PAGE規(guī)范檔案管理保障制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案體系的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的收集、整理、保管和利用工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等利用服務(wù)工作，確保檔案的安全。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同等。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.人事檔案：包含員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等檔案。4.財務(wù)檔案：涉及會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)管理檔案等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：根據(jù)項目或設(shè)備的類別、階段等進(jìn)行編號，確保編號具有唯一性和系統(tǒng)性。3.人事檔案編號：以員工工號為基礎(chǔ)，按照一定順序進(jìn)行編號。4.財務(wù)檔案編號：按照會計年度、檔案類別等進(jìn)行編號。5.業(yè)務(wù)檔案編號：結(jié)合業(yè)務(wù)流程和檔案類型，制定相應(yīng)的編號規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，并按照檔案管理部門規(guī)定的時間和范圍，及時收集本部門形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)完整、準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)容齊全、手續(xù)完備。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)實行同步收集、跟蹤管理。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，依次排列編號，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.科技檔案整理：根據(jù)項目或設(shè)備的生命周期，按照階段進(jìn)行分類整理，建立項目或設(shè)備檔案卷，包括項目立項、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)的文件資料。3.人事檔案整理：按照員工檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對員工個人信息、履歷、考核、獎懲等材料進(jìn)行分類整理，建立個人檔案袋。4.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類裝訂，編制檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和流程，對業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。五、檔案的保管（一）保管場所建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管措施1.對不同保管期限和密級的檔案，應(yīng)分別存放，實行分區(qū)管理。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保賬實相符。3.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.加強(qiáng)對電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱利用相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級和利用范圍，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將檔案帶出指定場所。4.登記：利用者查閱檔案時，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時間、檔案名稱、利用目的等信息。5.歸還：查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，并在登記本上注明歸還情況。（三）特殊利用情況處理1.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，利用者應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，利用者必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、綜合分析等原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀審批表，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時將新形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.定期對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)將檔案管理納入審計范圍，對檔案管理的合規(guī)性進(jìn)行審計監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理質(zhì)量。3.檔案的保管條件和安全措施落實情況。4.檔案利用工作的規(guī)范性。5.