(zé)任1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)行政用房的日常維護(hù)和管理工作，定期對(duì)用房進(jìn)行檢查和維修，確保用房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.各部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)用房?jī)?nèi)的設(shè)施設(shè)備維護(hù)和管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。（二）維修管理1.建立行政用房維修檔案，記錄用房維修情況，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息。2.對(duì)于一般性的維修項(xiàng)目，行政部門(mén)可自行安排維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于較大規(guī)?；?qū)I(yè)性較強(qiáng)的維修項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)等方式選擇專(zhuān)業(yè)維修單位進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，嚴(yán)格審核維修費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。（三）安全管理1.加強(qiáng)行政用房的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保用房使用安全。2.配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)用房?jī)?nèi)的電氣設(shè)備、線路等進(jìn)行定期檢查，防止發(fā)生電氣火災(zāi)等安全事故。4.加強(qiáng)對(duì)行政用房的門(mén)禁管理，嚴(yán)格控制人員出入，確保用房安全。五、行政用房費(fèi)用管理（一）費(fèi)用構(gòu)成行政用房費(fèi)用主要包括房租、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、維修費(fèi)用等。（二）預(yù)算編制1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司行政用房的實(shí)際使用情況和費(fèi)用支出情況，編制年度行政用房費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、用房面積變化、物價(jià)波動(dòng)等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（三）費(fèi)用核算與報(bào)銷(xiāo)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)行政用房費(fèi)用的核算工作，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，嚴(yán)格審核報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。3.對(duì)于超預(yù)算的費(fèi)用支出，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)。六、行政用房監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立行政用房監(jiān)督檢查機(jī)制，行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)行政用房的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話(huà)，接受公司員工對(duì)行政用房違規(guī)使用行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.用房使用情況：檢查各部門(mén)是否按照分配的用房區(qū)域和用途使用，有無(wú)擅自改變使用功能或私自占用其他部門(mén)用房的情況。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)情況：檢查用房?jī)?nèi)的設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，有無(wú)損壞或丟失的情況，各部門(mén)是否履行了維護(hù)責(zé)任。3.安全管理情況：檢查用房的安全設(shè)施和設(shè)備是否完好有效，有無(wú)安全隱患，人員出入管理是否嚴(yán)格。4.費(fèi)用使用情況：檢查行政用房費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)是否符合規(guī)定，有無(wú)超預(yù)算支出的情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反行政用房制度規(guī)范的部門(mén)和個(gè)人，行政部門(mén)應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、通報(bào)批評(píng)、扣減部門(mén)績(jī)效分?jǐn)?shù)、責(zé)令退還違規(guī)占用的用房等。3.對(duì)于因違規(guī)行為給